Import Excel
Votre stock existant, dans GSE-Web en un fichier
Téléchargez la trame, remplissez-la, relisez la prévisualisation, validez : produits, magasins, emplacements et quantités sont créés pour vous. Et vous choisissez, à chaque import, d'ajouter ou de remplacer les quantités.
stock_depart.xlsx
Prévisualisation| MAGASIN | REFERENCE | QTE |
|---|---|---|
| DEPOT-1 | COCA-033 | 120 |
| DEPOT-1 | COCA-150 | 48 |
| DEPOT-1 | EAU-050 | 360 |
L'import Excel en bref
L'import charge d'un coup vos produits, vos magasins, vos emplacements et vos quantités depuis une trame Excel. Il s'adresse à ceux qui quittent un tableur (voir gérer son stock sous Excel) et à ceux qui remettent un stock à l'état d'un fichier, par exemple pour un magasin d'exercice.
- La trame se télécharge depuis la page Imports. La page ne demande jamais « dans quel magasin ? » : le magasin est lu dans les colonnes MAGASIN et LOCALISATION DU MAGASIN du fichier.
- La prévisualisation signale chaque cellule douteuse et annonce ce qui sera créé (produits, magasins, emplacements) avant d'écrire quoi que ce soit.
- Par défaut, la quantité du fichier s'ajoute au stock existant, comme une entrée. La case « Les quantités remplacent le stock existant », décochée à chaque fichier, fait de cette quantité le stock voulu.
- L'import des prix d'achat met à jour les fiches sans créer de produit ni toucher au stock, et date chaque nouveau prix dans l'historique.
- L'import est réservé aux administrateurs. Un export d'inventaire se réimporte tel quel.
Un fichier plutôt que mille saisies
Reprendre un stock, le corriger ou le remettre à zéro : le fichier fait le travail, vous gardez la main.
Reprendre un tableur
Vos références, vos quantités, vos emplacements : un seul fichier au lieu d'une saisie produit par produit.
Zéro surprise
La prévisualisation montre chaque ligne, les erreurs cellule par cellule et les créations annoncées. Rien n'est écrit tant que vous n'avez pas confirmé.
Remettre à l'état de départ
Réimporter le même fichier en mode remplacement ramène chaque ligne citée à sa quantité, à la hausse comme à la baisse : pratique pour un magasin d'exercice ou un inventaire corrigé.
Prix à jour
Un fichier de deux colonnes (référence, prix d'achat) met vos prix à jour en masse, avec l'historique de chaque changement.
Quatre étapes, aucune ressaisie
De la trame vierge au stock en place.
Télécharger la trame
Depuis la page Imports : un classeur Excel avec les colonnes attendues et un exemple.
Remplir le fichier
Une ligne par produit, magasin et emplacement ; la colonne QTE donne la quantité.
Relire la prévisualisation
Chaque ligne est contrôlée. En mode remplacement, vous lisez « ancien → nouveau » avant de valider.
Valider
Vous confirmez, GSE-Web écrit les produits et le stock. Chaque mouvement apparaît dans l'historique.
Ajouter ou remplacer : le même fichier, deux résultats
Vous choisissez à chaque import. La case se décoche d'elle-même au fichier suivant : aucun réglage ne reste en mémoire.
Case décochée (par défaut) : on ajoute
La quantité du fichier est une entrée de stock : réimporter le même fichier double le stock.
« Les quantités remplacent le stock existant » : on remplace
Si le stock était à 20, la prévisualisation affiche « 20 → 10 » et la baisse est enregistrée comme un ajustement. Ce que le fichier ne cite pas n'est jamais touché ; une quantité vide laisse le stock intact. Le droit d'inventaire est requis.
Prix d'achat par fichier
Référence et prix d'achat : l'import ne crée aucun produit, ne touche pas au stock et date chaque prix dans l'historique de la fiche.
Réimporter un export
Un export d'inventaire se réimporte tel quel : sortez, corrigez dans Excel, rechargez.
D'autres imports
Tiers, tarifs fournisseurs, élèves et profils douaniers s'importent depuis leur propre écran.
Votre stock est dans un tableur ?
Passez à GSE-Web sans tout ressaisir
Envoyez-nous un extrait de votre fichier : nous vous montrons l'import sur vos propres données.
Questions fréquentes
L'import peut-il écraser mon stock existant ?
Oui, si vous le demandez : cochez « Les quantités remplacent le stock existant ». Sans cette case, la quantité du fichier s'ajoute au stock, comme une entrée.
Dois-je choisir le magasin dans l'application ?
Non : le magasin est lu dans les colonnes MAGASIN et LOCALISATION DU MAGASIN du fichier. Un nom qui ne correspond à aucun magasin existant est annoncé en prévisualisation comme magasin à créer.
Puis-je corriger mon fichier avant d'importer ?
Oui : la prévisualisation signale chaque cellule douteuse, et une ligne refusée l'est avec son motif. Corrigez le fichier, analysez-le de nouveau, puis validez.
Qui peut importer ?
Les administrateurs de l'organisation. Le remplacement du stock demande en plus le droit d'inventaire, car il peut faire baisser des quantités.