✨ Nouveau module — bientôt disponible pour les clients ENTREPRISE (serveur dédié) et sur le serveur de démonstration

Guide des champs — écran par écran

Pour chaque formulaire du module SRM : le rôle de chaque champ, quand le remplir et un exemple concret. Les champs marqués * sont obligatoires.

1Le contrat

Le contrat est l'accord global signé avec un fournisseur. C'est le point de départ : il porte les conditions commerciales qui s'appliqueront ensuite à toutes les grilles et à tous les produits qu'il contient.

💡 Le contrat express. Si vous voulez juste saisir vite quelques prix sans formalisme, l'écran « Tarifs fournisseurs » crée pour vous un contrat « express » (grille nationale, version signée automatiquement). Vous pourrez le promouvoir en contrat complet plus tard si besoin.

Champ	Rôle	Quand le remplir · exemple
Référence *	Votre identifiant interne du contrat. Sert à le retrouver et apparaît sur les écrans.	Toujours. Ex. : CTR-2026-EMBALLAGES
Libellé *	Le nom lisible du contrat, en clair.	Toujours. Ex. : Accord national cartons & palettes 2026
Type de contrat	La nature de l'accord, pour classer et filtrer : Accord-cadre, Contrat, Marché national ou Express.	À la création. Ex. : Marché national pour un accord multi-sites.
Statut	Où en est le contrat dans son cycle de vie : Brouillon Négocié Actif Expiré Résilié. Seul un contrat actif applique ses tarifs.	Évolue au fil de la vie du contrat. Passe à « Actif » à la signature de la 1^re version.
Date de début · Date de fin	La période de validité de l'accord. Sert aux alertes d'échéance.	À la création. Ex. : 01/01/2026 → 31/12/2026
Devise	La monnaie du contrat. Figée en euros pour l'instant (le multi-devises est prévu dans une version ultérieure).	Laissée sur EUR. Ex. : EUR
Incoterm	La règle de livraison internationale négociée (qui paie le transport, à partir d'où le risque vous incombe).	Si négocié avec le fournisseur. Ex. : DAP, FCA, EXW…
Seuil de franco	Le montant de commande à partir duquel le fournisseur ne facture pas les frais de port.	Si un franco est prévu. Ex. : 500 € (au-delà, port offert)
Conditions de paiement	Le délai et les modalités de règlement convenus.	À la création. Ex. : 30 jours fin de mois
Engagement (type + valeur)	Le volume ou le montant que vous vous engagez à acheter sur la période. Le type est Aucun, Quantité ou Valeur ; la valeur précise le chiffre. GSE-Web vous alerte quand vous approchez de la cible (> 80 % consommé).	Si l'accord comporte un engagement. Ex. : Valeur, 50 000 € sur l'année.
Tolérance d'écart (%)	L'écart de prix accepté sans alerte entre le prix du contrat et le prix réellement constaté. Au-delà, un écart est créé automatiquement.	À la création. Ex. : 2 % — un dépassement de 3 % déclenche une alerte.
Note	Un champ libre pour tout commentaire interne sur le contrat.	Facultatif. Ex. : Interlocuteur : service achats, renégociation en octobre.

2Versions et avenants

Un contrat évolue dans le temps. Chaque état successif est une version. La toute première décrit l'accord initial ; les suivantes sont des avenants.

🔒 Une version signée est immuable. Une fois que vous cliquez sur « Signer la version », plus rien n'y est modifiable — c'est la garantie que le contrat signé reste fidèle à ce qui a été convenu. Pour tout changement, on crée un avenant (une nouvelle version).

Champ / action	Rôle	Quand · exemple
Signer la version	Fige la version : elle devient « Signée » et le contrat passe « Actif ». À ce moment, GSE-Web photographie l'ensemble des grilles et prix (pour pouvoir comparer plus tard).	Quand l'accord est finalisé. Statut : Signée / Remplacée.
Motif de l'avenant *	La raison de la nouvelle version. Obligatoire : c'est la trace de ce qui a changé et pourquoi.	À chaque avenant. Ex. : Révision des prix +3 % au 01/07.
PDF joint	Le contrat signé numérisé, attaché à la version. Consultable et téléchargeable ensuite.	Après signature. Ex. : contrat-2026-signe.pdf
Comparer avec la version précédente	Affiche le différentiel entre deux versions : produits ajoutés, supprimés ou dont le prix a changé (avant → après).	Pour contrôler un avenant. Ex. : « Carton 40×30 : 0,48 € → 0,52 € (Modifié) ».

3Les grilles tarifaires

Une grille est une liste de prix qui s'applique à une destination précise et pendant une période. Un même contrat peut avoir plusieurs grilles : une nationale par défaut, plus des grilles spécifiques à certains sites ou régions.

Champ	Rôle	Quand · exemple
Libellé *	Le nom de la grille, pour la distinguer des autres.	Toujours. Ex. : Tarifs entrepôt Sud 2026
Destination	Le périmètre d'application. Détermine la priorité (voir la règle « le plus précis gagne ») : National, Magasin, Zone (préfixe code postal) ou Entité.	À la création. Ex. : National pour le tarif de base.
Magasin *	Le site concerné — visible uniquement si la destination est « Magasin ».	Destination Magasin. Ex. : Dépôt Lyon-Est
Préfixe code postal *	Le début du code postal qui définit la zone — visible uniquement si la destination est « Zone ». GSE-Web compare ce préfixe au code postal du magasin livré.	Destination Zone. Ex. : « 69 » couvre tout le Rhône ; « 693 » cible plus finement.
Dates de validité	La période pendant laquelle la grille s'applique.	À la création. Ex. : 01/01/2026 → 31/12/2026
Statut	Active ou Clôturée. Une grille clôturée à une date donnée n'applique plus ses tarifs après cette date.	« Clôturer » pour arrêter une grille sans la supprimer. Le nombre de tarifs qu'elle contient est affiché.

4La ligne tarifaire

C'est le cœur du module : le prix négocié d'un produit dans une grille. On les saisit rapidement en masse depuis l'écran « Tarifs fournisseurs ».

Champ	Rôle	Quand · exemple
Produit *	Le produit de votre catalogue concerné (recherche par référence ou libellé).	Toujours. Ex. : Carton simple cannelure 40×30×20
Référence fournisseur *	Obligatoire. C'est la référence du produit chez le fournisseur — souvent différente de la vôtre. Indispensable pour que la commande parte avec la bonne désignation et que le fournisseur reconnaisse l'article. Sans elle, impossible de fiabiliser la commande.	Toujours. Ex. : votre réf. CART-403020 = réf. fournisseur « BX-4030 ».
Prix brut *	Le prix catalogue négocié, avant remise. C'est le point de départ de la cascade de calcul.	Toujours. Ex. : 100,00 €
Base de prix (1 / 100 / 1000)	Pour combien d'unités d'achat le prix brut est exprimé. Utile pour les articles vendus au mille ou au cent.	Par défaut 1. Ex. : base 1000 → « 35 € les 1000 vis ».
Unité d'achat + coefficient de conversion	L'unité dans laquelle le fournisseur vend, et combien d'unités de stock cela représente. GSE-Web convertit pour obtenir le prix par unité réellement stockée.	Si l'unité d'achat diffère de l'unité de stock. Ex. : achat au carton, coef 12 → 1 carton = 12 unités. Un carton à 24 € revient à 2 € l'unité de stock.
Remise (%)	La remise de base appliquée au prix brut de cette ligne (le « 1-net »).	Par défaut 0. Ex. : 10 % → 100 € devient 90 €.
Quantité minimum	La quantité de commande minimale négociée pour bénéficier de ce tarif.	Si le fournisseur impose un minimum. Ex. : 10
Famille catalogue	Un regroupement de produits, utile notamment pour appliquer une remise par famille.	Facultatif. Ex. : Emballages
Date de début · Date de fin	La période de validité du prix. La date de fin est optionnelle (sinon « sans fin »).	Début toujours. Ex. : à partir du 01/01/2026.

⚠️ Pas de chevauchement de dates. Pour un même produit dans une même grille, deux prix ne peuvent pas se chevaucher dans le temps. Si vous saisissez un nouveau prix qui démarre plus tard, GSE-Web clôture automatiquement l'ancien la veille (J-1) et vous en informe. Si les dates se recoupent vraiment, il bloque et vous demande de corriger — jamais de résolution silencieuse.

5Les paliers de volume

Les paliers récompensent les grosses commandes. Sur une ligne tarifaire, vous définissez des seuils de quantité qui déclenchent un meilleur prix. GSE-Web retient le palier le plus avantageux atteint par la quantité commandée.

Champ	Rôle	Quand · exemple
Quantité min *	Le seuil à partir duquel le palier s'applique.	Toujours. Ex. : 50
Prix unitaire OU Remise (%)	Exclusif : on saisit soit un prix fixe pour ce palier, soit une remise — jamais les deux.	Un des deux. Ex. : « 50+ → −5 % » ou « 50+ → 4,20 € l'unité ».

💡 Exemple complet. Prix brut 100 € − remise ligne 10 % = 90 € (1-net). Commande de 60 unités → palier « 50+ » à −5 % = 85,50 € l'unité (2-net). C'est ce prix qui part sur la commande.

6Import / export Excel

Pour charger un tarif entier reçu du fournisseur, inutile de tout ressaisir : vous téléchargez le modèle vide, vous le remplissez (ou vous exportez vos tarifs actuels pour les modifier), puis vous ré-importez le fichier. Avant d'enregistrer, un aperçu valide chaque ligne.

Colonnes du fichier

Colonne	Contenu	Obligatoire · défaut
REF PRODUIT	Votre référence produit (sert à retrouver l'article en base).	Obligatoire
REF FOURNISSEUR	La référence de l'article chez le fournisseur.	Obligatoire
PRIX	Le prix brut (avant remise).	Obligatoire
BASE PRIX	Pour combien d'unités le prix est donné (1, 100, 1000).	Défaut : 1
UNITE ACHAT	L'unité de vente du fournisseur (carton, lot…).	Facultatif
COEF	Nombre d'unités de stock par unité d'achat.	Défaut : 1
REMISE %	La remise de base de la ligne.	Défaut : 0
FAMILLE	La famille catalogue du produit.	Facultatif
DATE DEBUT	Début de validité du tarif.	Obligatoire
DATE FIN	Fin de validité (vide = sans fin).	Facultatif
QTE_MIN_1 · PRIX_1 · REMISE_1	Premier palier de volume : seuil + (prix ou remise).	Facultatif
QTE_MIN_2 · PRIX_2 · REMISE_2	Deuxième palier.	Facultatif
QTE_MIN_3 · PRIX_3 · REMISE_3	Troisième palier.	Facultatif

📅 Formats de dates acceptés
AAAA-MM-JJ, JJ/MM/AAAA, ou une vraie cellule date Excel.

🔢 Paliers
Pour chaque palier : un prix ou une remise, jamais les deux (sinon la ligne est refusée).

Statuts de l'aperçu

Vert · PrêtLa ligne est valide, elle sera importée.

Orange · AvertissementLa ligne passe, mais avec une conséquence à connaître — par ex. le tarif précédent du produit sera clôturé automatiquement à J-1.

Rouge · ErreurLa ligne est bloquée : champ obligatoire manquant, valeur invalide, produit introuvable, doublon dans le fichier, ou chevauchement de dates. Elle n'est pas importée tant qu'elle n'est pas corrigée.

L'export reprend exactement la même structure : un fichier exporté peut être modifié puis ré-importé tel quel.

7Les écarts de prix

Un écart, c'est la différence entre le prix que vous auriez dû payer (le contrat) et le prix réellement constaté. GSE-Web en détecte de deux origines : Réception (au moment de recevoir la marchandise) et Facture (lors du contrôle de la facture fournisseur). Seuls les écarts au-delà de la tolérance du contrat sont remontés.

Élément affiché	Signification
Prix attendu	Le prix contractuel résolu à la date de la commande.
Prix constaté	Le prix réellement reçu ou facturé.
Tolérance ±X %	La marge d'écart admise sans alerte (issue du contrat).
Commande n°…	La commande fournisseur à l'origine de l'écart.

Le circuit de traitement

À traiter → Accepter · Contester · Régulariser

Action	Quand l'utiliser
Accepter	L'écart est justifié (hausse convenue, arrondi…) : vous validez le prix constaté.
Contester	Le fournisseur a facturé au-dessus du contrat sans raison : vous notez la contestation pour la réclamation.
Régulariser	L'écart a été corrigé (avoir, refacturation) : vous le clôturez.
Commentaire	Un texte libre facultatif pour expliquer la décision. La date de traitement est enregistrée.

🧾 Contrôle d'une facture. Depuis l'écran des écarts, saisissez le numéro de commande fournisseur : GSE-Web affiche ses lignes avec la quantité reçue, et vous saisissez le prix facturé de chacune. En cliquant sur « Contrôler », il compare au contrat et crée les écarts détectés (ou confirme que la facture est conforme).

8La simulation de prix

Avant de commander, la simulation répond à une question simple : « Pour ce produit, cette quantité, ce site et cette date, quel prix s'appliquerait — et pourquoi ? » C'est l'outil idéal pour vérifier qu'un tarif est bien pris en compte.

Champ à renseigner	Rôle	Exemple
Produit *	L'article à simuler.	Carton 40×30
Fournisseur *	Le fournisseur (les contrats disponibles sont indiqués). Si aucun tarif n'existe pour ce produit, tous les fournisseurs sont proposés.	Emballages Pro (contrat CTR-2026)
Quantité	Pour déclencher le bon palier de volume.	60
Magasin de livraison	Pour appliquer la bonne grille (magasin / zone / national). « Aucun » = tarif national.	Dépôt Lyon-Est
Date	Pour tenir compte des périodes de validité.	15/03/2026

Lire le résultat, pas à pas

Ligne du résultat	Ce qu'elle vous dit
Source du prix	« Tarif contrat » ou « Tarif contrat + palier volume » : d'où vient le prix.
Prix brut	Le point de départ, avant remise.
Prix net	Après remises et palier appliqués.
Prix net / unité de stock	Le prix ramené à l'unité que vous stockez (après conversion carton → unités).
Périmètre appliqué	La destination retenue (magasin, zone, entité, national) — donc pourquoi ce tarif-là.
Contrat	Le contrat d'où provient le prix.
Explication pas à pas	Le détail du calcul, étape par étape.

⚠️ Aucun tarif négocié ? La simulation vous le dit clairement et indique le dernier prix d'achat qui s'appliquerait à la place (ou signale qu'aucun n'est connu). Aucun prix n'est jamais « inventé » en silence.

9La RFA — remise de fin d'année

La RFA est une ristourne que le fournisseur vous accorde en fin de période selon le chiffre d'affaires que vous avez réalisé avec lui. Plus vous avez acheté, plus le taux de remise est élevé. GSE-Web la suit en continu pour vous montrer combien vous avez déjà « acquis ».

🔴 La RFA ne touche jamais vos prix d'achat ni la valeur de votre stock (CUMP). C'est une remise « hors facture » : elle est suivie à part, comme un bonus à récupérer. Elle ne modifie ni le prix payé sur les commandes, ni le coût moyen de vos produits en stock. C'est voulu, et c'est important comptablement.

À la création d'un accord RFA

Champ	Rôle	Exemple
Libellé *	Le nom de l'accord RFA.	RFA annuelle Emballages Pro 2026
Période	Le début et la fin de la période de calcul du chiffre d'affaires.	01/01/2026 → 31/12/2026
Base de calcul	Sur quoi compter le CA : Réceptions valorisées (ce qui est réellement entré en stock) ou Commandes livrées.	Réceptions valorisées
Paliers (seuil CA → taux %)	Les tranches de remise : à partir de tel montant de CA, tel taux. Au moins un palier valide (seuil ≥ 0 et taux > 0).	≥ 30 000 € → 1 % · ≥ 50 000 € → 2 %

Le suivi au fil de l'eau

Indicateur	Ce qu'il montre
CA cumulé	Le chiffre d'affaires atteint depuis le début de la période.
Taux courant	Le taux de remise correspondant au palier actuellement atteint.
RFA acquise (estimation)	Le montant de remise déjà « gagné » à ce stade.
Projection fin de période	Une estimation du montant final au rythme actuel.
Prochain seuil	Le montant de CA à atteindre pour passer au palier supérieur (ou « dernier palier atteint »).

✅ Clôture. En fin de période, vous clôturez l'accord en saisissant le montant réellement perçu et, s'il y a lieu, en le marquant « Déjà payée ». Statuts : En cours Clôturée Payée.

10Droits d'accès et forfaits

L'accès au module se règle finement, écran par écran, via les droits utilisateurs. L'administrateur les accorde depuis la gestion des groupes.

Droit	Ce qu'il autorise
SRM_TARIFS	Gérer les grilles et lignes tarifaires, importer/exporter, et utiliser la simulation de prix.
SRM_CONTRATS	Créer, modifier, signer les contrats et gérer versions et avenants.
SRM_CONTROLE_ECARTS	Consulter et traiter les écarts de prix, contrôler les factures.
EMAIL_SRM_ECHEANCE_CONTRAT	Recevoir par e-mail les alertes d'échéance de contrat (rappels à 90, 60 et 30 jours). C'est un droit d'abonnement volontaire.

📦 Disponibilité. Le module SRM est réservé au forfait ENTREPRISE (serveur dédié) et peut être découvert sur le serveur de démonstration. Les administrateurs disposent des droits automatiquement (sauf l'alerte e-mail, qui reste un abonnement volontaire).

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