Hacer inventario consiste en contar físicamente todo lo que hay en stock en una fecha determinada y compararlo con lo que indican sus registros. Sobre el papel, nada más sencillo. En la práctica, un inventario mal preparado paraliza a todo un equipo, bloquea los envíos y deja diferencias que nadie sabe explicar. Bien preparado, sigue un método preciso — planificar, preparar, congelar, contar, controlar, ajustar, cerrar — y ofrece una imagen fiable del stock, útil tanto para la contabilidad como para los equipos. Esta guía detalla cada paso, con un calendario, el reparto de funciones, el cálculo de las diferencias y de la duración, y los errores que conviene evitar.
En resumen
Un inventario físico se realiza en 7 pasos: (1) planificar la fecha, el alcance y los equipos; (2) preparar el almacén (ordenar, etiquetar, apartar lo que no se cuenta); (3) detener los movimientos y congelar el stock teórico; (4) contar zona por zona, sin ver las cantidades esperadas; (5) comparar con el stock teórico y volver a contar las diferencias importantes; (6) validar y ajustar el stock; (7) valorar, archivar y analizar las causas de las diferencias. En España, el Código de Comercio exige transcribir cada año el inventario de cierre del ejercicio en el libro de Inventarios y Cuentas anuales. Con una aplicación de recuento móvil, varios equipos cuentan a la vez y las diferencias se calculan automáticamente.
¿Qué es un inventario?
El inventario físico es el recuento, artículo por artículo, de las cantidades realmente presentes en una tienda, un almacén o una reserva en una fecha determinada. Cada cantidad contada se valora después, es decir, se multiplica por un coste unitario, para establecer el valor de las existencias que figurará en el balance.
No hay que confundirlo con el inventario permanente, que es el stock teórico que un software mantiene al día movimiento a movimiento: es precisamente ese stock teórico el que el inventario físico viene a controlar. Ni con la auditoría de stock, que va más allá del recuento: analiza la fiabilidad de los procesos, las causas de las diferencias y el cumplimiento de las normas. Para la auditoría en sí, consulte nuestra guía ¿Cómo se realiza la auditoría de un stock?.
| Concepto | Qué es | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Inventario físico | Recuento real de las cantidades presentes en una fecha determinada | Establecer el stock real y su valor; controlar el stock teórico |
| Inventario permanente | Stock teórico actualizado con cada entrada y cada salida | Conocer el stock en todo momento, sin contar |
| Auditoría de stock | Examen de los procesos, de las diferencias y de sus causas | Hacer fiable la gestión del stock de forma duradera |
¿Es obligatorio hacer inventario?
Sí. El Código de Comercio obliga a todo empresario a llevar una contabilidad ordenada que permita elaborar periódicamente balances e inventarios, y a llevar un libro de Inventarios y Cuentas anuales (artículo 25). Las existencias forman parte de ese inventario: su valor al cierre entra directamente en el resultado del ejercicio.
- ¿Cuándo? Al cierre de cada ejercicio: el inventario de cierre se transcribe en el libro de Inventarios y Cuentas anuales, junto con las cuentas anuales (artículo 28). La mayoría de las empresas cuentan sus existencias en la fecha de cierre, o pocos días antes o después, reconstruyendo con precisión los movimientos intermedios.
- ¿Hay que contarlo todo el mismo día? No necesariamente. Una empresa con un inventario permanente fiable puede repartir los recuentos a lo largo del año (inventario rotativo), siempre que cada referencia se cuente al menos una vez por ejercicio. Conviene validarlo con su asesor contable o su auditor.
- ¿A qué valor? Según la norma de registro y valoración 10.ª del Plan General de Contabilidad, los bienes intercambiables se valoran, con carácter general, por el precio medio o coste medio ponderado; el método FIFO es aceptable, y el LIFO no está admitido. Los artículos dañados, caducados o invendibles detectados en el recuento pueden requerir una corrección valorativa por deterioro.
- ¿Cuánto tiempo conservar los documentos? Los libros, la documentación y los justificantes del negocio se conservan durante seis años a partir del último asiento (artículo 30 del Código de Comercio).
- ¿Y el auditor? Cuando las existencias son significativas, el auditor asiste normalmente al recuento físico para comprobar cómo se realiza (NIA-ES 501).
Estas referencias se aplican a los empresarios en España; en otros países rigen sus propias normas. No sustituyen el consejo de su asesor contable.
Fuentes: Código de Comercio, art. 25 · art. 28 · art. 30 · Plan General de Contabilidad. Textos consultados el 29 de septiembre de 2026.
Los distintos tipos de inventario
Los recuentos pueden organizarse de varias formas, y estas se combinan: muchas empresas llevan un inventario permanente en su software, cuentan una parte del stock a lo largo del año y, si hace falta, hacen un recuento completo al cierre.
| Tipo | Principio | Cuándo usarlo | Punto de atención |
|---|---|---|---|
| Inventario anual (de cierre) | Todo el stock se cuenta en una misma fecha, en general al cierre del ejercicio | Stock de tamaño reducido, o stock teórico poco fiable para hacerlo de otro modo | Moviliza a todo el equipo; la actividad se detiene durante el recuento |
| Inventario rotativo (cíclico) | El stock se cuenta por partes — una zona, una familia, una clase de artículos — a intervalos regulares | Stock gestionado en un software, actividad que no puede detenerse | Cada referencia debe contarse al menos una vez por ejercicio; exige constancia |
| Inventario permanente | El software actualiza el stock teórico con cada entrada y cada salida | En cuanto el stock se gestiona en un software | No es un recuento: debe controlarse con recuentos físicos |
| Inventario puntual (parcial) | Recuento específico de una zona o de una familia de artículos | Tras un robo o un siniestro, antes de una mudanza, al cambiar de responsable, en los artículos de alto valor | Detener los movimientos de la zona contada hasta el ajuste |
Para organizar un inventario rotativo, el método más extendido es la clasificación ABC: los artículos A — pocos, pero que concentran la mayor parte del valor — se cuentan a menudo, por ejemplo cada mes; los artículos B cada trimestre; los artículos C una o dos veces al año.
Los 7 pasos de un inventario
Tanto si abarca todo el stock como una sola zona, un inventario sigue siempre la misma secuencia.
Planificar el inventario
Fije la fecha (cierre del ejercicio o periodo de poca actividad) y la duración, el alcance (todo el stock, un centro, una zona) y el responsable del inventario, que coordina y decide los casos dudosos. Calcule el número de líneas que hay que contar para dimensionar los equipos, resérvelos e informe a su asesor contable — y al auditor, si lo tiene. Avise también a clientes, proveedores y transportistas: durante el recuento no debe haber ni recepciones ni envíos.
💡 Haga un recuento de prueba en una zona unos días antes: sabrá cuánto tarda una línea y, por tanto, cuántas personas necesita para contar.
Preparar el almacén
Ordene: artículos idénticos agrupados, ubicaciones y productos etiquetados, cajas empezadas identificadas. Haga la lista de lo que no debe contarse — mercancía de terceros (en depósito o consignación), productos ya vendidos pendientes de recogida — y apártela. Identifique a la inversa lo que debe contarse aunque no esté en el almacén: stock en un subcontratista, en depósito en un cliente, mercancía en tránsito que ya es suya. Aparte por último los productos en cuarentena, dañados o caducados: se contarán por separado.
💡 Un almacén dividido en zonas y ubicaciones numeradas evita tanto los olvidos como los dobles recuentos. Nuestro generador de plan de ubicaciones le ayuda a construirlo.
Detener los movimientos y congelar el stock teórico
La víspera, registre todo lo pendiente: recepciones, salidas, devoluciones, traspasos. Al empezar, anote el número del último albarán de entrada y del último albarán de salida registrados: es el corte de operaciones (cut-off), que permitirá a su contable imputar cada compra y cada venta al ejercicio correcto. La mercancía recibida después del corte se guarda aparte y no se cuenta. Bloquee después los movimientos en las zonas que se cuentan hasta validar las diferencias: un artículo que se mueve durante el recuento crea una diferencia artificial, imposible de explicar después.
💡 Coloque el corte (números de los últimos albaranes, fecha y hora) a la entrada del almacén: todo el mundo sabe qué cuenta y qué no.
Contar, zona por zona
Cada equipo recibe una zona, y solo una, que cuenta en un orden fijo: de izquierda a derecha, de arriba abajo, ubicación tras ubicación. Se cuenta en la unidad de stock — la pieza, el litro, el kilo, no la caja si el stock se lleva por piezas —, se abren las cajas empezadas y se anotan aparte los artículos dañados o caducados. Lo ideal es que quienes cuentan no vean la cantidad esperada: es el conteo a ciegas, que evita «confirmar» una cifra en lugar de contar. Una ubicación terminada se marca para que nadie vuelva a ella.
💡 Los artículos de alto valor se cuentan dos veces, por dos personas distintas.
Controlar y volver a contar las diferencias
Las cantidades contadas se comparan con el stock teórico, línea por línea. Fije un umbral de tolerancia — por ejemplo, una diferencia de más del 5 % en cantidad o de más de 50 € en valor: por encima, la línea la vuelve a contar otro equipo. Antes de concluir que hay una pérdida, busque las causas sencillas: error de unidad, artículo guardado en otra zona, recepción o salida no registrada, confusión entre dos referencias parecidas.
💡 Vuelva a contar mientras la zona siga congelada: en cuanto se reanudan los movimientos, una diferencia ya no se puede verificar.
Validar y ajustar el stock
El responsable del inventario valida las cantidades definitivas. Después se corrige el stock teórico: cada diferencia aceptada se convierte en un movimiento de ajuste, fechado, atribuido a su autor e, idealmente, justificado (rotura, caducidad, error de registro, merma desconocida). No corrija nunca «en silencio» sustituyendo una cantidad por otra: sin rastro, es imposible explicar la diferencia al año siguiente o justificarla en una inspección.
💡 Reabra los movimientos zona por zona, a medida que cada una queda ajustada, en lugar de esperar al final de todo el inventario.
Valorar, archivar y analizar
Las cantidades validadas se valoran — por precio medio ponderado o con el método FIFO — para obtener el valor de las existencias finales; los artículos obsoletos, dañados o caducados se señalan para un posible deterioro. Redacte un acta de inventario: fecha, alcance, equipos, corte, diferencias detectadas y correcciones realizadas. Envíe el inventario valorado al contable, archive hojas de recuento y exportaciones y analice después las causas de las diferencias para decidir qué acciones tomar.
💡 Siga el índice de fiabilidad de un inventario a otro: es el mejor indicador de la calidad de su gestión de stock.
Calendario: el inventario de D-30 a D+7
Un buen inventario se decide en gran parte antes del día D. Este es un calendario tipo, que puede adaptar al tamaño de su stock:
| Cuándo | Acciones | Quién |
|---|---|---|
| D-30 | Fijar la fecha, el alcance y el responsable; informar al asesor contable y al auditor; reservar los equipos | Dirección, responsable del inventario |
| D-15 | Dividir el almacén en zonas; revisar etiquetas y ubicaciones; preparar el material (terminales, cargadores, cobertura de red en las zonas); formar a quienes cuentan; hacer un recuento de prueba | Responsable del inventario, logística |
| D-7 | Avisar a clientes, proveedores y transportistas; tramitar devoluciones e incidencias; ordenar y apartar lo que no se cuenta | Compras, ventas, personal de almacén |
| D-1 | Registrar todas las recepciones y salidas pendientes; detener los movimientos; cargar los dispositivos y abrir el inventario en cada uno; reunir a los equipos para darles las consignas | Personal de almacén, responsable del inventario |
| Día D, mañana | Anotar el corte (últimos albaranes de entrada y de salida); lanzar el recuento zona por zona; seguir el avance | Todos los equipos |
| Día D, tarde | Analizar las diferencias; volver a contar por encima del umbral de tolerancia; validar las zonas terminadas | Controladores, responsable del inventario |
| D+1 a D+3 | Ajustar el stock; valorarlo; reabrir los movimientos | Responsable del inventario, contabilidad |
| D+7 | Acta de inventario, envío al contable, análisis de causas, plan de acción | Responsable del inventario, dirección |
¿Quién hace qué durante el inventario?
Unos papeles claros evitan los dobles recuentos, las zonas olvidadas y las correcciones sin control:
| Papel | Funciones |
|---|---|
| Responsable del inventario | Planifica, divide las zonas, forma a los equipos, sigue el avance, decide los casos dudosos y valida las diferencias. |
| Contadores | Cuentan su zona en el orden previsto, en la unidad de stock, y señalan las anomalías (rotura, caducidad, artículo sin etiqueta). |
| Controladores | Vuelven a contar las líneas cuya diferencia supera el umbral y algunas líneas al azar; nunca controlan una zona que hayan contado ellos. |
| Contabilidad, asesor contable | Fija el corte, valora el stock, registra los asientos de cierre y los posibles deterioros. |
| Auditor (si lo hay) | Asiste al recuento cuando las existencias son significativas, comprueba los procedimientos y puede repetir recuentos por muestreo. |
| Dirección | Decide la fecha y los medios, valida el acta de inventario y el plan de acción. |
Las buenas prácticas del recuento
Unas pocas reglas sencillas marcan la diferencia entre un recuento fiable y uno que hay que repetir:
- Contar a ciegas. La hoja o la pantalla no muestra la cantidad esperada. Es más lento, pero mucho más fiable: de lo contrario, se comprueba una cifra en lugar de contar.
- Trabajar en parejas. Uno cuenta y el otro anota o escanea; los papeles se intercambian en cada zona.
- Una zona, un equipo. Nunca dos equipos en el mismo pasillo: es la primera causa de doble recuento.
- Cajas cerradas, cajas empezadas. Una caja cerrada y etiquetada cuenta por su contenido indicado — abra algunas al azar para comprobarlo —; una caja empezada se abre y se cuenta por unidades.
- Contar por peso. Para las piezas pequeñas (tornillería, componentes), pese el lote y divídalo por el peso unitario, medido sobre una muestra de 10 o 20 piezas.
- Marcar lo terminado. Una ubicación contada recibe una etiqueta o un adhesivo; una ubicación vacía también se anota («cero contado»), para demostrar que se ha revisado.
- Apartar las anomalías. Los artículos dañados, caducados o sin etiqueta se cuentan y anotan por separado, y se tratan después del recuento.
Diferencias de inventario: calcular, entender, corregir
Una diferencia de inventario es la diferencia entre lo que se ha contado y lo que indica el stock teórico. Tres fórmulas bastan para medirla:
Diferencia en cantidad = cantidad contada − cantidad teórica
Diferencia en valor = diferencia en cantidad × coste unitario (precio medio ponderado o FIFO)
Índice de fiabilidad del stock = referencias sin diferencia ÷ referencias contadas × 100
Ejemplo. De 1.200 referencias contadas, 1.116 coinciden: la fiabilidad es de 1.116 ÷ 1.200 = 93 %. Entre las 84 referencias con diferencia, un tornillo M6 esperado con 1.200 piezas solo tiene 1.150: la diferencia es de −50 piezas, es decir, −4 € a 0,08 € la pieza. Analice siempre las diferencias en cantidad y en valor: 50 tornillos que faltan pesan menos que un solo motor ausente.
Fíjese un objetivo de fiabilidad — por ejemplo, el 95 % — y sígalo de un inventario a otro: su evolución mide la eficacia de sus correcciones.
Las causas más frecuentes y cómo reconocerlas:
| Causa | Lo que se observa | Cómo evitarla |
|---|---|---|
| Recepción no registrada | Sobrante en artículos entregados recientemente | Registrar cada recepción el mismo día, preferiblemente escaneando |
| Salida no registrada | Faltante en artículos consumidos o enviados | Ninguna salida sin albarán ni escaneo; limitar el autoservicio |
| Error de unidad | Diferencia de un múltiplo redondo (×6, ×10, ×12) | Mostrar la unidad de stock en las hojas y en pantalla; formar a quienes cuentan |
| Artículo guardado en otro sitio | Faltante en una zona, sobrante del mismo artículo en otra | Etiquetar las ubicaciones; cruzar las diferencias entre zonas antes de corregir |
| Confusión de referencias | Faltante en un artículo, sobrante en otro parecido (talla, color, variante) | Escanear el código de barras en lugar de leer una descripción |
| Rotura o caducidad no declarada | Faltante, artículos dañados encontrados en el desecho | Declarar cada rotura y cada caducidad como una salida justificada |
| Doble recuento o zona olvidada | Sobrante inexplicable, o faltante en toda una zona | Una zona por equipo, ubicaciones marcadas, avance supervisado |
| Robo o merma desconocida | Faltantes repetidos en los mismos artículos, a menudo pequeños y caros | Controlar el acceso al stock; contar estos artículos con más frecuencia |
Regla de oro: una diferencia solo se corrige después de haber buscado su causa. Una diferencia corregida sin explicación vuelve en el inventario siguiente.
¿Cuánto dura un inventario?
La duración depende de tres factores: el número de líneas que hay que contar (una línea = una referencia en una ubicación), el tiempo medio por línea y el número de personas que cuentan. Una fórmula basta para estimarla:
Duración del recuento ≈ número de líneas × tiempo por línea ÷ número de personas que cuentan, más la preparación y los reconteos
Ejemplo de cálculo para 2.000 líneas y 4 personas — hipótesis que conviene sustituir por sus propias mediciones:
| Método | Tiempo por línea (hipótesis) | Recuento | Nueva introducción de datos |
|---|---|---|---|
| Hojas de recuento en papel | 45 s: encontrar la línea, contar, anotar | 2.000 × 45 s ÷ 4 ≈ 6 h 15 min | 2.000 × 10 s ≈ 5 h 30 min para una persona |
| Escaneo con una aplicación móvil | 15 s: escanear, contar, validar | 2.000 × 15 s ÷ 4 ≈ 2 h 05 min | Ninguna: los recuentos llegan directamente al software |
A esto se suman la preparación — a menudo uno o dos días repartidos en las semanas anteriores — y los reconteos. Cronometre 20 líneas en una zona de prueba: es la forma más segura de ajustar su planificación.
Los errores que falsean un inventario
Ocho errores se repiten en la mayoría de los inventarios fallidos:
- Contar un stock que se mueve. Sin corte ni parada de los movimientos, cada recepción o envío durante el recuento crea una diferencia artificial.
- Contar el stock ajeno y olvidar el propio. Mercancía en depósito o consignación contada por error; stock en un subcontratista o en tránsito olvidado.
- Equivocarse de unidad. Una caja de 12 contada como una pieza, o al revés: la diferencia es enorme aunque no falte nada.
- Mostrar la cantidad esperada a quienes cuentan. Se confirma la cifra en lugar de contar: las diferencias quedan ocultas.
- Dejar a dos equipos en la misma zona. Unas ubicaciones se cuentan dos veces y otras ninguna.
- Corregir sin buscar la causa. La diferencia desaparece del stock, no del proceso: volverá.
- Volver a teclear hojas de papel. Cada nueva introducción añade errores de lectura y de tecleo, y horas de trabajo.
- No archivar nada. Sin hojas de recuento, acta ni historial de correcciones, es imposible justificar el stock en una inspección.
Lista de control del inventario
Para imprimir o tener a mano, paso a paso:
Antes
- Fecha, alcance y responsable fijados
- Asesor contable (y auditor) informado
- Almacén dividido en zonas, ubicaciones etiquetadas
- Stock de terceros apartado, stock fuera del almacén identificado
- Recepciones y salidas pendientes registradas
- Dispositivos cargados, inventario abierto en cada uno, equipos formados
Durante
- Corte anotado (últimos albaranes de entrada y de salida)
- Movimientos detenidos en las zonas que se cuentan
- Una zona por equipo, en un orden fijo
- Ubicaciones contadas marcadas, ubicaciones vacías anotadas
- Anomalías (rotura, caducidad, sin etiqueta) anotadas aparte
Después
- Diferencias por encima del umbral recontadas
- Causas buscadas antes de cualquier corrección
- Stock ajustado mediante movimientos trazables
- Stock valorado, acta redactada y enviada al contable
- Documentos archivados, plan de acción decidido
Papel, hoja de cálculo, lector de códigos o aplicación móvil: ¿qué herramienta elegir?
La herramienta adecuada depende del número de referencias, del tamaño del equipo y de la trazabilidad que necesite:
| Herramienta | Ventajas | Límites |
|---|---|---|
| Hojas de recuento en papel | Ningún equipo necesario, puesta en marcha inmediata | Lento, obliga a volver a teclear, errores de lectura, ningún seguimiento en directo |
| Hoja de cálculo | Herramienta conocida, cálculo de diferencias posible | Un solo archivo para todos, versiones que circulan, nueva introducción desde el almacén, ninguna trazabilidad |
| Lector de códigos conectado a un ordenador | Lectura rápida y fiable de los códigos de barras | Movilidad limitada por el cable o el alcance; sigue haciendo falta un software para tratar los datos |
| Aplicación de recuento móvil integrada en el software de stock | Varias personas cuentan a la vez, escaneo con smartphone, tableta o PDA, diferencias automáticas, sin volver a teclear | Supone que el stock se gestione en el software |
Es precisamente lo que ofrece el inventario integrado en GSE-Web, que se detalla a continuación.
El inventario integrado en GSE-Web: contar en equipo con móvil, tableta y PDA
En GSE-Web, el inventario no es un archivo aparte: se realiza en el software que ya gestiona su stock. Los recuentos llegan directamente al inventario, sin exportar ni volver a teclear, y cada corrección queda registrada en el historial del stock.
Todos cuentan a la vez
Cada persona escanea con su propio dispositivo; todos los recuentos se suman en el mismo inventario, cada uno con su autor y su hora.
Smartphone, tableta o PDA
Escaneo con la cámara de un smartphone o de una tableta, incluso desde el navegador, o «Modo Pistola» para los terminales PDA y los lectores USB o Bluetooth configurados en emulación de teclado.
Supervisión en directo
Una pantalla de seguimiento, actualizada cada 30 segundos, muestra los escaneos por persona y por ubicación y quién está contando. Señala los códigos desconocidos y los productos escaneados por dos personas distintas, para detectar un doble recuento.
Un permiso «solo contar»
Un refuerzo o un trabajador temporal puede escanear y enviar sus recuentos sin poder crear, modificar, ajustar ni cerrar un inventario. Lo impone el servidor, no solo la pantalla.
Diferencias calculadas automáticamente
Cada línea se clasifica: correcta, por ajustar, no encontrada (en stock pero no contada) o desconocida (código ausente del catálogo). Las diferencias se filtran para ir directamente a lo esencial.
Correcciones trazables
«Ajustar al real» crea los movimientos de corrección, fechados y atribuidos, en un historial que nunca se reescribe. «Ajustar al sistema» conserva la cantidad del sistema cuando el recuento era el erróneo.
Inventario rotativo por zona
Asigne a cada zona una frecuencia de recuento: GSE-Web indica qué zonas están al día, cuáles vencen pronto y cuáles van con retraso, y lanza el recuento en un solo gesto.
Incluso sin red
En smartphone y tableta, si la red se cae al fondo del almacén, los escaneos se quedan en el dispositivo y se envían en cuanto vuelve la conexión. Un envío rechazado llega al equipo en lugar de perderse.
Exportaciones a Excel
Hoja de recuento por ubicación para una zona sin dispositivo, resumen de sobrantes, faltantes, artículos no escaneados y desconocidos con su valor a precio sin IVA, y exportación del análisis para el contable.
Un inventario en GSE-Web, en 5 pasos
- El responsable crea el inventario, para un almacén completo o para una zona.
- Cada persona lo abre en su dispositivo, elige la ubicación que cuenta y escanea.
- El responsable sigue el avance en la pantalla de supervisión.
- Pasa el inventario a «En análisis»: las diferencias aparecen en una lista, listas para controlarse.
- Ajusta el stock, cierra el inventario y exporta el resumen.
El inventario está incluido desde el plan PRO (199 € sin IVA al año, 1 usuario). Para contar en equipo, cada persona tiene su propia cuenta: plan EQUIPO (500 € sin IVA al año, 5 usuarios incluidos, hasta 10) o EMPRESA (hasta 50 usuarios). Ver precios
Preguntas frecuentes sobre el inventario
¿Cómo se realiza el inventario de fin de año?
Se prepara durante un mes aproximadamente: fijar la fecha, en general el cierre del ejercicio, dividir el almacén en zonas, formar a los equipos, registrar todos los movimientos pendientes. El día D se anota el corte (últimos albaranes de entrada y de salida), se detienen los movimientos y cada equipo cuenta su zona. Las diferencias importantes se vuelven a contar; después, el stock se ajusta, se valora y se envía al contable.
¿Qué diferencia hay entre un inventario y una auditoría de stock?
El inventario cuenta y valora el stock en una fecha determinada. La auditoría de stock va más allá: analiza la fiabilidad de los procesos, las causas de las diferencias y el cumplimiento de las normas. El inventario es uno de los pasos de la auditoría: consulte nuestra guía ¿Cómo se realiza la auditoría de un stock?
¿Es obligatorio hacer inventario físico cada año?
Sí, para los empresarios: el Código de Comercio exige llevar un libro de Inventarios y Cuentas anuales y transcribir en él el inventario de cierre de cada ejercicio. Una empresa con un inventario permanente fiable puede, no obstante, repartir sus recuentos a lo largo del año, siempre que cada referencia se cuente al menos una vez por ejercicio.
¿Se puede seguir vendiendo o enviando durante el inventario?
No es recomendable en las zonas que se están contando: un artículo que entra o sale durante el recuento falsea la diferencia. Lo más seguro es detener los movimientos de la zona contada hasta el ajuste. El inventario rotativo permite bloquear una sola zona cada vez, mientras el resto del almacén sigue funcionando.
¿Qué es el conteo a ciegas?
Es un recuento en el que la persona que cuenta no ve la cantidad esperada. Anota lo que ve realmente, en lugar de comprobar una cifra que tiene delante. Es más lento, pero mucho más fiable: es la mejor protección contra las diferencias que quedan ocultas.
¿Qué es un inventario rotativo?
Es un inventario repartido a lo largo del año: se cuenta una parte del stock — una zona, una familia, los artículos de alto valor — a intervalos regulares, de modo que cada referencia se cuente al menos una vez por ejercicio. Evita detener toda la actividad una vez al año y detecta antes las diferencias. Requiere un stock teórico actualizado en un software.
¿Cuánto dura un inventario?
Calcule: número de líneas × tiempo medio por línea ÷ número de personas que cuentan, más la preparación y los reconteos. Por ejemplo, 2.000 líneas a 45 segundos por línea en hoja de papel, con 4 personas, requieren algo más de 6 horas de recuento, sin contar la nueva introducción de datos; escaneando, a 15 segundos por línea, algo más de 2 horas. Cronometre una zona de prueba para afinar.
¿Cómo hacer un inventario entre varias personas sin contar dos veces lo mismo?
Asigne una zona a cada equipo, haga que la cuente en un orden fijo y marque cada ubicación terminada. Una aplicación de recuento compartida también ayuda: en GSE-Web, cada escaneo se atribuye a su autor y la pantalla de supervisión señala cualquier producto escaneado por dos personas distintas.
¿Se puede hacer un inventario con un smartphone o una PDA?
Sí. Una aplicación de recuento lee el código de barras con la cámara de un smartphone o de una tableta, o con el lector integrado de un terminal PDA. GSE-Web admite ambos: la cámara, incluso desde el navegador, y el «Modo Pistola» para las PDA y los lectores configurados en emulación de teclado. En smartphone y tableta, el recuento continúa aunque se caiga la red.
¿Qué hacer ante una diferencia de inventario?
Primero, volver a contar con otra persona. Después, buscar las causas sencillas: error de unidad, artículo guardado en otro sitio, recepción o salida no registrada, confusión entre dos referencias. Solo entonces ajuste el stock con un movimiento fechado y justificado, anotando la causa: es lo que permite corregir el proceso, y no solo la cifra.
Pase al inventario en equipo con GSE-Web
Recuento simultáneo con smartphone, tableta y PDA, supervisión en directo, diferencias calculadas automáticamente y correcciones trazables: el inventario se realiza en el software que gestiona su stock.