Fakturieren Sie, was Sie geliefert haben, niemals doppelt
Ihre Warenausgänge, Belege und Lieferungen sind bereits in GSE-Web. Die Rechnung geht von dort aus: Sie haken ab, was geliefert wurde, und die Software berechnet, prüft, nummeriert und archiviert den Beleg.
PDF-Format
Factur-X
Tarife
Alle
Zahlungserinnerungen
Standardmäßig aus
3
nummerierte Serien: Rechnungen, Gutschriften, Anzahlungsrechnungen
1
einzige Berechnung der Summen, vom Server durchgeführt
0
änderbare Rechnungen nach dem Ausstellen
5
Sprachen für PDFs und E-Mails
Die Rechnung geht von dem aus, was geliefert wurde
Keine doppelte Erfassung: Was Sie aus dem Lager genommen, kommissioniert oder versendet haben, finden Sie mit wenigen Klicks auf der Rechnung des Kunden wieder.
Abhaken, prüfen, ausstellen.
Das Gelieferte auswählen
Für einen Kunden schlägt GSE-Web vor, was noch zu fakturieren ist: Positionen von Warenausgangsbelegen, Lieferungen, Portalbestellungen, Lagerausgänge. Sie fakturieren alles oder nur einen Teil.
Die Vorschau prüfen
Der Entwurf hat noch keine Nummer: Er lässt sich frei ändern und löschen. Die angezeigte Vorschau wird vom Server berechnet, mit derselben Berechnung wie bei der ausgestellten Rechnung.
Ausstellen
Die Prüfungen sind bestanden, die Nummer wird vergeben, das PDF wird erzeugt und für immer festgeschrieben. Sie senden es aus der Rechnungsseite per E-Mail, es geht mit seinem PDF hinaus.
Der Rechnungsblock, nur besser
Eine Papierrechnung stammt aus einem Rechnungsblock: Die Nummern folgen aufeinander, und eine bereits ausgefüllte Seite reißt man nicht heraus. GSE-Web wendet dieselbe Regel an und ergänzt, was der Block nicht konnte: Es weiß, was schon fakturiert wurde, berechnet die Steuern und legt jeden Beleg mit seinem digitalen Fingerabdruck ab.
In zwei Handgriffen startklar
Das Modul ist bereits da. Sie müssen der Software nur noch sagen, wer Sie sind.
Das Menü FAKTURIERUNG öffnen
Der Bereich steht im Menü zwischen OMS und PMS: Rechnungen, Rechnung erstellen, Fälligkeiten und Zahlungserinnerungen, Fakturierungseinstellungen. Er ist für alle Organisationen geöffnet, unabhängig vom Tarif.
Die vorgeschlagenen Einstellungen prüfen
Unternehmen, Steuern, Erscheinungsbild, Nummerierung, Zahlung, Pflichtangaben, Start, Zahlungserinnerungen: eine Karte pro Thema. Was GSE-Web bereits kennt (Firmenname, Adresse, Steuersätze, Bankverbindung), wird Ihnen vorgeschlagen, und Sie übernehmen es mit einem Klick. Ein Muster-PDF zeigt daneben das Ergebnis.
Bereits Fakturiertes kommt nicht zurück. Die Einstellung „abrechenbar ab“ legt ein Datum fest: Frühere Ausgänge werden nicht vorgeschlagen. Der Verlauf, den Sie mit einem anderen Werkzeug fakturiert haben, erscheint am Tag der Inbetriebnahme nicht erneut als „zu fakturieren“.
Sie wechseln das Werkzeug? Legen Sie die erste Nummer jeder Serie fest, um Ihre bisherige Nummerierung lückenlos fortzusetzen. Der Zähler kann nie wieder sinken.
Vier Belege, ein Ablauf
Rechnung
Serie FA · für das, was dem Kunden geliefert wurde
Die Positionen stammen aus Belegen und Lieferungen, Portalbestellungen, Lagerausgängen ohne Beleg oder aus freier Erfassung. Der Preis wird vorgeschlagen (festgeschriebener Preis der Bestellung, Verkaufspreis der ausgebuchten Lagerposition, Produktpreis) und bleibt änderbar, solange die Rechnung ein Entwurf ist. Versandkosten sind eine eigene, besteuerte Position.
Aus einem Beleg, einer Lieferung oder einer Portalbestellung öffnet die Schaltfläche „Fakturieren“ den bereits ausgefüllten Entwurf.
Gutschrift
Serie AV · die einzige Möglichkeit, eine ausgestellte Rechnung zu korrigieren
Die Gutschrift nennt Nummer und Datum der Rechnung, die sie korrigiert. Sie kann die gesamte Rechnung oder nur einen Teil der Mengen betreffen. Die gutgeschriebene Menge wird wieder abrechenbar: Ein zurückgesandter und dann erneut gelieferter Karton wird noch einmal fakturiert, nur ein einziges Mal.
Die ursprüngliche Rechnung wird „teilweise gutgeschrieben“ oder „gutgeschrieben“: Ihr Verlauf bleibt nachvollziehbar.
Anzahlungsrechnung
Serie AC · vor der Lieferung kassieren
Die Anzahlungsrechnung wird wie eine Rechnung ausgestellt, mit eigener Serie. Bei der Lieferung nennt die Schlussrechnung sie und zieht ihren Betrag ab: Der Kunde zahlt nur den Rest.
Nur das, was auf die Anzahlung tatsächlich eingegangen ist, zählt für den noch zu zahlenden oder zu erstattenden Rest.
Zahlungen und Zahlungserinnerungen
Wissen, wer was schuldet und seit wann
Mehrere Zahlungen pro Rechnung: Datum, Betrag, Zahlungsart, Referenz. Eine versehentlich erfasste Zahlung wird nicht gelöscht, sondern durch eine Gegenbuchung storniert, die die Spur erhält. Die Fälligkeitsübersicht listet die nicht beglichenen Belege, den offenen Betrag und den Verzug, täglich in Ihrer Zeitzone berechnet.
Zahlungserinnerungen sind standardmäßig aus. Sind sie eingeschaltet, gehen bis zu drei Stufen N Tage nach der Fälligkeit zur gewählten Uhrzeit hinaus. Jede Zahlungserinnerung hat ihren eigenen Verlauf: ausstehend, gesendet, fehlgeschlagen, storniert.
Was die Software garantiert
Eine Rechnung ist ein Nachweis. GSE-Web lehnt ab, was sie schwächen würde, statt sich auf die Aufmerksamkeit jedes Einzelnen zu verlassen.
Niemals dieselbe Ware zweimal
Eine Portalbestellung wird zu einem Beleg, der Beleg zu Lagerausgängen: drei Formen für denselben Karton. GSE-Web führt sie auf eine einzige abrechenbare Position zurück und verfolgt für jede die fakturierte und die gutgeschriebene Menge. Zwei Personen, die dieselbe Position im selben Augenblick fakturieren, fakturieren sie nur einmal.
Eine fortlaufende Nummer, nie neu vergeben
Die Nummer wird im Moment des Ausstellens vergeben, nach den Prüfungen. Ein abgelehntes Ausstellen hinterlässt keine Lücke; eine ausgestellte Rechnung gibt ihre Nummer nie zurück.
Ein festgeschriebener, überprüfbarer Beleg
Beim Ausstellen wird alles festgeschrieben: Verkäufer, Kunde, Positionen, Sätze, Pflichtangaben, Einstellungen des Tages. Das PDF wird so aufbewahrt, wie es ausgestellt wurde, mit seinem digitalen Fingerabdruck, und eine Schaltfläche prüft, dass es sich nicht um ein einziges Byte verändert hat. Eine Änderung Ihrer Einstellungen berührt keine bereits ausgestellte Rechnung.
Pflichtangaben geprüft
In Frankreich (Mutterland und Überseegebiete) wird das Ausstellen blockiert, wenn eine vorgeschriebene Angabe fehlt: die SIREN des gewerblichen Kunden, die vollständige Identität des Verkäufers, der Grund für einen Nullsatz … Die Ablehnung nennt die vollständige Liste, nicht ein Versäumnis nach dem anderen. Anderswo sind es bloße Hinweise.
Alles, was Sie liefern, ist abrechenbar
Die Fakturierung liest, was die anderen Module bereits erfasst haben. Sie müssen nichts neu eingeben, und zwischen Lager und Buchhaltung geht nichts verloren.
Die Positionen einer Rechnung können stammen aus
Warenausgangsbelegen und Lieferungen: die gelieferten Mengen, Retouren abgezogen, Position für Position oder teilweise.
Bestellungen aus dem Kundenportal: zum bei der Bestellung festgeschriebenen Preis.
Lagerausgängen ohne Beleg: Auch ein Verkauf an der Theke lässt sich fakturieren.
Freien Positionen und Standardpositionen: Dienstleistung, Pauschale, Versandkosten. Positionen, die Sie oft fakturieren, bereiten Sie einmal vor, ordnen sie per Drag-and-drop und wählen sie mit einem Klick.
Mit PDF versendet
Die Rechnung geht aus ihrer Seite per E-Mail hinaus, mit dem ausgestellten PDF im Anhang, in der Sprache des Kunden. Sechs E-Mail-Vorlagen (Rechnung, Gutschrift, drei Stufen der Zahlungserinnerung, Zahlungsbestätigung) lassen sich unter ADMIN › E-Mail-Vorlagen anpassen. Personen mit dem Recht „Rechnungsempfang“ erhalten eine Kopie.
Jederzeit exportierbar
Die Rechnungsliste lässt sich als CSV oder Excel exportieren, und die PDFs einer Auswahl können als ZIP-Archiv heruntergeladen werden, wobei jeder Fingerabdruck dabei erneut geprüft wird.
Die Wörter der Fakturierung
Sechs Begriffe, denen Sie auf dem Bildschirm begegnen, ohne Fachjargon erklärt.
Entwurf
Eine Rechnung in Vorbereitung, ohne Nummer. Man ändert oder löscht sie, und niemand sonst sieht sie als offizielles PDF.
Ausstellen
Der Moment, in dem die Rechnung ihre Nummer erhält und endgültig wird. Ab dann wird sie nicht mehr geändert.
Gutschrift
Eine Rechnung „im Minus“. Sie hebt eine ausgestellte Rechnung ganz oder teilweise auf und nennt deren Nummer.
Anzahlungsrechnung
Ein vor der Lieferung fakturierter Betrag, der anschließend von der Schlussrechnung abgezogen wird.
Factur-X
Ein für Menschen lesbares PDF, das die Rechnung zusätzlich als strukturierte Daten enthält, lesbar für die Software Ihres Kunden. Das Format der elektronischen Rechnung in Frankreich.
Abrechenbar ab
Das Datum, vor dem nichts zur Fakturierung vorgeschlagen wird. Es schützt den bereits anderswo fakturierten Verlauf.
Wer was tut
Die Rechte der Kategorie FAKTURIERUNG werden gruppenweise vergeben, wie alle Rechte in GSE-Web.
| Recht | Was es erlaubt | |
|---|---|---|
| Ansehen | ||
| Rechnungen ansehen | Rechnungen, Gutschriften, Anzahlungsrechnungen, die Fälligkeitsübersicht und den Verlauf der Zahlungserinnerungen einsehen. | |
| Vorbereiten und ausstellen | ||
| Rechnungen bearbeiten | Entwürfe vorbereiten, Rechnungen, Gutschriften und Anzahlungsrechnungen ausstellen und per E-Mail versenden. | |
| Zahlungen und Zahlungserinnerungen | Zahlungen erfassen und stornieren, die Zahlungserinnerungen einer Rechnung aussetzen oder auslösen. | |
| Konfigurieren | ||
| Fakturierungseinstellungen | Unternehmen, Steuern, Nummerierung, Pflichtangaben, Zahlungserinnerungen und Standardpositionen festlegen. | |
| Rechnungsempfang | Eine Kopie jeder versendeten Rechnung erhalten. | |
Eine Steuer oder zwei,
und Ihre KI-Assistenten mit Lesezugriff
Die Fakturierung richtet sich nach dem Land Ihrer Organisation: Die französische Rechtsgrundlage gilt nur in Frankreich, und Länder mit zwei Steuern sind vorgesehen.
System mit einer Steuer (Mehrwertsteuer, mehrere Sätze) oder mit zwei kumulierten Steuern auf derselben Position (GST + QST in Kanada), mit einem Kästchen pro Produkt für die Befreiung von der zweiten.
Factur-X EN 16931 in einem PDF/A-3 beim System mit einer Steuer; einfaches PDF beim System mit zwei Steuern, das die Norm nicht beschreibt.
Kleinunternehmerregelung (französischer Artikel 293 B), Mehrwertsteuer nach vereinbarten Entgelten, Verzugszinsen und die Beitreibungskostenpauschale von 40 € für einen gewerblichen Kunden (französische Vorschriften): gedruckt, wenn sie zutreffen.
MCP-Server: Ihre KI-Assistenten rufen Rechnungen, Fälligkeiten, Zahlungserinnerungen und zu fakturierende Positionen ab, ausschließlich lesend. Das Ausstellen bleibt eine Handlung in der Anwendung.
"number": "FA-2026-00042",
"issueDate": "2026-10-09",
"dueDate": "2026-11-08",
// Beträge als exakte Dezimalzeichenketten
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"grandTotal": "1500.00",
// Status und offener Betrag, aktuell mit den Zahlungen
"status": "partially_paid",
"amountDue": "500.00",
"overdue": false
Ihre Rechnungen gehen von Ihrem Lager aus.
Nichts mehr neu zu erfassen.
In allen Tarifen enthalten. Zeigen Sie uns, wie Sie heute fakturieren: Wir schauen gemeinsam, was GSE-Web übernehmen kann.
Häufige Fragen
Ist die Fakturierung von GSE-Web bereit für die elektronische Rechnung?
GSE-Web erzeugt schon heute seine Rechnungen, Gutschriften und Anzahlungsrechnungen im Format Factur-X (Profil EN 16931, in einem PDF/A-3), dem in Frankreich gewählten Format. Die französische Reform verpflichtet kleine und mittlere Unternehmen, ihre Rechnungen ab dem 1. September 2027 elektronisch über eine zugelassene Plattform auszustellen. Die Übermittlung aus GSE-Web an eine zugelassene Plattform ist als Option geplant; sie ist noch nicht verfügbar.
Kann man eine bereits ausgestellte Rechnung ändern oder löschen?
Nein, und das ist gewollt. Eine ausgestellte Rechnung ist festgeschrieben: Ihr PDF wird unverändert mit seinem digitalen Fingerabdruck aufbewahrt. Um einen Fehler zu korrigieren, stellt man eine Gutschrift aus, ganz oder teilweise, die die ursprüngliche Rechnung nennt. Nur ein Entwurf, der noch keine Nummer hat, lässt sich ändern oder löschen.
Gehen Zahlungserinnerungen hinaus, ohne dass ich es entscheide?
Nein. Zahlungserinnerungen sind standardmäßig aus. Sie schalten sie in den Fakturierungseinstellungen ein und wählen bis zu drei Stufen, deren Fristen und die Sendeuhrzeit. Ein Kunde kann von den Zahlungserinnerungen ausgenommen werden, bei einer Rechnung können sie ausgesetzt werden, und jede Zahlungserinnerung hat ihren eigenen Verlauf.
Werden meine alten Rechnungen übernommen?
Nein: Mit einem anderen Werkzeug erstellte Rechnungen werden nicht importiert. Sie können jedoch Ihre Nummerierung fortsetzen, indem Sie die erste Nummer jeder Serie festlegen, und das Datum bestimmen, ab dem Lagerausgänge zur Fakturierung vorgeschlagen werden, damit nie neu fakturiert wird, was bereits fakturiert wurde.
Ist die Fakturierung in meinem Tarif enthalten?
Ja. Die Verkaufsfakturierung ist für alle Organisationen geöffnet, unabhängig vom Tarif. Nur die künftige Übermittlung an eine zugelassene Plattform wird eine kostenpflichtige Option sein.