Wer hat was, wann, von wo getan: die Antwort steht schwarz auf weiß
Jede Handlung in GSE-Web, ob durch eine Person, einen KI-Assistenten oder eine Integration, hinterlässt eine Zeile, die niemand löschen kann, nicht einmal die Software. Wenn Sie Rechenschaft ablegen müssen, öffnen Sie das Protokoll.
Änderbar
Von niemandem
Aufbewahrung
400 Tage bis unbegrenzt
KI-Assistenten
Protokolliert
400
Tage Aufbewahrung auf dem gemeinsamen Server, unbegrenzt auf dem dedizierten
0
Zeilen, die die Software ändern oder löschen kann
1
Siegel pro Tag, mit dem des Vortags verkettet
100 %
der Aufrufe von KI-Assistenten im Protokoll
Ein Flugschreiber für Ihren Bestand
Sie arbeiten wie gewohnt. Im Hintergrund hält das Protokoll fest, was passiert ist, und bewahrt es sicher auf.
Wer, was, wann, von wo.
Sie handeln
Eine Lagerentnahme, eine Preisänderung, die Freigabe einer Charge, eine Anmeldung, ein Export: Jeder Schreibvorgang, jeder verweigerte Zugriff und jeder sensible Lesezugriff läuft über das Protokoll.
Das Protokoll hält fest
Es speichert den Urheber, die Uhrzeit, die IP-Adresse, das Gerät und die App-Version, das Ergebnis (erfolgreich, verweigert, fehlgeschlagen) und bei wichtigen Handlungen den Wert davor, danach und die Begründung.
Sie finden es wieder
Am Tag eines Audits, eines Streitfalls oder eines Chargenrückrufs filtern Sie nach Zeitraum, Person oder Aktion, und die Antwort ist da, datiert und mit ihrem Urheber.
Der Flugschreiber eines Flugzeugs
In einem Flugzeug zeichnet der Flugschreiber alles auf, was im Cockpit geschieht, und nicht einmal der Pilot kann ihn löschen. Das Audit-Protokoll von GSE-Web folgt derselben Regel : Es ist keine Anweisung an die Software, sondern die Datenbank selbst verweigert jede Änderung und jede Löschung einer Zeile.
Nichts einzurichten
Das Protokoll läuft ab dem ersten Tag. Sie müssen nur wissen, wo Sie es lesen.
Das Audit-Protokoll öffnen
Die Ansicht befindet sich im Bereich ADMIN des Menüs. Sie ist dem Administrator Ihrer Organisation vorbehalten und ab dem Tarif ENTERPRISE enthalten.
Filtern, öffnen, exportieren
Filtern Sie nach Zeitraum, Aktion, Ergebnis oder Kanal (Anwendung, KI-Assistent, geplante Aufgabe). Öffnen Sie eine Zeile, um die Details zu sehen: IP-Adresse, Browser, Gerät, davor und danach.
Niemand kann es löschen. Weder ein Benutzer noch ein Administrator noch die Software selbst: Die Datenbank verweigert jede Änderung und jede Löschung einer Zeile. Nur die Aufbewahrungsfrist entfernt die ältesten Zeilen, und diese Bereinigung hinterlässt selbst eine Spur.
Und der Betreiber? Wenn das Plattform-Team in Ihrer Organisation eingreift oder Ihr Protokoll einsieht, erscheint die Zeile in Ihrem Protokoll, unter seinem Namen.
Vier Anwendungen, ein Protokoll
Audit-Protokoll
Die Ansicht des Administrators
Jede Zeile beantwortet fünf Fragen: wann, wer, was, woran, mit welchem Ergebnis. Die Details ergänzen IP-Adresse, Browser, Plattform und Version, Gerät und bei einer fachlichen Handlung den Wert davor und danach. Die Aufbewahrungsfrist Ihrer Organisation wird in der Ansicht angezeigt.
Der Export erfolgt als CSV über einen Zeitraum von höchstens 400 Tagen. Der Export selbst wird im Protokoll erfasst: Man weiß, wer was wann herausgegeben hat.
Lebenslauf einer Charge
Qualitätsaudit, Pharmazie, Lebensmittel
Das Chargenblatt vereint den vollständigen Statusverlauf (Quarantäne, gesperrt, verfügbar) mit Name, Datum und Begründung jeder Änderung sowie die Qualitätskontrollen: Probenahme, Urteil, Beteiligte. Jede Bewegung behält zwei Daten, das eingegebene und das der Erfassung, damit eine Rückdatierung auffällt.
Die Freigabe einer gesperrten Charge erfordert eine Begründung, ebenso die Mengenkorrektur einer nicht verfügbaren Charge. Ohne Begründung lehnt die Software ab.
Chargenrückruf
Wohin ist die Ware gegangen?
Ein Lieferant meldet eine fehlerhafte Charge, eine Gesundheitswarnung trifft ein: Der Rückruf listet jeden Geschäftspartner, jeden Beleg und jede Kundenbestellung auf, die diese Charge erhalten haben, mit Mengen und Daten. Sie wissen, wen Sie benachrichtigen müssen, und exportieren die Liste für Ihre Unterlagen.
Das Einsehen eines Rückrufs ist ein sensibler Lesezugriff: Er wird selbst im Protokoll erfasst.
KI-Assistenten und API-Schlüssel
Auch Maschinen haben einen Namen
Ein API-Schlüssel identifiziert eine Integration oder einen KI-Agenten. Er handelt im Namen eines Kontos, begrenzt durch eine Rolle, die ihn auf Lesen beschränken kann, läuft am gewählten Datum ab und lässt sich mit einem Klick widerrufen. Er wird nur einmal angezeigt. Jeder damit getätigte Aufruf, Lesezugriffe eingeschlossen, trägt seinen Namen im Protokoll.
Ein mit GSE-Web verbundener KI-Assistent wird bei jedem Werkzeugaufruf erfasst, lesend wie schreibend: „Claires Assistent“ und „Claire“ sind im Protokoll zwei verschiedene Akteure.
Was die Software garantiert
Eine Spur ist nur etwas wert, wenn niemand sie nachbessern kann. GSE-Web verlässt sich nicht auf guten Willen: Es verbietet es.
Unveränderlich durch die Datenbank
Die Anwendung hat schlicht nicht das Recht, eine Protokollzeile zu ändern oder zu löschen. Weder ein Fehler noch ein Administratorkonto kann die Vergangenheit umschreiben. Dasselbe gilt für den Verlauf der Lagerbewegungen, der Chargenstatus und der Qualitätskontrollen.
Handlung und Spur, gemeinsam
Bei verbindlichen Handlungen (ein Status, ein Betrag, ein Recht, eine Einstellung, ein Konto, eine Begründung) wird die Protokollzeile gleichzeitig mit der Handlung geschrieben. Kann sie nicht geschrieben werden, wird die Handlung abgebrochen: keine Handlung ohne Spur.
Tägliche Siegel
Jede Nacht erhält der vergangene Tag einen digitalen Fingerabdruck (SHA-256) aller seiner Zeilen, verkettet mit dem des Vortags. Eine nachträglich geänderte, entfernte oder hinzugefügte Zeile wird bei der Prüfung erkannt.
Nichts entgeht dem Netz
Jeder Schreibvorgang, jeder verweigerte Zugriff und jeder sensible Lesezugriff (Exporte, Benutzerliste, Chargenrückruf) wird automatisch erfasst, auch bei Funktionen, die morgen hinzukommen. Passwörter und Geheimnisse werden nie übernommen.
Jeder zeichnet mit seinem eigenen Namen
Eine Person, ein KI-Assistent, eine Integration, das Plattform-Team: Das Protokoll verwechselt sie nie. Nur so lässt sich die Frage „wer?“ ohne Zögern beantworten.
Das Protokoll unterscheidet
Die Benutzer: Anmeldungen, fehlgeschlagene Anmeldungen, Abmeldungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passwortänderungen und alles, was sie danach tun.
Die KI-Assistenten: jeder Werkzeugaufruf, mit dem Namen des Assistenten, dem Benutzer, in dessen Namen er handelt, der Dauer und dem Ergebnis.
Integrationen per API-Schlüssel: Jeder Aufruf trägt den verwendeten Schlüssel, Lesezugriffe eingeschlossen. Der Schlüssel kann nie mehr als das Konto, dem er gehört.
Das Plattform-Team: Wenn es in Ihr Abonnement, Ihre Einstellungen oder Ihre Daten eingreift oder Ihr Protokoll liest, steht die Zeile bei Ihnen, unter seinem Namen.
Als jemand anderes angemeldet? Beide Namen.
Wenn sich der Support anstelle eines Benutzers anmeldet, um ihm zu helfen, behält das Protokoll beide Namen: das verwendete Konto und die tatsächliche Person hinter dem Bildschirm.
Exportierbar, und der Export hinterlässt eine Spur
Ein Zeitraum, ein Filter, ein Klick: Das Protokoll geht als CSV an Ihren Auditor oder in Ihre Qualitätsakte. Ein Export ist ein sensibler Lesezugriff und wird daher selbst im Protokoll erfasst.
Die Begriffe der Rückverfolgbarkeit
Sechs Begriffe, denen Sie in der Ansicht begegnen, ohne Fachjargon erklärt.
Audit-Protokoll
Die datierte Liste von allem, was in Ihrer Organisation geschehen ist: wer, was, wann, von wo, mit welchem Ergebnis.
Unveränderlich
Kann weder geändert noch gelöscht werden. Eine ins Protokoll geschriebene Zeile bleibt unverändert bis zum Ende ihrer Aufbewahrungsfrist.
Begründung
Der Grund für eine sensible Handlung, im Moment der Handlung erfasst. Die Freigabe einer gesperrten Charge ohne Begründung wird abgelehnt.
Lebenslauf einer Charge
Die ganze Geschichte einer Charge auf einer Seite: Wareneingang, Kontrollen, Statusänderungen mit Urheber und Begründung.
Chargenrückruf
Die Liste aller, die eine bestimmte Charge erhalten haben, mit Mengen und Daten. Was Sie bei einer Warnung zur Hand haben müssen.
Siegel
Der digitale Fingerabdruck eines Protokolltags, verkettet mit dem des Vortags. Ändert sich eine Zeile, stimmt der Fingerabdruck nicht mehr.
Was das Protokoll festhält
Vom Alltäglichen bis zum Sensibelsten: was GSE-Web im Protokoll Ihrer Organisation erfasst.
| Ereignis | Was das Protokoll festhält | |
|---|---|---|
| Zugriffe | ||
| Anmeldungen und verweigerte Zugriffe | Anmeldung, Fehlschlag, Abmeldung, Zwei-Faktor-Authentifizierung, mangels Recht abgelehnter Versuch. | |
| Handlungen | ||
| Schreibvorgänge und sensible Lesezugriffe | Jede Anlage, Änderung oder Löschung und jeder sensible Lesezugriff: Urheber, Uhrzeit, Arbeitsplatz, Ergebnis. | |
| Verbindliche Handlungen | Wert davor und danach sowie die Begründung, wenn sie verlangt wird: Chargenstatus, Zählungen, Preise, Rechte, Einstellungen, Konten. | |
| Maschinen | ||
| KI-Assistenten | Jeder Werkzeugaufruf, lesend wie schreibend: Werkzeug, vertretener Benutzer, Dauer, Ergebnis. | |
| Integrationen per API-Schlüssel | Anlage und Widerruf des Schlüssels, dann jeder damit getätigte Aufruf. Nie das Geheimnis. | |
Ein Auditor fragt,
Sie zeigen es ihm
Qualitätsaudit, Kundenprüfung, Streitfall mit einem Lieferanten: Das Protokoll liefert Ihnen eine datierte, zugeordnete und überprüfbare Antwort statt einer Erinnerung.
400 Tage Aufbewahrung auf dem gemeinsamen Server, unbegrenzt auf einem dedizierten Server (Tarif CORPORATE). Läuft die Frist ab, wird die Bereinigung selbst im Protokoll erfasst.
Verkettete tägliche Siegel: Der Fingerabdruck jedes Tages lässt sich auf Anfrage prüfen; eine nachträglich geänderte, entfernte oder eingefügte Zeile wird gemeldet.
Zwei Daten pro Bewegung: das vom Bediener eingegebene und das, an dem der Server sie empfangen hat. Eine rückdatierte Bewegung fällt auf.
MCP-Server: Der KI-Assistent eines Administrators liest das Protokoll nur lesend, und dieser Lesezugriff hinterlässt selbst eine Zeile. In einer Schule wird das Protokoll Assistenten nie bereitgestellt, um die Daten der Schüler zu schützen.
"occurredAt": "2026-10-08T14:32:07Z",
"source": "api",
"actorName": "Claire Martin",
"impersonatorName": null,
"actorIp": "203.0.113.24",
// was, woran und warum
"action": "INVENTORY_LOT_STATUS_CHANGED",
"entityType": "lot",
"details": {
"lotNumber": "L2026-0142",
"from": "blocked",
"to": "available",
"notes": "Gegenanalyse konform"
},
// mit welchem Ergebnis
"outcome": "success"
„Wer hat diesen Bestand geändert?“
Die Antwort steht schon fest.
Das Audit-Protokoll ist ab dem Tarif ENTERPRISE enthalten. Zeigen Sie uns, was Ihr Auditor verlangt: Wir sehen gemeinsam, wie GSE-Web darauf antwortet.
Häufige Fragen
Kann eine Zeile des Audit-Protokolls geändert oder gelöscht werden?
Nein. Die Datenbank verweigert der Software selbst jede Änderung und jede Löschung einer Zeile: Weder ein Benutzer noch ein Administrator noch ein Fehler kann die Vergangenheit umschreiben. Zeilen verschwinden nur am Ende ihrer Aufbewahrungsfrist, und diese Bereinigung wird selbst im Protokoll erfasst, oder mit der vollständigen Löschung der Organisation auf deren Wunsch.
Wie lange wird das Protokoll aufbewahrt?
400 Tage auf dem gemeinsamen Server, unbegrenzt auf einem dedizierten Server (Tarif CORPORATE). Die für Ihre Organisation geltende Frist wird in der Ansicht Audit-Protokoll angezeigt.
Werden die Handlungen von KI-Assistenten protokolliert?
Ja, alle. Jeder Werkzeugaufruf eines mit GSE-Web verbundenen KI-Assistenten, lesend wie schreibend, wird mit dem Namen des Assistenten, dem Benutzer, in dessen Namen er handelt, der Dauer und dem Ergebnis im Protokoll erfasst. Integrationen per API-Schlüssel werden ebenso Aufruf für Aufruf erfasst.
Ist das Audit-Protokoll in meinem Tarif enthalten?
Die Ansicht Audit-Protokoll und die API-Schlüssel sind ab dem Tarif ENTERPRISE enthalten, für 1.200 € netto pro Jahr für 10 Benutzer. Der Verlauf der Lagerbewegungen mit Urheber und Datum jeder Bewegung ist in allen Tarifen vorhanden.
Reicht GSE-Web für eine Zertifizierung (ISO 9001, HACCP, gute Herstellungspraxis)?
GSE-Web zertifiziert Ihre Organisation nicht und besitzt diese Zertifizierungen auch selbst nicht. Es liefert Ihnen die Nachweise, die ein Auditor verlangt: wer hat was wann getan, die Begründung sensibler Handlungen, Lebenslauf und Rückruf einer Charge und eine Spur, die niemand nachbessern kann. Die Zertifizierung bleibt Sache Ihrer Zertifizierungsstelle.