Quién hizo qué, cuándo y desde dónde: la respuesta queda escrita
Cada acción realizada en GSE-Web, por una persona, un asistente de IA o una integración, deja una línea que nadie puede borrar, ni siquiera el software. El día en que le piden explicaciones, usted abre el registro.
Modificable
Por nadie
Conservación
De 400 días a ilimitada
Asistentes de IA
Registrados
400
días de conservación en servidor compartido, ilimitada en dedicado
0
líneas que el software pueda modificar o borrar
1
sello al día, encadenado al del día anterior
100 %
de las llamadas de asistentes de IA registradas
Una caja negra para su stock
Usted trabaja como siempre. En segundo plano, el registro anota lo que ha pasado y lo guarda a salvo.
Quién, qué, cuándo, desde dónde.
Usted actúa
Una salida de stock, un cambio de precio, la liberación de un lote, un inicio de sesión, una exportación: cada escritura, cada acceso denegado y cada consulta sensible pasa por el registro.
El registro anota
Guarda el autor, la hora, la dirección IP, el dispositivo y la versión de la aplicación, el resultado (correcto, denegado, fallido) y, para las acciones importantes, el antes, el después y el motivo.
Usted lo encuentra
El día de una auditoría, un litigio o una retirada de lote, filtra por periodo, persona o acción, y la respuesta está ahí, fechada y firmada por su autor.
La caja negra de un avión
En un avión, la caja negra graba todo lo que ocurre en la cabina, y ni el propio piloto puede borrarla. El registro de auditoría de GSE-Web sigue la misma regla : no es una consigna dada al software, es la propia base de datos la que rechaza cualquier modificación o eliminación de una línea.
Nada que configurar
El registro funciona desde el primer día. Solo queda saber dónde leerlo.
Abrir el Registro de auditoría
La pantalla está en la sección ADMIN del menú. Está reservada al administrador de su organización e incluida a partir del plan EMPRESA.
Filtrar, abrir, exportar
Filtre por periodo, acción, resultado o canal (aplicación, asistente de IA, tarea programada). Abra una línea para ver su detalle: dirección IP, navegador, dispositivo, antes y después.
Nadie puede borrarlo. Ni un usuario, ni un administrador, ni el propio software: la base de datos rechaza cualquier modificación o eliminación de una línea. Solo el plazo de conservación retira las líneas más antiguas, y esa purga deja a su vez una huella.
¿Y el proveedor del servicio? Cuando el equipo de la plataforma interviene en su organización o consulta su registro, la línea aparece en su registro, a su nombre.
Cuatro usos, un mismo registro
Registro de auditoría
La pantalla del administrador
Cada línea responde a cinco preguntas: cuándo, quién, qué, sobre qué y con qué resultado. El detalle añade la dirección IP, el navegador, la plataforma y su versión, el dispositivo y, para una acción de negocio, el valor antes y después. El plazo de conservación de su organización se muestra en la pantalla.
La exportación se hace en CSV sobre un periodo de 400 días como máximo. La propia exportación queda anotada en el registro: se sabe quién sacó qué y cuándo.
Historial de un lote
Auditoría de calidad, farmacia, alimentación
La ficha del lote reúne el historial completo de sus estados (cuarentena, bloqueado, disponible), con el nombre, la fecha y el motivo de cada cambio, y sus controles de calidad: muestreo, veredicto, autores. Cada movimiento conserva dos fechas, la introducida y la de registro, para detectar una fecha antedatada.
Liberar un lote bloqueado exige un motivo, igual que ajustar la cantidad de un lote no disponible. Sin motivo, el software lo rechaza.
Retirada de lote
¿Adónde fue la mercancía?
Un proveedor le avisa de un lote defectuoso, llega una alerta sanitaria: la retirada enumera cada tercero, albarán o pedido de cliente que recibió ese lote, con las cantidades y las fechas. Usted sabe a quién avisar, y lo exporta para su expediente.
Consultar una retirada es una lectura sensible: queda a su vez anotada en el registro.
Asistentes de IA y claves API
Las máquinas también tienen nombre
Una clave API identifica una integración o un agente de IA. Actúa en nombre de una cuenta, limitada por un rol que puede restringirla a la lectura, caduca en la fecha elegida y se revoca con un clic. Solo se muestra una vez. Cada llamada hecha con ella, lecturas incluidas, lleva su nombre en el registro.
Un asistente de IA conectado a GSE-Web queda anotado en cada llamada a una herramienta, de lectura o de escritura: «el asistente de Claire» y «Claire» son dos actores distintos en el registro.
Lo que garantiza el software
Una huella solo vale si nadie puede retocarla. GSE-Web no confía en la buena voluntad: lo prohíbe.
Inmutable por la base de datos
La aplicación simplemente no tiene derecho a modificar ni borrar una línea del registro. Ni un error ni una cuenta de administrador pueden reescribir el pasado. Lo mismo vale para el historial de movimientos de stock, de estados de lote y de controles de calidad.
La acción y su huella, juntas
Para las acciones que comprometen (un estado, un importe, un permiso, un ajuste, una cuenta, un motivo), la línea del registro se escribe al mismo tiempo que la acción. Si no puede escribirse, la acción se anula: ninguna acción sin huella.
Sellos diarios
Cada noche, el día transcurrido recibe una huella digital (SHA-256) de todas sus líneas, encadenada a la del día anterior. Una línea modificada, retirada o añadida a posteriori se detecta en la verificación.
Nada escapa a la red
Cada escritura, cada acceso denegado y cada consulta sensible (exportaciones, lista de usuarios, retirada de lote) se anotan automáticamente, incluso para las funciones que se añadan mañana. Las contraseñas y los secretos nunca se copian.
Cada uno firma con su propio nombre
Una persona, un asistente de IA, una integración, el equipo de la plataforma: el registro nunca los confunde. Es lo que permite responder a «¿quién?» sin dudar.
El registro distingue
Los usuarios: inicios de sesión, intentos fallidos, cierres de sesión, doble autenticación, cambios de contraseña, y todo lo que hacen después.
Los asistentes de IA: cada llamada a una herramienta, con el nombre del asistente, el usuario en cuyo nombre actúa, la duración y el resultado.
Las integraciones con clave API: cada llamada lleva la clave utilizada, lecturas incluidas. La clave nunca puede hacer más que la cuenta que la porta.
El equipo de la plataforma: cuando interviene en su suscripción, sus ajustes o sus datos, o lee su registro, la línea queda en su registro, a su nombre.
¿Conectado en lugar de otro? Los dos nombres.
Cuando el soporte se conecta en lugar de un usuario para ayudarle, el registro conserva los dos nombres: la cuenta utilizada y la persona real detrás de la pantalla.
Exportable, y la exportación deja huella
Un periodo, un filtro, un clic: el registro sale en CSV para su auditor o su expediente de calidad. Una exportación es una lectura sensible, así que queda a su vez anotada en el registro.
Las palabras de la trazabilidad
Seis términos que encontrará en la pantalla, explicados sin jerga.
Registro de auditoría
La lista fechada de todo lo que ha pasado en su organización: quién, qué, cuándo, desde dónde y con qué resultado.
Inmutable
Que no puede modificarse ni borrarse. Una línea escrita en el registro permanece tal cual hasta el final de su plazo de conservación.
Motivo
La razón de una acción sensible, introducida en el momento de la acción. Liberar un lote bloqueado sin motivo se rechaza.
Historial de un lote
Toda la historia de un lote en una página: recepción, controles, cambios de estado con su autor y su motivo.
Retirada de lote
La lista de todos los que recibieron un lote determinado, con cantidades y fechas. Lo que hay que tener a mano ante una alerta.
Sello
La huella digital de un día de registro, encadenada a la del día anterior. Si una línea cambia, la huella deja de coincidir.
Lo que guarda el registro
De lo más habitual a lo más sensible, lo que GSE-Web anota en el registro de su organización.
| Evento | Lo que guarda el registro | |
|---|---|---|
| Accesos | ||
| Inicios de sesión y accesos denegados | Inicio de sesión, fallo, cierre de sesión, doble autenticación, intento rechazado por falta de permiso. | |
| Acciones | ||
| Escrituras y lecturas sensibles | Toda creación, modificación o eliminación, y toda consulta sensible: autor, hora, puesto, resultado. | |
| Acciones que comprometen | Valor antes y después, y el motivo cuando se exige: estados de lote, recuentos, precios, permisos, ajustes, cuentas. | |
| Máquinas | ||
| Asistentes de IA | Cada llamada a una herramienta, de lectura o de escritura: herramienta, usuario representado, duración, resultado. | |
| Integraciones con clave API | Creación y revocación de la clave, y luego cada llamada hecha con ella. Nunca el secreto. | |
Un auditor pregunta,
usted se lo muestra
Auditoría de calidad, control de un cliente, litigio con un proveedor: el registro le da una respuesta fechada, firmada y verificable, en lugar de un recuerdo.
Conservación de 400 días en servidor compartido, ilimitada en servidor dedicado (plan CORPORATE). Cuando el plazo vence, la purga queda a su vez anotada en el registro.
Sellos diarios encadenados: la huella de cada día se verifica a petición; una línea modificada, retirada o insertada a posteriori se señala.
Dos fechas por movimiento: la que introdujo el operario y la de recepción por el servidor. Un movimiento antedatado salta a la vista.
Servidor MCP: el asistente de IA de un administrador lee el registro en modo de solo lectura, y esa lectura deja a su vez una línea. En un centro educativo, el registro nunca se sirve a los asistentes, para proteger los datos del alumnado.
"occurredAt": "2026-10-08T14:32:07Z",
"source": "api",
"actorName": "Claire Martin",
"impersonatorName": null,
"actorIp": "203.0.113.24",
// qué, sobre qué y por qué
"action": "INVENTORY_LOT_STATUS_CHANGED",
"entityType": "lot",
"details": {
"lotNumber": "L2026-0142",
"from": "blocked",
"to": "available",
"notes": "Contraanálisis conforme"
},
// con qué resultado
"outcome": "success"
«¿Quién modificó este stock?»
La respuesta ya está escrita.
El registro de auditoría está incluido a partir del plan EMPRESA. Muéstrenos lo que le pide su auditor: veremos juntos cómo responde GSE-Web.
Preguntas frecuentes
¿Se puede modificar o eliminar una línea del registro de auditoría?
No. La base de datos rechaza al propio software cualquier modificación o eliminación de una línea: ni un usuario, ni un administrador, ni un error pueden reescribir el pasado. Las líneas solo desaparecen al final de su plazo de conservación, y esa purga queda a su vez anotada en el registro, o con la eliminación completa de la organización a petición suya.
¿Cuánto tiempo se conserva el registro?
400 días en servidor compartido, sin límite en servidor dedicado (plan CORPORATE). El plazo que se aplica a su organización se muestra en la pantalla Registro de auditoría.
¿Se registran las acciones de los asistentes de IA?
Sí, todas. Cada llamada a una herramienta de un asistente de IA conectado a GSE-Web, de lectura o de escritura, queda anotada en el registro con el nombre del asistente, el usuario en cuyo nombre actúa, la duración y el resultado. Las integraciones con clave API se registran del mismo modo, llamada a llamada.
¿Está incluido el registro de auditoría en mi plan?
La pantalla Registro de auditoría y las claves API están incluidas a partir del plan EMPRESA, por 1.200 € sin IVA al año para 10 usuarios. El historial de movimientos de stock, con el autor y la fecha de cada movimiento, existe en todos los planes.
¿Basta GSE-Web para obtener una certificación (ISO 9001, APPCC, buenas prácticas de fabricación)?
GSE-Web no certifica a su organización ni posee él mismo esas certificaciones. Le aporta las pruebas que pide un auditor: quién hizo qué y cuándo, el motivo de las acciones sensibles, el historial y la retirada de un lote, y una huella que nadie puede retocar. La certificación sigue siendo cosa de su organismo certificador.