Fare l'inventario significa contare fisicamente tutto ciò che si trova a magazzino in una data precisa e confrontarlo con quanto risulta dai registri. Sulla carta, niente di più semplice. Nella realtà, un inventario mal preparato blocca un'intera squadra, ferma le spedizioni e lascia differenze che nessuno sa spiegare. Ben preparato, segue un metodo preciso — pianificare, preparare, congelare, contare, controllare, rettificare, chiudere — e restituisce un'immagine affidabile delle giacenze, utile alla contabilità quanto alle squadre di magazzino. Questa guida descrive ogni fase, con un calendario, la ripartizione dei ruoli, il calcolo delle differenze e della durata, e gli errori da evitare.
In breve
Un inventario fisico si svolge in 7 fasi: (1) pianificare data, perimetro e squadre; (2) preparare il magazzino (riordinare, etichettare, separare ciò che non va contato); (3) fermare le movimentazioni e congelare la giacenza contabile; (4) contare zona per zona, senza vedere le quantità attese; (5) confrontare con la giacenza contabile e ricontare le differenze rilevanti; (6) validare e rettificare le giacenze; (7) valorizzare, archiviare e analizzare le cause delle differenze. In Italia, il Codice civile (art. 2217) impone di redigere l'inventario ogni anno. Con un'app di conta mobile, più squadre contano contemporaneamente e le differenze vengono calcolate in automatico.
Che cos'è un inventario di magazzino?
L'inventario fisico è la conta, articolo per articolo, delle quantità effettivamente presenti in un negozio, in un magazzino o in un deposito in una data precisa. Ogni quantità contata viene poi valorizzata, cioè moltiplicata per un costo unitario, per determinare il valore delle rimanenze che comparirà in bilancio.
Non va confuso con l'inventario permanente, cioè la giacenza contabile che un software aggiorna a ogni movimento: è proprio questa giacenza contabile che l'inventario fisico serve a verificare. Né con l'audit di magazzino, che va oltre la conta: analizza l'affidabilità dei processi, le cause delle differenze e la conformità alle regole. Per l'audit vero e proprio, consulta la nostra guida Come si svolge l'audit di un magazzino?.
| Concetto | Che cos'è | A cosa serve |
|---|---|---|
| Inventario fisico | Conta reale delle quantità presenti in una data precisa | Stabilire la giacenza reale e il suo valore; verificare la giacenza contabile |
| Inventario permanente | Giacenza contabile aggiornata a ogni carico e a ogni scarico | Conoscere le giacenze in ogni momento, senza contare |
| Audit di magazzino | Esame dei processi, delle differenze e delle loro cause | Rendere affidabile nel tempo la gestione del magazzino |
L'inventario è obbligatorio?
Sì, per l'imprenditore commerciale. L'articolo 2214 del Codice civile gli impone di tenere il libro giornale e il libro degli inventari; ne sono esclusi i piccoli imprenditori. Le rimanenze di magazzino fanno parte dell'inventario: il loro valore a fine esercizio entra direttamente nel calcolo del risultato.
- Quando? L'inventario si redige all'inizio dell'esercizio dell'impresa e successivamente ogni anno, con l'indicazione e la valutazione delle attività e delle passività (articolo 2217). La maggior parte delle imprese conta le giacenze alla data di chiusura dell'esercizio, o pochi giorni prima o dopo, ricostruendo con precisione i movimenti intercorsi.
- Entro quando va firmato? L'inventario deve essere sottoscritto dall'imprenditore entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi (articolo 2217). Contare tutto nello stesso giorno non è obbligatorio: con un inventario permanente affidabile si possono ripartire le conte durante l'anno (inventario a rotazione), purché ogni articolo sia contato almeno una volta per esercizio — scelta da concordare con il commercialista o il revisore.
- A quale valore? Le rimanenze si iscrivono al costo di acquisto o di produzione, oppure al valore di realizzazione desumibile dall'andamento del mercato, se minore (articolo 2426, n. 9); il costo dei beni fungibili può essere calcolato con il metodo della media ponderata, FIFO o LIFO (articolo 2426, n. 10). Gli articoli danneggiati, scaduti o invendibili individuati durante la conta possono quindi richiedere una svalutazione.
- Per quanto tempo conservare i documenti? Le scritture contabili si conservano per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione (articolo 2220).
- E il revisore? Quando le rimanenze sono significative, il revisore assiste di norma alla conta fisica per verificarne le procedure (principio di revisione ISA Italia 501).
Questi riferimenti valgono per le imprese in Italia; negli altri Paesi si applicano norme proprie. Non sostituiscono il parere del vostro commercialista.
Fonti: Codice civile, art. 2214 · art. 2217 · art. 2220 · art. 2426. Testi consultati il 29 settembre 2026.
I diversi tipi di inventario
Le conte si possono organizzare in vari modi, e i metodi si combinano: molte imprese tengono un inventario permanente nel loro software, contano una parte delle giacenze durante tutto l'anno e, se necessario, fanno una conta completa a fine esercizio.
| Tipo | Principio | Quando usarlo | A cosa fare attenzione |
|---|---|---|---|
| Inventario annuale (di fine esercizio) | Tutte le giacenze vengono contate nella stessa data, in genere alla chiusura dell'esercizio | Magazzino di dimensioni contenute, o giacenza contabile non abbastanza affidabile per procedere diversamente | Mobilita tutta la squadra; l'attività si ferma durante la conta |
| Inventario a rotazione (ciclico) | Le giacenze vengono contate per parti — una zona, una famiglia, una classe di articoli — a intervalli regolari | Magazzino gestito con un software, attività che non può fermarsi | Ogni articolo va contato almeno una volta per esercizio; richiede costanza |
| Inventario permanente | Il software aggiorna la giacenza contabile a ogni carico e a ogni scarico | Non appena il magazzino è gestito con un software | Non è una conta: va verificato con conte fisiche |
| Inventario straordinario (parziale) | Conta mirata di una zona o di una famiglia di articoli | Dopo un furto o un sinistro, prima di un trasloco, al cambio di responsabile, sugli articoli di valore elevato | Fermare le movimentazioni della zona contata fino alla rettifica |
Per organizzare un inventario a rotazione, il metodo più diffuso è la classificazione ABC: gli articoli A — pochi, ma che concentrano gran parte del valore — si contano spesso, ad esempio ogni mese; gli articoli B ogni trimestre; gli articoli C una o due volte l'anno.
Le 7 fasi di un inventario
Che riguardi tutto il magazzino o una sola zona, un inventario segue sempre la stessa sequenza.
Pianificare l'inventario
Fissate la data (chiusura dell'esercizio o periodo di bassa attività) e la durata, il perimetro (tutte le giacenze, un sito, una zona) e il responsabile dell'inventario, che coordina e decide i casi dubbi. Stimate il numero di righe da contare per dimensionare le squadre, prenotatele e avvisate il commercialista — e il revisore, se presente. Avvisate anche clienti, fornitori e vettori: durante la conta non devono esserci né ricevimenti né spedizioni.
💡 Fate una conta di prova su una zona qualche giorno prima: saprete quanto tempo richiede una riga, e quindi quante persone servono per contare.
Preparare il magazzino
Riordinate: articoli identici raggruppati, ubicazioni e prodotti etichettati, colli aperti segnalati. Elencate ciò che non va contato — merce di proprietà di terzi (in deposito o in conto visione), prodotti già venduti in attesa di ritiro — e separatelo. Individuate invece ciò che va contato pur non essendo in sede: giacenze presso un terzista, in conto deposito presso un cliente, merce in viaggio già di vostra proprietà. Separate infine i prodotti in quarantena, danneggiati o scaduti: saranno contati a parte.
💡 Un magazzino suddiviso in zone e ubicazioni numerate evita sia le dimenticanze sia i doppi conteggi. Il nostro generatore di piano di indirizzamento vi aiuta a costruirlo.
Fermare le movimentazioni e congelare la giacenza contabile
Il giorno prima, registrate tutto ciò che è in sospeso: ricevimenti, prelievi, resi, trasferimenti. All'avvio della conta, annotate il numero dell'ultimo documento di carico e dell'ultimo DDT registrati: è il cut-off, che permetterà al commercialista di attribuire ogni acquisto e ogni vendita all'esercizio corretto. La merce ricevuta dopo il cut-off viene tenuta a parte e non contata. Bloccate poi le movimentazioni nelle zone in conta fino alla validazione delle differenze: un articolo che si muove durante la conta crea una differenza artificiale, impossibile da spiegare dopo.
💡 Esponete il cut-off (numeri degli ultimi documenti, data e ora) all'ingresso del magazzino: tutti sanno cosa rientra nella conta e cosa no.
Contare, zona per zona
Ogni squadra riceve una zona, e una sola, che conta in un ordine fisso: da sinistra a destra, dall'alto in basso, un'ubicazione dopo l'altra. Si conta nell'unità di magazzino — il pezzo, il litro, il chilo, non il cartone se le giacenze sono tenute a pezzi —, si aprono i colli già aperti e si annotano a parte gli articoli danneggiati o scaduti. Idealmente chi conta non vede la quantità attesa: è la conta alla cieca, che evita di «confermare» una cifra invece di contare. Un'ubicazione completata viene segnata, così nessuno ci torna.
💡 Gli articoli di valore elevato si contano due volte, da due persone diverse.
Controllare e ricontare le differenze
Le quantità contate vengono confrontate con la giacenza contabile, riga per riga. Fissate una soglia di tolleranza — ad esempio una differenza superiore al 5% in quantità o a 50 € in valore: oltre la soglia, la riga viene ricontata da un'altra squadra. Prima di concludere che c'è un ammanco, cercate le cause semplici: errore di unità di misura, articolo riposto in un'altra zona, carico o scarico non registrato, confusione tra due articoli simili.
💡 Ricontate finché la zona è ancora bloccata: una volta riprese le movimentazioni, una differenza non si può più verificare.
Validare e rettificare le giacenze
Il responsabile dell'inventario valida le quantità definitive. La giacenza contabile viene quindi corretta: ogni differenza accettata diventa un movimento di rettifica, datato, attribuito al suo autore e, idealmente, motivato (rottura, scadenza, errore di registrazione, calo non spiegato). Non correggete mai «in silenzio» sostituendo una quantità con un'altra: senza traccia, è impossibile spiegare la differenza l'anno successivo o giustificarla in caso di verifica.
💡 Riaprite le movimentazioni zona per zona, man mano che ciascuna è rettificata, invece di aspettare la fine dell'intero inventario.
Valorizzare, archiviare e analizzare
Le quantità validate vengono valorizzate — al costo medio ponderato o con il metodo FIFO — per ottenere il valore delle rimanenze finali; gli articoli obsoleti, danneggiati o scaduti vengono segnalati per un'eventuale svalutazione. Redigete un verbale d'inventario: data, perimetro, squadre, cut-off, differenze rilevate e rettifiche effettuate. Trasmettete l'inventario valorizzato al commercialista, archiviate le liste di conta e gli export, quindi analizzate le cause delle differenze per decidere le azioni da intraprendere.
💡 Seguite il tasso di accuratezza da un inventario all'altro: è il miglior indicatore della qualità della vostra gestione del magazzino.
Il calendario dell'inventario, da G-30 a G+7
Un buon inventario si decide in gran parte prima del giorno della conta. Ecco un calendario tipo, da adattare alle dimensioni del vostro magazzino:
| Quando | Attività | Chi |
|---|---|---|
| G-30 | Fissare data, perimetro e responsabile; avvisare il commercialista e il revisore; prenotare le squadre | Direzione, responsabile dell'inventario |
| G-15 | Suddividere il magazzino in zone; verificare etichette e ubicazioni; preparare l'attrezzatura (terminali, caricabatterie, copertura di rete nelle zone); formare chi conta; fare una conta di prova | Responsabile dell'inventario, logistica |
| G-7 | Avvisare clienti, fornitori e vettori; chiudere resi e contestazioni; riordinare e separare ciò che non va contato | Acquisti, vendite, magazzinieri |
| G-1 | Registrare tutti i carichi e gli scarichi in sospeso; fermare le movimentazioni; caricare i dispositivi e aprire l'inventario su ciascuno; riunire le squadre per le istruzioni | Magazzinieri, responsabile dell'inventario |
| Giorno G, mattina | Annotare il cut-off (ultimi documenti di carico e DDT); avviare la conta zona per zona; seguire l'avanzamento | Tutte le squadre |
| Giorno G, pomeriggio | Analizzare le differenze; ricontare oltre la soglia di tolleranza; validare le zone completate | Controllori, responsabile dell'inventario |
| Da G+1 a G+3 | Rettificare le giacenze; valorizzarle; riaprire le movimentazioni | Responsabile dell'inventario, contabilità |
| G+7 | Verbale d'inventario, trasmissione al commercialista, analisi delle cause, piano d'azione | Responsabile dell'inventario, direzione |
Chi fa cosa durante l'inventario?
Ruoli chiari evitano i doppi conteggi, le zone dimenticate e le rettifiche senza controllo:
| Ruolo | Compiti |
|---|---|
| Responsabile dell'inventario | Pianifica, suddivide le zone, forma le squadre, segue l'avanzamento, decide i casi dubbi e valida le differenze. |
| Addetti alla conta | Contano la propria zona nell'ordine previsto, nell'unità di magazzino, e segnalano le anomalie (rotture, scadenze, articoli senza etichetta). |
| Controllori | Ricontano le righe con differenze oltre la soglia e alcune righe a campione; non controllano mai una zona che hanno contato loro. |
| Contabilità, commercialista | Fissa il cut-off, valorizza le giacenze, registra le scritture di chiusura e le eventuali svalutazioni. |
| Revisore (se presente) | Assiste alla conta quando le rimanenze sono significative, verifica le procedure e può ripetere conte a campione. |
| Direzione | Decide data e risorse, approva il verbale d'inventario e il piano d'azione. |
Le buone pratiche della conta
Poche regole semplici fanno la differenza tra una conta affidabile e una da rifare:
- Contare alla cieca. La lista o lo schermo non mostrano la quantità attesa. È più lento, ma molto più affidabile: altrimenti si verifica una cifra invece di contare.
- Lavorare in coppia. Uno conta, l'altro annota o scansiona; i ruoli si invertono a ogni zona.
- Una zona, una squadra. Mai due squadre nella stessa corsia: è la prima causa dei doppi conteggi.
- Colli chiusi, colli aperti. Un collo chiuso ed etichettato conta per il contenuto dichiarato — apritene qualcuno a campione per verificare —; un collo aperto si apre e si conta pezzo per pezzo.
- Contare a peso. Per la minuteria (viteria, componenti), pesate il lotto e dividete per il peso unitario, misurato su un campione di 10 o 20 pezzi.
- Segnare ciò che è fatto. Un'ubicazione contata riceve un'etichetta o un bollino; anche un'ubicazione vuota si annota («zero contato»), per dimostrare che è stata vista.
- Tenere a parte le anomalie. Articoli danneggiati, scaduti o senza etichetta si contano e si annotano separatamente, e si gestiscono dopo la conta.
Differenze inventariali: calcolarle, capirle, correggerle
Una differenza inventariale è lo scarto tra ciò che è stato contato e ciò che indica la giacenza contabile. Tre formule bastano per misurarla:
Differenza in quantità = quantità contata − quantità contabile
Differenza in valore = differenza in quantità × costo unitario (costo medio ponderato o FIFO)
Tasso di accuratezza delle giacenze = articoli senza differenze ÷ articoli contati × 100
Esempio. Su 1.200 articoli contati, 1.116 sono corretti: l'accuratezza è 1.116 ÷ 1.200 = 93%. Tra gli 84 articoli con differenze, una vite M6 attesa a 1.200 pezzi ne conta solo 1.150: la differenza è di −50 pezzi, cioè −4 € a 0,08 € al pezzo. Analizzate sempre le differenze in quantità e in valore: 50 viti mancanti pesano meno di un solo motore assente.
Fissatevi un obiettivo di accuratezza — ad esempio il 95% — e seguitelo da un inventario all'altro: il suo andamento misura l'efficacia delle vostre azioni correttive.
Le cause più frequenti e come riconoscerle:
| Causa | Che cosa si osserva | Come evitarla |
|---|---|---|
| Carico non registrato | Eccedenza su articoli consegnati di recente | Registrare ogni ricevimento in giornata, meglio se con lo scanner |
| Scarico non registrato | Ammanco su articoli consumati o spediti | Nessun prelievo senza documento o scansione; limitare il libero accesso |
| Errore di unità di misura | Differenza pari a un multiplo tondo (×6, ×10, ×12) | Mostrare l'unità di magazzino su liste e schermo; formare chi conta |
| Articolo riposto altrove | Ammanco in una zona, eccedenza dello stesso articolo in un'altra | Etichettare le ubicazioni; confrontare le differenze tra zone prima di rettificare |
| Scambio di articoli | Ammanco su un articolo, eccedenza su uno simile (taglia, colore, variante) | Scansionare il codice a barre invece di leggere una descrizione |
| Rottura o scadenza non dichiarata | Ammanco, articoli danneggiati ritrovati tra gli scarti | Registrare ogni rottura e ogni scadenza come scarico motivato |
| Doppio conteggio o zona dimenticata | Eccedenza inspiegabile, o ammanco su un'intera zona | Una zona per squadra, ubicazioni segnate, avanzamento seguito |
| Furto o cali non spiegati | Ammanchi ripetuti sugli stessi articoli, spesso piccoli e costosi | Controllare l'accesso al magazzino; contare questi articoli più spesso |
Regola d'oro: una differenza si rettifica solo dopo averne cercato la causa. Una differenza corretta senza spiegazione si ripresenta all'inventario successivo.
Quanto dura un inventario?
La durata dipende da tre fattori: il numero di righe da contare (una riga = un articolo in un'ubicazione), il tempo medio per riga e il numero di persone che contano. Basta una formula per stimarla:
Durata della conta ≈ numero di righe × tempo per riga ÷ numero di persone che contano, più la preparazione e i riconteggi
Esempio di calcolo per 2.000 righe e 4 persone — ipotesi da sostituire con le vostre misurazioni:
| Metodo | Tempo per riga (ipotesi) | Conta | Reinserimento dei dati |
|---|---|---|---|
| Liste di conta cartacee | 45 s: trovare la riga, contare, scrivere | 2.000 × 45 s ÷ 4 ≈ 6 h 15 min | 2.000 × 10 s ≈ 5 h 30 min per una persona |
| Scansione con un'app mobile | 15 s: scansionare, contare, confermare | 2.000 × 15 s ÷ 4 ≈ 2 h 05 min | Nessuno: le conte arrivano direttamente nel software |
A questo si aggiungono la preparazione — spesso uno o due giorni distribuiti nelle settimane precedenti — e i riconteggi. Cronometrate 20 righe in una zona di prova: è il modo più sicuro per pianificare.
Gli errori che falsano un inventario
Otto errori ricorrono nella maggior parte degli inventari non riusciti:
- Contare giacenze che si muovono. Senza cut-off né fermo delle movimentazioni, ogni ricevimento o spedizione durante la conta crea una differenza artificiale.
- Contare la merce altrui, dimenticare la propria. Merce in deposito o in conto visione contata per errore; giacenze presso un terzista o in viaggio dimenticate.
- Sbagliare l'unità di misura. Un cartone da 12 contato come un pezzo, o il contrario: la differenza è enorme anche se non manca nulla.
- Mostrare la quantità attesa a chi conta. Si conferma la cifra invece di contare: le differenze restano nascoste.
- Lasciare due squadre nella stessa zona. Alcune ubicazioni vengono contate due volte, altre mai.
- Rettificare senza cercare la causa. La differenza sparisce dalle giacenze, non dal processo: tornerà.
- Ricopiare liste cartacee. Ogni reinserimento aggiunge errori di lettura e di battitura, e ore di lavoro.
- Non archiviare nulla. Senza liste di conta, verbale e storico delle rettifiche, è impossibile giustificare le giacenze in caso di verifica.
Checklist dell'inventario
Da stampare o tenere a portata di mano, fase per fase:
Prima
- Data, perimetro e responsabile fissati
- Commercialista (e revisore) avvisato
- Magazzino suddiviso in zone, ubicazioni etichettate
- Merce di terzi separata, giacenze fuori sede censite
- Carichi e scarichi in sospeso registrati
- Dispositivi carichi, inventario aperto su ciascuno, squadre formate
Durante
- Cut-off annotato (ultimi documenti di carico e DDT)
- Movimentazioni ferme nelle zone in conta
- Una zona per squadra, in un ordine fisso
- Ubicazioni contate segnate, ubicazioni vuote annotate
- Anomalie (rotture, scadenze, senza etichetta) annotate a parte
Dopo
- Differenze oltre la soglia ricontate
- Cause cercate prima di ogni rettifica
- Giacenze rettificate con movimenti tracciati
- Giacenze valorizzate, verbale redatto e trasmesso al commercialista
- Documenti archiviati, piano d'azione deciso
Carta, foglio di calcolo, lettore di codici o app mobile: quale strumento scegliere?
Lo strumento giusto dipende dal numero di articoli, dalle dimensioni della squadra e dal livello di tracciabilità necessario:
| Strumento | Vantaggi | Limiti |
|---|---|---|
| Liste di conta cartacee | Nessuna attrezzatura, avvio immediato | Lento, reinserimento obbligatorio, errori di lettura, nessun monitoraggio in tempo reale |
| Foglio di calcolo | Strumento familiare, calcolo delle differenze possibile | Un solo file per tutti, versioni che circolano, reinserimento dal magazzino, nessuna tracciabilità |
| Lettore di codici collegato a un computer | Lettura rapida e affidabile dei codici a barre | Mobilità limitata dal cavo o dalla portata; serve comunque un software per elaborare i dati |
| App di conta mobile integrata nel software di magazzino | Più persone contano insieme, scansione con smartphone, tablet o PDA, differenze automatiche, nessun reinserimento | Presuppone che le giacenze siano gestite nel software |
È proprio l'approccio offerto da l'inventario integrato in GSE-Web, descritto qui sotto.
L'inventario integrato in GSE-Web: contare in team con smartphone, tablet e PDA
In GSE-Web l'inventario non è un file a parte: si svolge nel software che gestisce già il vostro magazzino. Le conte arrivano direttamente nell'inventario, senza export né reinserimenti, e ogni rettifica resta registrata nello storico delle giacenze.
Tutti contano insieme
Ogni persona scansiona con il proprio dispositivo; tutte le conte confluiscono nello stesso inventario, ciascuna con il suo autore e il suo orario.
Smartphone, tablet o PDA
Scansione con la fotocamera di uno smartphone o di un tablet, anche dal browser, oppure «Modalità Pistola» per i terminali PDA e i lettori USB o Bluetooth impostati in emulazione tastiera.
Supervisione in tempo reale
Una schermata di monitoraggio, aggiornata ogni 30 secondi, mostra le scansioni per persona e per ubicazione e chi sta contando. Segnala i codici sconosciuti e i prodotti scansionati da due persone diverse, per individuare un doppio conteggio.
Un permesso «solo conta»
Un rinforzo o un lavoratore temporaneo può scansionare e inviare le sue conte senza poter creare, modificare, rettificare o chiudere un inventario. Lo impone il server, non solo lo schermo.
Differenze calcolate in automatico
Ogni riga viene classificata: corretta, da rettificare, non trovata (a magazzino ma non contata) o sconosciuta (codice assente dal catalogo). Le differenze si filtrano per andare subito all'essenziale.
Rettifiche tracciate
«Rettifica al reale» crea i movimenti di rettifica, datati e attribuiti, in uno storico che non viene mai riscritto. «Rettifica a sistema» mantiene la quantità del sistema quando a essere sbagliata era la conta.
Inventario a rotazione per zona
Assegnate a ogni zona una frequenza di conta: GSE-Web indica le zone aggiornate, in scadenza o in ritardo, e avvia la conta con un solo gesto.
Anche senza rete
Su smartphone e tablet, se la rete cade in fondo al magazzino, le scansioni restano sul dispositivo e partono appena torna la connessione. Un invio respinto arriva alla squadra invece di andare perso.
Export in Excel
Lista di conta per ubicazione per una zona senza dispositivo, riepilogo di eccedenze, ammanchi, articoli non scansionati e sconosciuti con il loro valore al prezzo IVA esclusa, ed export dell'analisi per il commercialista.
Un inventario in GSE-Web, in 5 passaggi
- Il responsabile crea l'inventario, per un intero magazzino o per una zona.
- Ogni persona lo apre sul proprio dispositivo, sceglie l'ubicazione che conta e scansiona.
- Il responsabile segue l'avanzamento nella schermata di supervisione.
- Porta l'inventario «In analisi»: le differenze vengono elencate, pronte per il controllo.
- Rettifica le giacenze, chiude l'inventario ed esporta il riepilogo.
L'inventario è incluso a partire dal piano PRO (199 € IVA esclusa all'anno, 1 utente). Per contare in team, ogni persona ha il proprio account: piano TEAM (500 € IVA esclusa all'anno, 5 utenti inclusi, fino a 10) o AZIENDA (fino a 50 utenti). Vedi i prezzi
Domande frequenti sull'inventario
Come si svolge l'inventario di fine anno?
Si prepara in circa un mese: fissare la data, in genere la chiusura dell'esercizio, suddividere il magazzino in zone, formare le squadre, registrare tutte le movimentazioni in sospeso. Il giorno della conta si annota il cut-off (ultimi documenti di carico e DDT), si fermano le movimentazioni e ogni squadra conta la propria zona. Le differenze rilevanti vengono ricontate, poi le giacenze vengono rettificate, valorizzate e trasmesse al commercialista.
Qual è la differenza tra un inventario e un audit di magazzino?
L'inventario conta e valorizza le giacenze in una data precisa. L'audit di magazzino va oltre: analizza l'affidabilità dei processi, le cause delle differenze e la conformità. L'inventario è una delle fasi dell'audit: consultate la nostra guida Come si svolge l'audit di un magazzino?
L'inventario fisico è obbligatorio ogni anno?
Sì, per l'imprenditore commerciale: il Codice civile impone di tenere il libro degli inventari (art. 2214) e di redigere l'inventario all'inizio dell'esercizio dell'impresa e poi ogni anno (art. 2217); sono esclusi i piccoli imprenditori. Con un inventario permanente affidabile si possono comunque distribuire le conte durante l'anno, purché ogni articolo sia contato almeno una volta per esercizio.
Si può continuare a vendere o spedire durante l'inventario?
È sconsigliato nelle zone in conta: un articolo che entra o esce durante la conta falsa la differenza. La soluzione più sicura è fermare le movimentazioni della zona contata fino alla rettifica. L'inventario a rotazione permette di bloccare una sola zona alla volta, mentre il resto del magazzino continua a lavorare.
Che cos'è la conta alla cieca?
È una conta in cui chi conta non vede la quantità attesa. Annota ciò che vede davvero, invece di verificare una cifra che ha sotto gli occhi. È più lenta, ma molto più affidabile: è la migliore protezione contro le differenze che restano nascoste.
Che cos'è l'inventario a rotazione?
È un inventario distribuito nel corso dell'anno: si conta una parte delle giacenze — una zona, una famiglia, gli articoli di valore elevato — a intervalli regolari, in modo che ogni articolo sia contato almeno una volta per esercizio. Evita di fermare tutta l'attività una volta l'anno e fa emergere prima le differenze. Presuppone una giacenza contabile aggiornata in un software.
Quanto dura un inventario?
Calcolate: numero di righe × tempo medio per riga ÷ numero di persone che contano, più la preparazione e i riconteggi. Ad esempio, 2.000 righe a 45 secondi per riga su lista cartacea, con 4 persone, richiedono poco più di 6 ore di conta, senza contare il reinserimento dei dati; con lo scanner, a 15 secondi per riga, poco più di 2 ore. Cronometrate una zona di prova per affinare la stima.
Come fare l'inventario in più persone senza contare due volte la stessa cosa?
Assegnate una zona a ogni squadra, fatela contare in un ordine fisso e segnate ogni ubicazione completata. Anche un'app di conta condivisa aiuta: in GSE-Web ogni scansione è attribuita al suo autore e la schermata di supervisione segnala ogni prodotto scansionato da due persone diverse.
Si può fare l'inventario con uno smartphone o un PDA?
Sì. Un'app di conta legge il codice a barre con la fotocamera di uno smartphone o di un tablet, oppure con il lettore integrato di un terminale PDA. GSE-Web supporta entrambi: la fotocamera, anche dal browser, e la «Modalità Pistola» per i PDA e i lettori impostati in emulazione tastiera. Su smartphone e tablet la conta prosegue anche se cade la rete.
Cosa fare in caso di differenza inventariale?
Prima ricontate, con un'altra persona. Poi cercate le cause semplici: errore di unità di misura, articolo riposto altrove, carico o scarico non registrato, scambio tra due articoli. Solo a quel punto rettificate le giacenze con un movimento datato e motivato, annotando la causa: è ciò che permette di correggere il processo, non solo la cifra.
Passate all'inventario in team con GSE-Web
Conta simultanea con smartphone, tablet e PDA, supervisione in tempo reale, differenze calcolate in automatico e rettifiche tracciate: l'inventario si svolge nel software che gestisce il vostro magazzino.