Bei einer Inventur wird alles, was sich an einem bestimmten Tag im Lager befindet, körperlich gezählt und mit dem Buchbestand verglichen. Auf dem Papier ganz einfach. In der Praxis bindet eine schlecht vorbereitete Inventur das ganze Team, stoppt den Versand und hinterlässt Differenzen, die niemand erklären kann. Gut vorbereitet folgt sie einer klaren Methode – planen, vorbereiten, einfrieren, zählen, prüfen, korrigieren, abschließen – und liefert ein verlässliches Bild des Bestands, das der Buchhaltung ebenso nützt wie den Teams im Lager. Dieser Leitfaden erklärt jeden Schritt, mit Zeitplan, Rollenverteilung, Berechnung der Differenzen und der Dauer sowie den typischen Fehlern.
Kurz gesagt
Eine Inventur läuft in 7 Schritten ab: (1) Stichtag, Umfang und Teams planen; (2) das Lager vorbereiten (aufräumen, beschriften, nicht zu zählende Ware absondern); (3) Warenbewegungen stoppen und den Buchbestand einfrieren; (4) Zone für Zone zählen, ohne die Sollmengen zu sehen; (5) mit dem Buchbestand abgleichen und größere Differenzen nachzählen; (6) Mengen freigeben und den Bestand korrigieren; (7) bewerten, archivieren und die Ursachen der Differenzen analysieren. In Deutschland verlangt § 240 HGB ein Inventar zum Schluss jedes Geschäftsjahrs. Mit einer mobilen Zähl-App zählen mehrere Teams gleichzeitig, und die Differenzen werden automatisch berechnet.
Was ist eine Inventur?
Die Inventur ist die körperliche Bestandsaufnahme: das Zählen, Messen oder Wiegen aller Artikel, die an einem bestimmten Tag tatsächlich in einem Lager, einem Geschäft oder einem Magazin vorhanden sind. Jede gezählte Menge wird anschließend bewertet, also mit einem Stückwert multipliziert. Das Ergebnis ist das Inventar, das Bestandsverzeichnis, aus dem der Wert der Vorräte in der Bilanz hervorgeht.
Nicht zu verwechseln mit der laufenden Bestandsführung: dem Buchbestand, den eine Software bei jeder Warenbewegung fortschreibt – genau diesen Buchbestand prüft die Inventur. Ebenso wenig mit einem Bestandsaudit, das über das Zählen hinausgeht: Es untersucht die Zuverlässigkeit der Abläufe, die Ursachen von Differenzen und die Einhaltung der Regeln. Zum Audit selbst lesen Sie unseren Leitfaden Wie läuft ein Bestandsaudit ab?.
| Begriff | Was es ist | Wozu es dient |
|---|---|---|
| Inventur | Tatsächliche Zählung der vorhandenen Mengen an einem bestimmten Tag | Ist-Bestand und seinen Wert ermitteln; den Buchbestand prüfen |
| Laufende Bestandsführung | Buchbestand, fortgeschrieben bei jedem Zu- und Abgang | Den Bestand jederzeit kennen, ohne zu zählen |
| Bestandsaudit | Prüfung der Abläufe, der Differenzen und ihrer Ursachen | Die Lagerverwaltung dauerhaft zuverlässig machen |
Ist die Inventur Pflicht?
Ja. Nach § 240 HGB muss jeder Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes und danach für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs ein Inventar aufstellen: ein Verzeichnis seiner Vermögensgegenstände und Schulden mit Menge und Wert. Das Geschäftsjahr darf zwölf Monate nicht überschreiten. Die Inventur ist der Weg zu diesem Inventar – und die Vorräte gehören dazu.
- Wann? Grundsätzlich zum Bilanzstichtag (Stichtagsinventur) oder zeitnah davor bzw. danach; Zu- und Abgänge zwischen Zähltag und Stichtag werden dann genau fortgeschrieben oder zurückgerechnet.
- Vereinfachungen nach § 241 HGB. Zulässig sind die Stichprobeninventur mit anerkannten mathematisch-statistischen Methoden, die permanente Inventur auf Basis einer zuverlässigen Lagerbuchführung sowie die vor- oder nachverlegte Inventur innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Schluss des Geschäftsjahrs. Bei der permanenten Inventur wird jeder Artikel mindestens einmal im Geschäftsjahr körperlich gezählt.
- Zu welchem Wert? Gleichartige Vorräte dürfen mit dem gewogenen Durchschnittswert (§ 240 Abs. 4 HGB) oder nach einem Verbrauchsfolgeverfahren wie Fifo oder Lifo (§ 256 HGB) bewertet werden. Liegt ihr Wert am Abschlussstichtag unter den Anschaffungskosten, ist abzuschreiben (§ 253 Abs. 4 HGB): beschädigte, verdorbene oder unverkäufliche Ware, die bei der Inventur auffällt, gehört dazu.
- Wie lange aufbewahren? Inventare sind zehn Jahre aufzubewahren (§ 257 HGB). Bewahren Sie Zähllisten und Inventurprotokoll mit ihnen auf: sie belegen, wie das Inventar zustande gekommen ist.
- Und der Abschlussprüfer? Sind die Vorräte wesentlich, nimmt er in der Regel an der Inventur teil, um das Verfahren zu beobachten (Inventurbeobachtung nach ISA [DE] 501).
Diese Hinweise gelten für Kaufleute in Deutschland; in Österreich und der Schweiz gelten eigene Vorschriften. Sie ersetzen keine Beratung durch Ihren Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.
Quellen: § 240 HGB · § 241 HGB · § 253 HGB · § 256 HGB · § 257 HGB. Abgerufen am 29. September 2026.
Die verschiedenen Inventurverfahren
Zählungen lassen sich auf verschiedene Weise organisieren, und die Verfahren lassen sich kombinieren: Viele Unternehmen führen ihren Bestand laufend in einer Software, zählen einen Teil davon über das ganze Jahr und machen bei Bedarf eine Vollzählung zum Stichtag.
| Verfahren | Prinzip | Wann geeignet | Worauf achten |
|---|---|---|---|
| Stichtagsinventur | Der gesamte Bestand wird an einem Tag gezählt, zeitnah zum Bilanzstichtag | Überschaubarer Bestand, oder Buchbestand nicht zuverlässig genug für ein anderes Verfahren | Bindet das ganze Team; der Betrieb steht während der Zählung still |
| Permanente (rollierende) Inventur | Der Bestand wird über das Jahr verteilt gezählt – nach Zone, Warengruppe oder Artikelklasse | Bestand wird in einer Software geführt, der Betrieb kann nicht stillstehen | Jeder Artikel muss mindestens einmal im Geschäftsjahr gezählt werden; erfordert Disziplin |
| Laufende Bestandsführung | Die Software schreibt den Buchbestand bei jedem Zu- und Abgang fort | Sobald der Bestand in einer Software geführt wird | Ersetzt keine Zählung: der Buchbestand muss durch körperliche Zählungen geprüft werden |
| Anlassbezogene Teilinventur | Gezielte Zählung einer Zone oder einer Warengruppe | Nach einem Diebstahl oder Schaden, vor einem Umzug, beim Wechsel des Verantwortlichen, bei hochwertigen Artikeln | Bewegungen in der gezählten Zone bis zur Korrektur sperren |
Für die rollierende Inventur ist die ABC-Analyse am weitesten verbreitet: A-Artikel – wenige, aber mit dem größten Wertanteil – werden häufig gezählt, etwa monatlich; B-Artikel quartalsweise; C-Artikel ein- bis zweimal im Jahr.
Die 7 Schritte einer Inventur
Ob sie den ganzen Bestand oder nur eine Zone umfasst: Eine Inventur folgt immer derselben Abfolge.
Die Inventur planen
Legen Sie den Stichtag (Geschäftsjahresende oder eine ruhige Phase) und die Dauer fest, den Umfang (gesamter Bestand, ein Standort, eine Zone) und den Inventurleiter, der koordiniert und Zweifelsfälle entscheidet. Schätzen Sie die Zahl der zu zählenden Positionen, um die Teams zu bemessen, planen Sie sie ein und informieren Sie Ihren Steuerberater – und den Abschlussprüfer, falls vorhanden. Informieren Sie auch Kunden, Lieferanten und Spediteure: Während der Zählung darf keine Anlieferung und kein Versand stattfinden.
💡 Machen Sie einige Tage vorher eine Probezählung in einer Zone: Sie wissen dann, wie lange eine Position dauert – und wie viele Zähler Sie brauchen.
Das Lager vorbereiten
Räumen Sie auf: gleiche Artikel zusammen, Lagerplätze und Produkte beschriftet, angebrochene Kartons gekennzeichnet. Listen Sie auf, was nicht gezählt werden darf – Ware im Eigentum Dritter (Kommissions- oder Konsignationsware), bereits verkaufte, noch nicht abgeholte Ware – und sondern Sie sie ab. Erfassen Sie umgekehrt, was gezählt werden muss, obwohl es nicht vor Ort ist: Bestand bei einem Lohnbearbeiter, Konsignationslager bei einem Kunden, Ware unterwegs, die Ihnen bereits gehört. Sondern Sie schließlich gesperrte, beschädigte oder abgelaufene Ware ab: Sie wird separat gezählt.
💡 Ein in nummerierte Zonen und Lagerplätze aufgeteiltes Lager verhindert Auslassungen ebenso wie Doppelzählungen. Unser Generator für Lagerplatzpläne hilft Ihnen dabei.
Warenbewegungen stoppen und den Buchbestand einfrieren
Erfassen Sie am Vortag alles Offene: Wareneingänge, Entnahmen, Rücksendungen, Umlagerungen. Notieren Sie zu Beginn der Zählung die Nummer des letzten erfassten Wareneingangsbelegs und des letzten Lieferscheins: Das ist die Stichtagsabgrenzung (Cut-off), mit der Ihre Buchhaltung jeden Einkauf und jeden Verkauf dem richtigen Geschäftsjahr zuordnet. Ware, die danach eingeht, wird getrennt gelagert und nicht gezählt. Sperren Sie dann die Bewegungen in den gezählten Zonen, bis die Differenzen freigegeben sind: Ein Artikel, der sich während der Zählung bewegt, erzeugt eine künstliche Differenz, die sich später nicht mehr erklären lässt.
💡 Hängen Sie die Abgrenzung (letzte Belegnummern, Datum und Uhrzeit) am Lagereingang aus: So weiß jeder, was zählt und was nicht.
Zone für Zone zählen
Jedes Team erhält eine Zone, und nur eine, die es in fester Reihenfolge zählt: von links nach rechts, von oben nach unten, Lagerplatz für Lagerplatz. Gezählt wird in der Lagereinheit – Stück, Liter, Kilogramm, nicht der Karton, wenn der Bestand in Stück geführt wird –; angebrochene Kartons werden geöffnet, beschädigte oder abgelaufene Artikel gesondert notiert. Idealerweise sehen die Zähler die Sollmenge nicht: Das ist die Blindzählung, die verhindert, dass eine Zahl „bestätigt“ statt gezählt wird. Ein fertiger Lagerplatz wird markiert, damit niemand ihn erneut zählt.
💡 Hochwertige Artikel werden zweimal gezählt, von zwei verschiedenen Personen.
Differenzen prüfen und nachzählen
Die gezählten Mengen werden Position für Position mit dem Buchbestand abgeglichen. Legen Sie eine Toleranzschwelle fest – zum Beispiel eine Abweichung von mehr als 5 % der Menge oder mehr als 50 € im Wert: Darüber wird die Position von einem anderen Team nachgezählt. Bevor Sie auf einen Verlust schließen, suchen Sie die einfachen Ursachen: falsche Einheit, Artikel in einer anderen Zone gelagert, Eingang oder Entnahme nicht erfasst, Verwechslung zweier ähnlicher Artikel.
💡 Zählen Sie nach, solange die Zone noch gesperrt ist: Sobald wieder Ware bewegt wird, lässt sich eine Differenz nicht mehr prüfen.
Freigeben und den Bestand korrigieren
Der Inventurleiter gibt die endgültigen Mengen frei. Danach wird der Buchbestand korrigiert: Jede anerkannte Differenz wird zu einer Korrekturbuchung, datiert, ihrem Urheber zugeordnet und idealerweise begründet (Bruch, Verfall, Erfassungsfehler, ungeklärter Schwund). Korrigieren Sie nie „stillschweigend“, indem Sie eine Menge einfach überschreiben: Ohne Spur lässt sich die Differenz im nächsten Jahr nicht erklären und bei einer Prüfung nicht belegen.
💡 Geben Sie die Zonen einzeln wieder frei, sobald jede korrigiert ist, statt auf das Ende der gesamten Inventur zu warten.
Bewerten, archivieren und analysieren
Die freigegebenen Mengen werden bewertet – zum gewogenen Durchschnitt oder nach Fifo –, um den Wert des Schlussbestands zu ermitteln; veraltete, beschädigte oder abgelaufene Artikel werden für eine mögliche Abwertung gemeldet. Erstellen Sie ein Inventurprotokoll: Datum, Umfang, Teams, Abgrenzung, festgestellte Differenzen und vorgenommene Korrekturen. Übergeben Sie das bewertete Inventar an die Buchhaltung, archivieren Sie Zähllisten und Exporte und analysieren Sie dann die Ursachen der Differenzen, um Maßnahmen festzulegen.
💡 Verfolgen Sie die Bestandsgenauigkeit von Inventur zu Inventur: Sie ist der beste Indikator für die Qualität Ihrer Lagerverwaltung.
Zeitplan: die Inventur von T-30 bis T+7
Eine gelungene Inventur entscheidet sich zum großen Teil vor dem Zähltag. Hier ein typischer Zeitplan, den Sie an die Größe Ihres Bestands anpassen:
| Wann | Aufgaben | Wer |
|---|---|---|
| T-30 | Stichtag, Umfang und Inventurleiter festlegen; Steuerberater und Abschlussprüfer informieren; Teams einplanen | Geschäftsführung, Inventurleiter |
| T-15 | Lager in Zonen aufteilen; Etiketten und Lagerplätze prüfen; Ausrüstung vorbereiten (Geräte, Ladegeräte, Netzabdeckung in den Zonen); Zähler schulen; Probezählung durchführen | Inventurleiter, Logistik |
| T-7 | Kunden, Lieferanten und Spediteure informieren; Rücksendungen und Reklamationen abschließen; aufräumen und nicht zu zählende Ware absondern | Einkauf, Vertrieb, Lagerpersonal |
| T-1 | Alle offenen Eingänge und Entnahmen erfassen; Warenbewegungen stoppen; Geräte laden und die Inventur auf jedem Gerät öffnen; Teams einweisen | Lagerpersonal, Inventurleiter |
| Zähltag, vormittags | Abgrenzung notieren (letzte Eingangs- und Lieferbelege); Zählung Zone für Zone starten; Fortschritt verfolgen | Alle Teams |
| Zähltag, nachmittags | Differenzen analysieren; oberhalb der Toleranzschwelle nachzählen; fertige Zonen freigeben | Kontrolleure, Inventurleiter |
| T+1 bis T+3 | Bestand korrigieren; bewerten; Warenbewegungen wieder freigeben | Inventurleiter, Buchhaltung |
| T+7 | Inventurprotokoll, Übergabe an die Buchhaltung, Ursachenanalyse, Maßnahmenplan | Inventurleiter, Geschäftsführung |
Wer macht was bei der Inventur?
Klare Rollen verhindern Doppelzählungen, vergessene Zonen und unkontrollierte Korrekturen:
| Rolle | Aufgaben |
|---|---|
| Inventurleiter | Plant, teilt die Zonen ein, schult die Teams, verfolgt den Fortschritt, entscheidet Zweifelsfälle und gibt Differenzen frei. |
| Zähler | Zählen ihre Zone in der vorgesehenen Reihenfolge und in der Lagereinheit und melden Auffälligkeiten (Bruch, Verfall, Artikel ohne Etikett). |
| Kontrolleure | Zählen Positionen mit Differenzen oberhalb der Schwelle sowie einige Stichproben nach; sie prüfen nie eine Zone, die sie selbst gezählt haben. |
| Buchhaltung, Steuerberater | Legt die Abgrenzung fest, bewertet den Bestand, bucht die Abschlussbuchungen und etwaige Abwertungen. |
| Abschlussprüfer (falls vorhanden) | Beobachtet die Inventur, wenn die Vorräte wesentlich sind, prüft die Verfahren und kann Stichproben nachzählen. |
| Geschäftsführung | Entscheidet über Stichtag und Mittel, gibt das Inventurprotokoll und den Maßnahmenplan frei. |
Bewährte Regeln für die Zählung
Ein paar einfache Regeln machen den Unterschied zwischen einer verlässlichen Zählung und einer, die wiederholt werden muss:
- Blind zählen. Zählliste oder Bildschirm zeigen die Sollmenge nicht an. Das dauert länger, ist aber viel zuverlässiger: Sonst wird eine Zahl geprüft statt gezählt.
- Zu zweit arbeiten. Einer zählt, der andere notiert oder scannt; die Rollen wechseln mit jeder Zone.
- Eine Zone, ein Team. Nie zwei Teams im selben Gang: Das ist die häufigste Ursache für Doppelzählungen.
- Geschlossene und angebrochene Kartons. Ein geschlossener, beschrifteter Karton zählt mit seinem angegebenen Inhalt – öffnen Sie stichprobenartig einige zur Kontrolle; ein angebrochener Karton wird geöffnet und stückweise gezählt.
- Durch Wiegen zählen. Bei Kleinteilen (Schrauben, Bauteile) die Menge wiegen und durch das Stückgewicht teilen, das an einer Probe von 10 oder 20 Teilen ermittelt wird.
- Erledigtes markieren. Ein gezählter Lagerplatz erhält ein Etikett oder einen Aufkleber; auch ein leerer Lagerplatz wird notiert („null gezählt“), als Nachweis, dass er geprüft wurde.
- Auffälligkeiten getrennt erfassen. Beschädigte, abgelaufene oder unbeschriftete Artikel werden gesondert gezählt und notiert und nach der Zählung bearbeitet.
Inventurdifferenzen: berechnen, verstehen, korrigieren
Eine Inventurdifferenz ist der Unterschied zwischen der gezählten Menge und dem Buchbestand. Drei Formeln genügen, um sie zu messen:
Mengendifferenz = gezählte Menge − Buchmenge
Wertdifferenz = Mengendifferenz × Stückwert (gewogener Durchschnitt oder Fifo)
Bestandsgenauigkeit = Positionen ohne Differenz ÷ gezählte Positionen × 100
Beispiel. Von 1.200 gezählten Positionen stimmen 1.116: Die Bestandsgenauigkeit beträgt 1.116 ÷ 1.200 = 93 %. Unter den 84 Positionen mit Differenz ist eine M6-Schraube mit 1.200 Stück im Buchbestand, gezählt werden aber nur 1.150: Die Differenz beträgt −50 Stück, also −4 € bei 0,08 € pro Stück. Analysieren Sie Differenzen immer nach Menge und Wert: 50 fehlende Schrauben wiegen weniger als ein einziger fehlender Motor.
Setzen Sie sich ein Genauigkeitsziel – zum Beispiel 95 % – und verfolgen Sie es von Inventur zu Inventur: Seine Entwicklung zeigt, wie wirksam Ihre Korrekturmaßnahmen sind.
Die häufigsten Ursachen und woran Sie sie erkennen:
| Ursache | Was man feststellt | Wie man sie vermeidet |
|---|---|---|
| Wareneingang nicht erfasst | Überbestand bei kürzlich gelieferten Artikeln | Jeden Eingang am selben Tag erfassen, am besten per Scan |
| Entnahme nicht erfasst | Fehlmenge bei verbrauchten oder versandten Artikeln | Keine Entnahme ohne Beleg oder Scan; Selbstbedienung begrenzen |
| Falsche Einheit | Differenz um ein rundes Vielfaches (×6, ×10, ×12) | Lagereinheit auf Zähllisten und Bildschirm anzeigen; Zähler schulen |
| Artikel falsch eingelagert | Fehlmenge in einer Zone, Überbestand desselben Artikels in einer anderen | Lagerplätze beschriften; Differenzen zonenübergreifend abgleichen, bevor korrigiert wird |
| Artikelverwechslung | Fehlmenge bei einem Artikel, Überbestand bei einem ähnlichen (Größe, Farbe, Variante) | Den Barcode scannen, statt eine Bezeichnung zu lesen |
| Nicht gemeldeter Bruch oder Verfall | Fehlmenge, beschädigte Artikel im Ausschuss wiedergefunden | Jeden Bruch und jeden Verfall als begründete Entnahme erfassen |
| Doppelzählung oder vergessene Zone | Unerklärlicher Überbestand oder Fehlmenge in einer ganzen Zone | Eine Zone pro Team, Lagerplätze markieren, Fortschritt verfolgen |
| Diebstahl oder ungeklärter Schwund | Wiederholte Fehlmengen bei denselben, oft kleinen und teuren Artikeln | Zugang zum Lager kontrollieren; diese Artikel häufiger zählen |
Goldene Regel: Eine Differenz wird erst korrigiert, wenn ihre Ursache gesucht wurde. Eine ohne Erklärung korrigierte Differenz kehrt bei der nächsten Inventur zurück.
Wie lange dauert eine Inventur?
Die Dauer hängt von drei Faktoren ab: der Zahl der zu zählenden Positionen (eine Position = ein Artikel auf einem Lagerplatz), der durchschnittlichen Zeit pro Position und der Zahl der Zähler. Eine Formel genügt für die Schätzung:
Zähldauer ≈ Zahl der Positionen × Zeit pro Position ÷ Zahl der Zähler, zuzüglich Vorbereitung und Nachzählungen
Rechenbeispiel für 2.000 Positionen und 4 Zähler – Annahmen, die Sie durch eigene Zeitmessungen ersetzen:
| Methode | Zeit pro Position (Annahme) | Zählung | Nacherfassung |
|---|---|---|---|
| Papier-Zähllisten | 45 s: Position finden, zählen, notieren | 2.000 × 45 s ÷ 4 ≈ 6 Std. 15 Min. | 2.000 × 10 s ≈ 5 Std. 30 Min. für eine Person |
| Scannen mit einer mobilen App | 15 s: scannen, zählen, bestätigen | 2.000 × 15 s ÷ 4 ≈ 2 Std. 05 Min. | Keine: Die Zählungen landen direkt in der Software |
Hinzu kommen die Vorbereitung – oft ein bis zwei Tage, verteilt auf die Wochen davor – und die Nachzählungen. Messen Sie 20 Positionen in einer Probezone: So planen Sie am sichersten.
Die Fehler, die eine Inventur verfälschen
Acht Fehler finden sich in den meisten misslungenen Inventuren:
- Einen Bestand zählen, der sich bewegt. Ohne Abgrenzung und ohne Bewegungsstopp erzeugt jeder Eingang oder Versand während der Zählung eine künstliche Differenz.
- Fremde Ware zählen, eigene vergessen. Kommissions- oder Konsignationsware irrtümlich mitgezählt; Bestand beim Lohnbearbeiter oder Ware unterwegs vergessen.
- Sich in der Einheit irren. Ein Karton mit 12 Stück als ein Stück gezählt oder umgekehrt: Die Differenz ist riesig, obwohl nichts fehlt.
- Den Zählern die Sollmenge zeigen. Der Zähler bestätigt die Zahl, statt zu zählen: Differenzen bleiben verborgen.
- Zwei Teams in derselben Zone arbeiten lassen. Manche Lagerplätze werden doppelt gezählt, andere gar nicht.
- Korrigieren, ohne die Ursache zu suchen. Die Differenz verschwindet aus dem Bestand, nicht aus dem Ablauf: Sie kommt wieder.
- Papierlisten abtippen. Jede Nacherfassung bringt Lese- und Tippfehler – und Stunden an Arbeit.
- Nichts archivieren. Ohne Zähllisten, Inventurprotokoll und Korrekturhistorie lässt sich der Bestand bei einer Prüfung nicht belegen.
Inventur-Checkliste
Zum Ausdrucken oder Griffbereit-Halten, Schritt für Schritt:
Vorher
- Stichtag, Umfang und Inventurleiter festgelegt
- Steuerberater (und Abschlussprüfer) informiert
- Lager in Zonen aufgeteilt, Lagerplätze beschriftet
- Fremdware abgesondert, Bestand außer Haus erfasst
- Offene Eingänge und Entnahmen erfasst
- Geräte geladen, Inventur auf jedem Gerät geöffnet, Teams geschult
Während
- Abgrenzung notiert (letzte Eingangs- und Lieferbelege)
- Bewegungen in den gezählten Zonen gestoppt
- Eine Zone pro Team, in fester Reihenfolge
- Gezählte Lagerplätze markiert, leere Lagerplätze notiert
- Auffälligkeiten (Bruch, Verfall, ohne Etikett) gesondert notiert
Nachher
- Differenzen oberhalb der Schwelle nachgezählt
- Ursachen vor jeder Korrektur gesucht
- Bestand durch nachvollziehbare Buchungen korrigiert
- Bestand bewertet, Inventurprotokoll erstellt und an die Buchhaltung übergeben
- Unterlagen archiviert, Maßnahmenplan beschlossen
Papier, Tabelle, Handscanner oder mobile App: Welches Werkzeug wählen?
Das richtige Werkzeug hängt von der Zahl der Artikel, der Größe des Teams und dem Bedarf an Nachvollziehbarkeit ab:
| Werkzeug | Vorteile | Grenzen |
|---|---|---|
| Papier-Zähllisten | Keine Ausrüstung, sofort einsetzbar | Langsam, Nacherfassung nötig, Lesefehler, keine Live-Übersicht |
| Tabellenkalkulation | Vertrautes Werkzeug, Differenzen berechenbar | Eine Datei für alle, kursierende Versionen, Nacherfassung aus dem Lager, keine Nachvollziehbarkeit |
| Handscanner am Computer | Schnelles, zuverlässiges Barcode-Lesen | Mobilität durch Kabel oder Reichweite begrenzt; eine Software zur Auswertung ist trotzdem nötig |
| Mobile Zähl-App, integriert in die Lagersoftware | Mehrere Zähler gleichzeitig, Scan mit Smartphone, Tablet oder MDE, automatische Differenzen, keine Nacherfassung | Setzt voraus, dass der Bestand in der Software geführt wird |
Genau diesen Ansatz bietet die in GSE-Web integrierte Inventur, die wir im Folgenden vorstellen.
Die in GSE-Web integrierte Inventur: im Team zählen mit Smartphone, Tablet und MDE
In GSE-Web ist die Inventur keine separate Datei: Sie findet in der Software statt, die Ihren Bestand bereits führt. Die Zählungen landen direkt in der Inventur, ohne Export und ohne Nacherfassung, und jede Korrektur wird in der Bestandshistorie festgehalten.
Alle zählen gleichzeitig
Jeder Zähler scannt mit seinem eigenen Gerät; alle Zählungen fließen in dieselbe Inventur, jede mit Urheber und Uhrzeit.
Smartphone, Tablet oder MDE
Scan mit der Kamera von Smartphone oder Tablet, sogar direkt im Browser, oder im „Pistolenmodus“ mit MDE-Geräten und USB- oder Bluetooth-Handscannern, die auf Tastaturemulation eingestellt sind.
Live-Überwachung
Eine Übersicht, die sich alle 30 Sekunden aktualisiert, zeigt die Scans pro Person und pro Lagerplatz sowie die aktiven Zähler. Sie meldet unbekannte Codes und Produkte, die von zwei verschiedenen Zählern gescannt wurden – so fällt eine Doppelzählung auf.
Ein Recht „nur zählen“
Aushilfen oder Zeitarbeitskräfte können scannen und ihre Zählungen senden, ohne eine Inventur anlegen, ändern, korrigieren oder abschließen zu können. Das setzt der Server durch, nicht nur die Oberfläche.
Automatisch berechnete Differenzen
Jede Position wird eingestuft: korrekt, anzupassen, nicht gefunden (im Bestand, aber nicht gezählt) oder unbekannt (Code nicht im Katalog). Die Differenzen lassen sich filtern, um direkt zum Wesentlichen zu kommen.
Nachvollziehbare Korrekturen
„An Ist-Bestand anpassen“ erzeugt datierte, zugeordnete Korrekturbuchungen in einer Historie, die nie umgeschrieben wird. „An System anpassen“ behält die Systemmenge bei, wenn die Zählung falsch war.
Rollierende Inventur nach Zonen
Geben Sie jeder Zone einen Zählrhythmus: GSE-Web zeigt, welche Zonen aktuell, bald fällig oder überfällig sind, und startet die Zählung mit einem Klick.
Auch ohne Netz
Auf Smartphone und Tablet bleiben die Scans auf dem Gerät, wenn das Netz hinten im Lager abbricht, und werden gesendet, sobald die Verbindung zurück ist. Eine abgelehnte Übertragung wird an das Team weitergeleitet, statt verloren zu gehen.
Excel-Exporte
Zählliste pro Lagerplatz für eine Zone ohne Gerät, Übersicht der Überbestände, Fehlmengen, nicht gescannten und unbekannten Artikel mit ihrem Wert zum Nettopreis sowie ein Export der Analyse für die Buchhaltung.
Eine Inventur in GSE-Web, in 5 Schritten
- Der Verantwortliche legt die Inventur an, für ein ganzes Lager oder eine einzelne Zone.
- Jeder Zähler öffnet sie auf seinem Gerät, wählt den Lagerplatz, den er zählt, und scannt.
- Der Verantwortliche verfolgt den Fortschritt in der Überwachungsansicht.
- Er setzt die Inventur auf „In Analyse“: Die Differenzen werden aufgelistet und können geprüft werden.
- Er korrigiert den Bestand, schließt die Inventur ab und exportiert die Übersicht.
Die Inventur ist ab dem Tarif PRO enthalten (199 € zzgl. MwSt. pro Jahr, 1 Nutzer). Um im Team zu zählen, hat jeder Zähler ein eigenes Konto: Tarif TEAM (500 € zzgl. MwSt. pro Jahr, 5 Nutzer inklusive, bis zu 10) oder ENTERPRISE (bis zu 50 Nutzer). Preise ansehen
Häufige Fragen zur Inventur
Wie läuft eine Jahresinventur ab?
Sie wird über etwa einen Monat vorbereitet: Stichtag festlegen, meist das Geschäftsjahresende, Lager in Zonen aufteilen, Teams schulen, alle offenen Bewegungen erfassen. Am Zähltag wird die Abgrenzung notiert (letzte Eingangs- und Lieferbelege), die Bewegungen werden gestoppt, und jedes Team zählt seine Zone. Größere Differenzen werden nachgezählt, danach wird der Bestand korrigiert, bewertet und an die Buchhaltung übergeben.
Was ist der Unterschied zwischen einer Inventur und einem Bestandsaudit?
Die Inventur zählt und bewertet den Bestand an einem bestimmten Tag. Ein Bestandsaudit geht weiter: Es untersucht die Zuverlässigkeit der Abläufe, die Ursachen von Differenzen und die Einhaltung der Regeln. Die Inventur ist einer der Schritte eines Audits: siehe unseren Leitfaden Wie läuft ein Bestandsaudit ab?
Ist die Inventur jedes Jahr Pflicht?
Ja, für Kaufleute: § 240 HGB verlangt ein Inventar zum Schluss jedes Geschäftsjahrs, und das Geschäftsjahr darf zwölf Monate nicht überschreiten. § 241 HGB erlaubt jedoch Vereinfachungen: Stichprobeninventur, permanente Inventur mit zuverlässiger Lagerbuchführung, bei der jeder Artikel mindestens einmal im Geschäftsjahr gezählt wird, sowie die vor- oder nachverlegte Inventur.
Darf man während der Inventur weiter verkaufen oder versenden?
In den Zonen, die gerade gezählt werden, ist davon abzuraten: Ein Artikel, der während der Zählung ein- oder ausgeht, verfälscht die Differenz. Am sichersten ist es, die Bewegungen in der gezählten Zone bis zur Korrektur zu stoppen. Mit der rollierenden Inventur sperren Sie jeweils nur eine Zone, während der Rest des Lagers weiterarbeitet.
Was ist eine Blindzählung?
Eine Zählung, bei der die zählende Person die Sollmenge nicht sieht. Sie notiert, was sie tatsächlich vorfindet, statt eine Zahl zu prüfen, die sie vor Augen hat. Das dauert länger, ist aber deutlich zuverlässiger: Es ist der beste Schutz vor Differenzen, die sonst verborgen bleiben.
Was ist eine permanente oder rollierende Inventur?
Eine über das Jahr verteilte Inventur: Ein Teil des Bestands – eine Zone, eine Warengruppe, die hochwertigen Artikel – wird in regelmäßigen Abständen gezählt, sodass jeder Artikel mindestens einmal im Geschäftsjahr gezählt wird. Sie vermeidet den jährlichen Stillstand und deckt Differenzen früher auf. Sie setzt einen laufend in einer Software geführten Buchbestand voraus.
Wie lange dauert eine Inventur?
Rechnen Sie: Zahl der Positionen × durchschnittliche Zeit pro Position ÷ Zahl der Zähler, zuzüglich Vorbereitung und Nachzählungen. Beispiel: 2.000 Positionen mit 45 Sekunden pro Position auf Papier und 4 Zählern ergeben gut 6 Stunden Zählung, ohne Nacherfassung; per Scan, mit 15 Sekunden pro Position, gut 2 Stunden. Messen Sie eine Probezone, um die Schätzung zu verfeinern.
Wie zählt man im Team, ohne doppelt zu zählen?
Weisen Sie jedem Team eine Zone zu, lassen Sie sie in fester Reihenfolge zählen und markieren Sie jeden fertigen Lagerplatz. Eine gemeinsame Zähl-App hilft zusätzlich: In GSE-Web wird jeder Scan seinem Urheber zugeordnet, und die Überwachungsansicht meldet jedes Produkt, das von zwei verschiedenen Zählern gescannt wurde.
Kann man eine Inventur mit dem Smartphone oder einem MDE-Gerät machen?
Ja. Eine Zähl-App liest Barcodes mit der Kamera eines Smartphones oder Tablets oder mit dem eingebauten Scanner eines MDE-Geräts. GSE-Web unterstützt beides: die Kamera, auch direkt im Browser, und den „Pistolenmodus“ für MDE-Geräte und Handscanner mit Tastaturemulation. Auf Smartphone und Tablet geht die Zählung auch weiter, wenn das Netz abbricht.
Was tun bei einer Inventurdifferenz?
Zuerst nachzählen, durch eine andere Person. Dann die einfachen Ursachen suchen: falsche Einheit, Artikel an anderer Stelle gelagert, Eingang oder Entnahme nicht erfasst, Verwechslung zweier Artikel. Erst danach den Bestand mit einer datierten, begründeten Buchung korrigieren und die Ursache festhalten: Nur so verbessern Sie den Ablauf und nicht nur die Zahl.
Mit GSE-Web im Team Inventur machen
Gleichzeitiges Zählen mit Smartphone, Tablet und MDE, Live-Überwachung, automatisch berechnete Differenzen und nachvollziehbare Korrekturen: Die Inventur findet in der Software statt, die Ihren Bestand führt.