Faire un inventaire, c'est compter physiquement tout ce qui se trouve en stock à une date donnée, puis le comparer à ce qu'indiquent vos registres. Sur le papier, rien de plus simple. Dans la réalité, un inventaire mal préparé immobilise toute une équipe, bloque les expéditions et produit des écarts que personne ne sait expliquer. Bien préparé, il suit une méthode précise — planifier, préparer, figer, compter, contrôler, régulariser, clôturer — et donne une image fiable du stock, utile à la comptabilité comme aux équipes. Ce guide détaille chaque étape, avec un rétroplanning, la répartition des rôles, le calcul des écarts et de la durée, et les erreurs à éviter.
En bref
Un inventaire physique se déroule en 7 étapes : (1) planifier la date, le périmètre et les équipes ; (2) préparer le terrain (ranger, étiqueter, isoler ce qui ne se compte pas) ; (3) arrêter les flux et figer le stock théorique ; (4) compter zone par zone, sans voir les quantités attendues ; (5) comparer au stock théorique et recompter les écarts importants ; (6) valider et régulariser le stock ; (7) valoriser, archiver et analyser les causes des écarts. En France, le Code de commerce impose de contrôler le stock par inventaire au moins une fois tous les douze mois. Avec une application de comptage mobile, plusieurs équipes comptent en même temps et les écarts sont calculés automatiquement.
Qu'est-ce qu'un inventaire ?
L'inventaire physique est le comptage, article par article, des quantités réellement présentes dans un magasin, un entrepôt ou une réserve, à une date donnée. Chaque quantité comptée est ensuite valorisée, c'est-à-dire multipliée par un coût unitaire, pour établir la valeur du stock qui figurera au bilan.
Il ne faut pas le confondre avec l'inventaire permanent, qui est le stock théorique tenu à jour, mouvement après mouvement, par un logiciel : c'est précisément ce stock théorique que l'inventaire physique vient contrôler. Ni avec l'audit de stock, qui va au-delà du comptage : il analyse la fiabilité des processus, les causes des écarts et la conformité. Pour la démarche d'audit, voir notre guide Comment se déroule l'audit d'un stock ?.
| Notion | Ce que c'est | À quoi ça sert |
|---|---|---|
| Inventaire physique | Comptage réel des quantités présentes, à une date donnée | Établir le stock réel et sa valeur ; contrôler le stock théorique |
| Inventaire permanent | Stock théorique mis à jour à chaque entrée et à chaque sortie | Connaître le stock à tout moment, sans compter |
| Audit de stock | Examen des processus, des écarts et de leurs causes | Fiabiliser durablement la gestion du stock |
L'inventaire est-il obligatoire ?
Oui, pour toute entreprise commerçante. L'article L123-12 du Code de commerce lui impose de « contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise ». Le stock en fait partie : sa valeur à la clôture entre directement dans le calcul du résultat.
- Quand ? Le Code de commerce définit l'inventaire comme « le contrôle annuel de l'existence et de la valeur de tous les éléments d'actif et de passif à la date de clôture » (article R123-177). La plupart des entreprises comptent donc leur stock à la date de clôture de l'exercice. Un comptage quelques jours avant ou après est courant, à condition de reconstituer précisément les mouvements intervenus entre-temps.
- Tout compter le même jour ? Pas nécessairement. Une entreprise qui tient un inventaire permanent fiable peut répartir ses comptages sur l'année (inventaire tournant), à condition que chaque référence soit comptée au moins une fois par exercice. Ce choix se valide avec l'expert-comptable ou le commissaire aux comptes.
- À quelle valeur ? Les biens interchangeables se valorisent au coût moyen unitaire pondéré (CUMP) ou selon la méthode « premier entré, premier sorti » (PEPS, ou FIFO) : ce sont les deux méthodes prévues par l'article 213-34 du Plan comptable général ; la méthode « dernier entré, premier sorti » (LIFO) n'est pas admise. Les articles abîmés, périmés ou invendables repérés au comptage peuvent justifier une dépréciation.
- Combien de temps garder les documents ? Les données d'inventaire — fiches de comptage, état valorisé — se conservent dix ans, comme les autres documents comptables (articles R123-177 et L123-22).
- Et le commissaire aux comptes ? Quand l'entreprise en a un et que ses stocks sont significatifs, il assiste en principe à la prise d'inventaire pour en vérifier les procédures (norme d'exercice professionnel NEP 501).
Ces repères valent pour les entreprises commerçantes en France ; associations et collectivités suivent leurs propres règles. Ils ne remplacent pas l'avis de votre expert-comptable.
Sources : Code de commerce, art. L123-12 · art. R123-177 · art. L123-22 · Plan comptable général · NEP 501. Textes consultés le 29 septembre 2026.
Les différents types d'inventaire
Il existe plusieurs façons d'organiser les comptages. Elles se combinent : beaucoup d'entreprises tiennent un inventaire permanent dans leur logiciel, comptent une partie du stock tout au long de l'année et, si besoin, font un comptage complet à la clôture.
| Type | Principe | Quand l'utiliser | Point de vigilance |
|---|---|---|---|
| Inventaire annuel (de fin d'exercice) | Tout le stock est compté à une même date, en général la clôture de l'exercice | Stock de taille modeste, ou stock théorique pas assez fiable pour procéder autrement | Mobilise toute l'équipe ; l'activité s'arrête pendant le comptage |
| Inventaire tournant (cyclique) | Le stock est compté par parties — une zone, une famille, une classe d'articles — à intervalles réguliers | Stock tenu dans un logiciel, activité qui ne peut pas s'arrêter | Chaque référence doit être comptée au moins une fois par exercice ; demande de la régularité |
| Inventaire permanent | Le logiciel met à jour le stock théorique à chaque entrée et à chaque sortie | Dès que le stock est géré dans un logiciel | Ce n'est pas un comptage : il doit être contrôlé par des comptages physiques |
| Inventaire ponctuel (partiel) | Comptage ciblé d'une zone ou d'une famille d'articles | Après un vol ou un sinistre, avant un déménagement, à un changement de responsable, sur les articles de forte valeur | Arrêter les mouvements de la zone comptée jusqu'à la régularisation |
Pour organiser un inventaire tournant, la méthode la plus répandue est le classement ABC : les articles A — peu nombreux, mais qui concentrent l'essentiel de la valeur — sont comptés souvent, par exemple chaque mois ; les articles B chaque trimestre ; les articles C une ou deux fois par an.
Les 7 étapes du déroulement d'un inventaire
Qu'il porte sur tout le stock ou sur une seule zone, un inventaire suit toujours la même séquence.
Planifier l'inventaire
Fixez la date (clôture de l'exercice ou période creuse) et la durée, le périmètre (tout le stock, un site, une zone) et le responsable d'inventaire, qui coordonne et tranche les cas douteux. Estimez le nombre de lignes à compter pour dimensionner les équipes, réservez-les, et prévenez l'expert-comptable — ainsi que le commissaire aux comptes s'il y en a un. Prévenez aussi clients, fournisseurs et transporteurs : aucune réception ni expédition ne doit tomber pendant le comptage.
💡 Faites un comptage test sur une zone quelques jours avant : vous saurez combien de temps prend une ligne, et donc combien de compteurs prévoir.
Préparer le terrain
Rangez : articles identiques regroupés, emplacements et produits étiquetés, colis entamés repérés. Listez ce qui ne doit pas être compté — marchandises appartenant à des tiers (dépôt, consignation), produits déjà vendus en attente d'enlèvement — et mettez-le à part. Recensez à l'inverse ce qui doit être compté sans être sur place : stock chez un sous-traitant, en dépôt chez un client, marchandises en transit dont vous êtes déjà propriétaire. Isolez enfin les produits en quarantaine, abîmés ou périmés : ils seront comptés à part.
💡 Un magasin découpé en zones et en emplacements numérotés évite les oublis comme les doubles comptages. Notre générateur de plan d'adressage vous aide à le construire.
Arrêter les flux et figer le stock théorique
La veille, saisissez tout ce qui est en attente : réceptions, sorties, retours, transferts. Au démarrage, notez le numéro du dernier bon de réception et du dernier bon de livraison enregistrés : c'est la coupure (ou cut-off), qui permettra au comptable de rattacher chaque achat et chaque vente au bon exercice. Les marchandises reçues après la coupure sont rangées à part et ne sont pas comptées. Bloquez ensuite les mouvements sur les zones comptées jusqu'à la validation des écarts : un article qui bouge pendant le comptage crée un écart artificiel, impossible à expliquer ensuite.
💡 Affichez la coupure (numéros des derniers bons, date et heure) à l'entrée du magasin : tout le monde sait ce qui compte et ce qui ne compte pas.
Compter, zone par zone
Chaque équipe reçoit une zone, et une seule, qu'elle compte dans un ordre fixe : de gauche à droite, de haut en bas, emplacement après emplacement. On compte dans l'unité de stock — la pièce, le litre, le kilo, pas le carton si le stock est tenu à la pièce —, on ouvre les colis entamés, on note à part les articles abîmés ou périmés. Idéalement, les compteurs ne voient pas la quantité attendue : c'est le comptage à l'aveugle, qui évite de « confirmer » un chiffre au lieu de compter. Un emplacement terminé est marqué, pour que personne n'y revienne.
💡 Les articles de forte valeur se comptent deux fois, par deux personnes différentes.
Contrôler et recompter les écarts
Les quantités comptées sont rapprochées du stock théorique, ligne par ligne. Fixez un seuil de tolérance — par exemple un écart de plus de 5 % en quantité ou de plus de 50 € en valeur : au-delà, la ligne est recomptée par une autre équipe. Avant de conclure à une perte, cherchez les causes simples : erreur d'unité, article rangé dans une autre zone, réception ou sortie non saisie, confusion entre deux références voisines.
💡 Recomptez tant que la zone est encore figée : une fois les flux repartis, un écart ne se vérifie plus.
Valider et régulariser le stock
Le responsable d'inventaire valide les quantités définitives. Le stock théorique est alors corrigé : chaque écart retenu devient un mouvement de régularisation, daté, attribué à son auteur et, idéalement, justifié (casse, péremption, erreur de saisie, démarque inconnue). Ne corrigez jamais « en silence » en remplaçant une quantité par une autre : sans trace, impossible d'expliquer l'écart l'année suivante, ni de le justifier en cas de contrôle.
💡 Rouvrez les flux zone par zone, dès que chacune est régularisée, plutôt que d'attendre la fin de tout l'inventaire.
Valoriser, archiver et analyser
Les quantités validées sont valorisées — au coût moyen pondéré ou selon la méthode FIFO — pour donner la valeur du stock de clôture ; les articles obsolètes, abîmés ou périmés sont signalés pour une éventuelle dépréciation. Rédigez un procès-verbal d'inventaire : date, périmètre, équipes, coupure, écarts constatés et corrections apportées. Transmettez l'état valorisé au comptable, archivez fiches et exports, puis analysez les causes des écarts pour décider des actions à mener.
💡 Suivez le taux de fiabilité d'un inventaire à l'autre : c'est le meilleur indicateur de la qualité de votre gestion de stock.
Rétroplanning : l'inventaire de J-30 à J+7
Un inventaire réussi se joue en grande partie avant le jour J. Voici un calendrier type, à adapter à la taille de votre stock :
| Quand | Actions | Qui |
|---|---|---|
| J-30 | Fixer la date, le périmètre et le responsable ; prévenir l'expert-comptable et le commissaire aux comptes ; réserver les équipes | Direction, responsable d'inventaire |
| J-15 | Découper le magasin en zones ; vérifier étiquettes et emplacements ; préparer le matériel (terminaux, chargeurs, réseau dans les zones) ; former les compteurs ; faire un comptage test | Responsable d'inventaire, logistique |
| J-7 | Prévenir clients, fournisseurs et transporteurs ; traiter les retours et les litiges ; ranger et isoler ce qui ne se compte pas | Achats, ventes, magasiniers |
| J-1 | Saisir toutes les réceptions et sorties en attente ; arrêter les flux ; charger les appareils et y ouvrir l'inventaire ; réunir les équipes pour les consignes | Magasiniers, responsable d'inventaire |
| Jour J, matin | Noter la coupure (derniers bons de réception et de livraison) ; lancer le comptage zone par zone ; suivre l'avancement | Toutes les équipes |
| Jour J, après-midi | Analyser les écarts ; recompter au-delà du seuil de tolérance ; valider les zones terminées | Contrôleurs, responsable d'inventaire |
| J+1 à J+3 | Régulariser le stock ; valoriser ; rouvrir les flux | Responsable d'inventaire, comptabilité |
| J+7 | Procès-verbal, transmission au comptable, analyse des causes, plan d'action | Responsable d'inventaire, direction |
Qui fait quoi pendant l'inventaire ?
Des rôles clairs évitent les doubles comptages, les zones oubliées et les corrections sans contrôle :
| Rôle | Missions |
|---|---|
| Responsable d'inventaire | Planifie, découpe les zones, forme les équipes, suit l'avancement, tranche les cas douteux et valide les écarts. |
| Compteurs | Comptent leur zone dans l'ordre prévu, dans l'unité de stock, et signalent les anomalies (casse, péremption, article sans étiquette). |
| Contrôleurs | Recomptent les lignes en écart au-delà du seuil, et quelques lignes au hasard ; ils ne contrôlent jamais une zone qu'ils ont comptée. |
| Comptabilité, expert-comptable | Fixe la coupure, valorise le stock, passe les écritures de clôture et les éventuelles dépréciations. |
| Commissaire aux comptes (s'il y en a un) | Assiste au comptage quand les stocks sont significatifs, vérifie les procédures et peut refaire des comptages par sondage. |
| Direction | Décide de la date et des moyens, valide le procès-verbal et le plan d'action. |
Les bonnes pratiques de comptage
Quelques règles simples font la différence entre un comptage fiable et un comptage à refaire :
- Compter à l'aveugle. La fiche ou l'écran ne montre pas la quantité attendue. C'est plus lent, mais bien plus fiable : sinon, on vérifie un chiffre au lieu de compter.
- Travailler en binôme. L'un compte, l'autre note ou scanne ; les rôles s'inversent à chaque zone.
- Une zone, une équipe. Jamais deux équipes dans la même allée : c'est la première cause de double comptage.
- Colis fermés, colis entamés. Un colis fermé et étiqueté compte pour sa contenance — ouvrez-en quelques-uns au hasard pour vérifier ; un colis entamé s'ouvre et se compte à l'unité.
- Compter par pesée. Pour les petites pièces (visserie, composants), pesez le lot et divisez par le poids unitaire, mesuré sur un échantillon de 10 ou 20 pièces.
- Marquer ce qui est fait. Un emplacement compté reçoit une étiquette ou une pastille ; un emplacement vide se note aussi (« zéro compté »), pour prouver qu'il a été vu.
- Mettre les anomalies à part. Articles abîmés, périmés ou sans étiquette sont comptés et notés séparément, puis traités après le comptage.
Écarts d'inventaire : calculer, comprendre, corriger
Un écart d'inventaire est la différence entre ce qui a été compté et ce qu'indique le stock théorique. Trois formules suffisent pour le mesurer :
Écart en quantité = quantité comptée − quantité théorique
Écart en valeur = écart en quantité × coût unitaire (CUMP ou FIFO)
Taux de fiabilité du stock = références sans écart ÷ références comptées × 100
Exemple. Sur 1 200 références comptées, 1 116 sont conformes : la fiabilité est de 1 116 ÷ 1 200 = 93 %. Parmi les 84 références en écart, une vis M6 attendue à 1 200 pièces n'en compte que 1 150 : l'écart est de −50 pièces, soit −4 € à 0,08 € la pièce. Analysez toujours les écarts en quantité et en valeur : 50 vis manquantes pèsent moins qu'un seul moteur absent.
Fixez-vous un objectif de fiabilité — par exemple 95 % — et suivez-le d'un inventaire à l'autre : sa progression mesure l'efficacité de vos corrections.
Les causes les plus fréquentes, et comment les reconnaître :
| Cause | Ce qu'on observe | Comment l'éviter |
|---|---|---|
| Réception non saisie | Surplus sur des articles livrés récemment | Saisir chaque réception le jour même, de préférence au scan |
| Sortie non saisie | Manque sur des articles consommés ou expédiés | Aucune sortie sans bon ni scan ; limiter le libre-service |
| Erreur d'unité | Écart d'un multiple rond (×6, ×10, ×12) | Afficher l'unité de stock sur les fiches et à l'écran ; former les compteurs |
| Article rangé ailleurs | Manque dans une zone, surplus du même article dans une autre | Étiqueter les emplacements ; rapprocher les écarts d'une zone à l'autre avant de corriger |
| Confusion de références | Manque sur un article, surplus sur un article voisin (taille, couleur, variante) | Scanner le code-barres plutôt que lire une désignation |
| Casse ou péremption non déclarée | Manque, articles abîmés retrouvés au rebut | Déclarer chaque casse et chaque péremption comme une sortie justifiée |
| Double comptage ou zone oubliée | Surplus inexpliqué, ou manque sur toute une zone | Une zone par équipe, emplacements marqués, avancement suivi |
| Vol ou démarque inconnue | Manques répétés sur les mêmes articles, souvent petits et chers | Contrôler l'accès au stock ; compter ces articles plus souvent |
Règle d'or : on ne corrige un écart qu'après avoir cherché sa cause. Un écart corrigé sans explication revient à l'inventaire suivant.
Combien de temps dure un inventaire ?
La durée dépend de trois facteurs : le nombre de lignes à compter (une ligne = une référence dans un emplacement), le temps moyen par ligne et le nombre de compteurs. Une formule suffit pour l'estimer :
Durée du comptage ≈ nombre de lignes × temps par ligne ÷ nombre de compteurs, plus la préparation et les recomptages
Exemple de calcul pour 2 000 lignes et 4 compteurs — hypothèses à remplacer par vos propres chronométrages :
| Méthode | Temps par ligne (hypothèse) | Comptage | Ressaisie |
|---|---|---|---|
| Fiches papier | 45 s : trouver la ligne, compter, écrire | 2 000 × 45 s ÷ 4 ≈ 6 h 15 | 2 000 × 10 s ≈ 5 h 30 pour une personne |
| Scan avec une application mobile | 15 s : scanner, compter, valider | 2 000 × 15 s ÷ 4 ≈ 2 h 05 | Aucune : les comptages arrivent directement dans le logiciel |
S'y ajoutent la préparation — souvent une à deux journées réparties sur les semaines précédentes — et les recomptages. Chronométrez 20 lignes sur une zone test : c'est la façon la plus sûre de caler votre planning.
Les erreurs qui faussent un inventaire
Huit erreurs reviennent dans la plupart des inventaires ratés :
- Compter un stock qui bouge. Sans coupure ni arrêt des flux, chaque réception ou expédition pendant le comptage crée un écart artificiel.
- Compter le stock des autres, oublier le sien. Des marchandises en dépôt ou en consignation comptées à tort ; du stock chez un sous-traitant ou en transit oublié.
- Se tromper d'unité. Un carton de 12 compté comme une pièce, ou l'inverse : l'écart est énorme, alors que rien ne manque.
- Montrer la quantité attendue aux compteurs. Le compteur confirme le chiffre au lieu de compter : les écarts restent cachés.
- Laisser deux équipes dans la même zone. Des emplacements comptés deux fois, d'autres jamais.
- Corriger sans chercher la cause. L'écart disparaît du stock, pas du processus : il reviendra.
- Ressaisir des fiches papier. Chaque ressaisie ajoute des erreurs de lecture et de frappe, et des heures de travail.
- Ne rien archiver. Sans fiches de comptage, procès-verbal ni historique des corrections, impossible de justifier le stock en cas de contrôle.
Checklist de l'inventaire
À imprimer ou à garder sous la main, étape par étape :
Avant
- Date, périmètre et responsable fixés
- Expert-comptable (et commissaire aux comptes) prévenu
- Magasin découpé en zones, emplacements étiquetés
- Stock de tiers isolé, stock hors site recensé
- Réceptions et sorties en attente saisies
- Appareils chargés, inventaire ouvert sur chacun, équipes formées
Pendant
- Coupure notée (derniers bons de réception et de livraison)
- Flux arrêtés sur les zones comptées
- Une zone par équipe, dans un ordre fixe
- Emplacements comptés marqués, emplacements vides notés
- Anomalies (casse, péremption, sans étiquette) notées à part
Après
- Écarts au-delà du seuil recomptés
- Causes recherchées avant toute correction
- Stock régularisé par des mouvements tracés
- Stock valorisé, procès-verbal rédigé et transmis au comptable
- Documents archivés, plan d'action décidé
Papier, tableur, douchette ou application mobile : quel outil choisir ?
Le bon outil dépend du nombre de références, de la taille de l'équipe et du besoin de traçabilité :
| Outil | Avantages | Limites |
|---|---|---|
| Fiches papier | Aucun équipement, mise en place immédiate | Lent, ressaisie obligatoire, erreurs de lecture, aucun suivi en direct |
| Tableur | Outil familier, calcul des écarts possible | Un seul fichier pour tous, versions qui circulent, ressaisie depuis le terrain, aucune traçabilité |
| Douchette reliée à un ordinateur | Lecture rapide et fiable des codes-barres | Mobilité limitée par le câble ou la portée ; il faut encore un logiciel pour traiter les données |
| Application de comptage mobile intégrée au logiciel de stock | Plusieurs compteurs en même temps, scan sur smartphone, tablette ou PDA, écarts calculés automatiquement, aucune ressaisie | Suppose que le stock soit tenu dans le logiciel |
C'est cette dernière approche que propose l'inventaire intégré à GSE-Web, détaillé ci-dessous.
L'inventaire intégré à GSE-Web : compter à plusieurs sur mobile, tablette et PDA
Dans GSE-Web, l'inventaire n'est pas un fichier à part : il se déroule dans le logiciel qui tient déjà votre stock. Les comptages arrivent directement dans l'inventaire, sans export ni ressaisie, et chaque correction s'inscrit dans l'historique du stock.
Tout le monde compte en même temps
Chaque compteur scanne sur son propre appareil ; tous les comptages s'ajoutent au même inventaire, chacun avec son auteur et son heure.
Smartphone, tablette ou PDA
Scan par l'appareil photo d'un smartphone ou d'une tablette, même depuis le navigateur, ou « Mode Pistolet » pour les terminaux PDA et les douchettes USB ou Bluetooth réglés en émulation clavier.
Supervision en direct
Un écran de suivi, rafraîchi toutes les 30 secondes, montre les scans par personne et par emplacement et les compteurs actifs. Il signale les codes inconnus et les produits scannés par deux compteurs, pour repérer un double comptage.
Un droit « comptage seul »
Un renfort ou un intérimaire peut scanner et envoyer ses comptages sans pouvoir créer, modifier, ajuster ni clôturer un inventaire. C'est le serveur qui l'impose, pas l'écran.
Écarts calculés automatiquement
Chaque ligne est classée : correcte, à ajuster, non trouvée (en stock mais pas comptée) ou inconnue (code absent du catalogue). Les écarts se filtrent pour aller droit à l'essentiel.
Des corrections tracées
« Ajuster au réel » crée les mouvements de correction, datés et attribués, dans un historique qui n'est jamais réécrit. « Ajuster en base » garde la quantité du système quand c'est le comptage qui était faux.
Inventaire tournant par zone
Donnez à chaque zone une fréquence de comptage : GSE-Web indique les zones à jour, bientôt dues ou en retard, et lance le comptage en un geste.
Même sans réseau
Sur smartphone et tablette, si le réseau tombe au fond de l'entrepôt, les scans restent sur l'appareil et partent dès que la connexion revient. Un envoi refusé remonte à l'équipe au lieu de se perdre.
Exports Excel
Feuille de comptage par emplacement pour une zone sans appareil, récapitulatif des surplus, manquants, non scannés et inconnus avec leur valeur au prix HT, export de l'analyse pour le comptable.
Un inventaire dans GSE-Web, en 5 temps
- Le responsable crée l'inventaire, sur un magasin entier ou sur une zone.
- Chaque compteur l'ouvre sur son appareil, choisit l'emplacement qu'il compte et scanne.
- Le responsable suit l'avancement dans l'écran de supervision.
- Il passe l'inventaire « En analyse » : les écarts sont listés, prêts à être contrôlés.
- Il régularise le stock, clôture l'inventaire et exporte le récapitulatif.
L'inventaire est inclus dès le forfait PRO (199 € HT par an, 1 utilisateur). Pour compter à plusieurs, chaque compteur a son propre compte : forfait ÉQUIPE (500 € HT par an, 5 utilisateurs inclus, jusqu'à 10) ou ENTREPRISE (jusqu'à 50 utilisateurs). Voir les tarifs
Questions fréquentes sur l'inventaire
Comment se déroule un inventaire de fin d'année ?
Il se prépare sur environ un mois : fixer la date, en général la clôture de l'exercice, découper le magasin en zones, former les équipes, saisir tous les flux en attente. Le jour J, on note la coupure (derniers bons de réception et de livraison), on arrête les mouvements et chaque équipe compte sa zone. Les écarts importants sont recomptés, puis le stock est régularisé, valorisé et transmis au comptable.
Quelle est la différence entre un inventaire et un audit de stock ?
L'inventaire compte et valorise le stock à une date donnée. L'audit de stock va plus loin : il analyse la fiabilité des processus, les causes des écarts et la conformité. L'inventaire est l'une des étapes de l'audit : voir notre guide Comment se déroule l'audit d'un stock ?
L'inventaire physique est-il obligatoire chaque année ?
Oui, pour les entreprises commerçantes : l'article L123-12 du Code de commerce impose de contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des biens de l'entreprise, stock compris. Une entreprise qui tient un inventaire permanent fiable peut toutefois répartir ses comptages sur l'année, à condition que chaque référence soit comptée au moins une fois par exercice.
Peut-on continuer à vendre ou à expédier pendant l'inventaire ?
C'est déconseillé sur les zones en cours de comptage : un article qui entre ou sort pendant le comptage fausse l'écart. Le plus sûr est d'arrêter les mouvements de la zone comptée jusqu'à la régularisation. L'inventaire tournant permet de ne bloquer qu'une zone à la fois, pendant que le reste du magasin continue de fonctionner.
Qu'est-ce que le comptage à l'aveugle ?
C'est un comptage où la personne qui compte ne voit pas la quantité attendue. Elle note ce qu'elle voit réellement, au lieu de vérifier un chiffre qu'elle a sous les yeux. C'est plus lent, mais bien plus fiable : c'est la meilleure protection contre les écarts qui restent cachés.
Qu'est-ce qu'un inventaire tournant ?
C'est un inventaire réparti sur l'année : on compte une partie du stock — une zone, une famille, les articles de forte valeur — à intervalles réguliers, de sorte que chaque référence soit comptée au moins une fois par exercice. Il évite d'arrêter toute l'activité une fois par an et détecte les écarts plus tôt. Il suppose un stock théorique tenu à jour dans un logiciel.
Combien de temps dure un inventaire ?
Comptez : nombre de lignes à compter × temps moyen par ligne ÷ nombre de compteurs, plus la préparation et les recomptages. Par exemple, 2 000 lignes à 45 secondes par ligne sur fiche papier, avec 4 compteurs, demandent un peu plus de 6 heures de comptage, sans compter la ressaisie ; au scan, à 15 secondes par ligne, un peu plus de 2 heures. Chronométrez une zone test pour affiner.
Comment faire un inventaire à plusieurs sans compter deux fois la même chose ?
Attribuez une zone à chaque équipe, faites-la compter dans un ordre fixe et marquez chaque emplacement terminé. Une application de comptage partagée aide aussi : dans GSE-Web, chaque scan est attribué à son auteur, et l'écran de supervision signale tout produit scanné par deux compteurs différents.
Peut-on faire un inventaire avec un smartphone ou un PDA ?
Oui. Une application de comptage lit le code-barres avec l'appareil photo d'un smartphone ou d'une tablette, ou avec le lecteur intégré d'un terminal PDA. GSE-Web accepte les deux : l'appareil photo, y compris depuis le navigateur, et le « Mode Pistolet » pour les PDA et les douchettes réglés en émulation clavier. Sur smartphone et tablette, le comptage continue même si le réseau tombe.
Que faire en cas d'écart d'inventaire ?
Recomptez d'abord, par une autre personne. Cherchez ensuite les causes simples : erreur d'unité, article rangé ailleurs, réception ou sortie non saisie, confusion entre deux références. Ensuite seulement, régularisez le stock par un mouvement daté et justifié, en notant la cause : c'est ce qui permet de corriger le processus, pas seulement le chiffre.
Passez à l'inventaire à plusieurs avec GSE-Web
Comptage simultané sur smartphone, tablette et PDA, supervision en direct, écarts calculés automatiquement et corrections tracées : l'inventaire se déroule dans le logiciel qui tient votre stock.