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Guide de présentation — Module WMS
Produits, stock, magasins, emplacements, bons de mouvement, inventaires, lots et DLC : le cœur de GSE-Web

Tout ce qu'il faut comprendre et montrer, expliqué simplement, avec les exemples réels de la base de démonstration (12 magasins, 222 produits, 36 bons de mouvement, 82 lots — Efferalgan, Doliprane, Coca-Cola, coffret FACOM, bon P100-2026-00009 et son reliquat…).

Préparé le 05/09/2026 · Environnement de démo : https://app.gse-web.online → organisation demo → compte demo@gse-web.online · mot de passe gse-web.online (identifiants publics, ceux de la page « Accès démo » du site)
📢 Ce guide est librement réutilisable Vous préparez une présentation interne du module à vos équipes ? Servez-vous : le déroulé de démonstration, les exemples chiffrés et les réponses aux questions fréquentes de ce guide sont à votre disposition, sans restriction. L'environnement de démonstration (compte demo@gse-web.online, mot de passe gse-web.online) est public — vous pouvez y rejouer tous les exemples.

1Le WMS en 2 minutes

WMS = Warehouse Management System, la gestion d'entrepôt. C'est le module qui sait, à tout instant, quoi est stocké, où (magasin, emplacement), en quelle quantité, dans quel lot et jusqu'à quelle date, et à quel coût — et qui trace chaque entrée, sortie, transfert, comptage et préparation dans un journal qu'on ne réécrit jamais. C'est le socle : le module achats (PMS) y fait entrer la marchandise, le module commandes clients (OMS) lui confie des bons à préparer, le SRM lui donne les prix d'entrée.

L'analogie simple Le livre de comptes d'un notaire : on n'y efface jamais une ligne. Une erreur se corrige en ajoutant une ligne qui la compense, et le solde n'est que la somme des lignes. Dans GSE-Web, le stock d'un produit n'est pas un chiffre qu'on modifie : c'est la somme de ses lignes de stock (magasin × emplacement × lot), et chaque variation est un mouvement daté, signé, conservé.

❌ Avant (sans WMS)

  • Le tableur dit 20, le rayon dit 11, et personne ne sait où sont passées les 9 autres.
  • Le préparateur part avec une liste papier ; deux collègues servent le même bon sans le savoir.
  • La date limite est dans un coin du tableur : le produit périmé se découvre au moment de le sortir.
  • L'inventaire annuel bloque l'entrepôt deux jours et se termine par des « ajustements » que personne n'explique.

✅ Après (avec WMS)

  • Chaque ligne de stock porte son magasin, son emplacement, son lot et sa DLC ; le total n'est que la somme, et le journal explique chaque écart.
  • Un bon de mouvement se prend en charge à une seule personne à la fois ; la préparation écrit le stock, la livraison consigne la remise.
  • Les sorties partent en FEFO (ce qui périme en premier sort en premier) ; la Surveillance DLC et un récapitulatif quotidien préviennent avant la péremption.
  • Les comptages sont des campagnes par magasin ou par zone ; l'écart est calculé par le serveur à la date du comptage, et l'ajustement crée un mouvement tracé.
Où le trouver dans l'application ? Dans le menu latéral, la section WMS regroupe l'essentiel :
📋 Liste des produits 📥 Réceptions 🗂️ Projets et bons 🔄 Mouvements 🔁 Synchronisation 🧪 Lots 👥 Tiers 🏬 Magasins 📦 Inventaires ⏳ Surveillance DLC 📤 Exports 🖼️ Images en masse
Plusieurs entrées se déplient : Projets et bons (Projets, Créer un bon, Vagues, Traiter un bon, Gestion des bons, Expéditions, Duplication des bons), Mouvements (Réceptions, Expéditions — les deux journaux), Lots (Gestion des lots, Gestion des produits par lot, Suivi des lots), Magasins (Liste des magasins, Emplacements, Transferts), Inventaires (Créer un inventaire, Lister les inventaires), Tiers (Fournisseurs, Clients). Hors section mais indissociables : le Tableau de Bord, Analytics Stock IA, et dans la section ADMIN le Journal d'audit, les Impressions d'étiquettes et l'Import des données de stock. Le titre de la section porte, replié, un badge orange « n bons à traiter » ; l'entrée Surveillance DLC un badge rouge (DLC dépassées) ou orange (proches).

La section apparaît dès que l'utilisateur possède un droit du domaine, par exemple EDIT_PRODUCTS (édition des produits), EDIT_RECEIPTS / EDIT_ISSUES (entrées / sorties), EDIT_WAREHOUSES (magasins), EDIT_INVENTORIES (inventaires), EDIT_REPORTS (rapports et exports), VIEW_ALL_MOVEMENT_ORDERS / EDIT_ALL_MOVEMENT_ORDERS (tous les bons) ou leurs variantes « mes projets seulement », EDIT_MOVEMENT_ORDER_STATUS, PLAN_MOVEMENT_ORDERS (vagues et préparateurs), PRINT_MOVEMENT_ORDERS, LOT_QUALITY_CONTROL et LOT_REINTEGRATION (lots), WAREHOUSES_RESTRICTED (périmètre de magasins), RESOLVE_OFFLINE_HOLDS (dépôts hors ligne). L'écran des droits affiche pour chacun son libellé complet.

Disponibilité : le WMS est le cœur du produit — produits et stock sont présents dans toutes les organisations et tous les forfaits ; les bons de mouvement, les projets et le contrôle qualité des lots sont des modules activés pour l'organisation.

2Glossaire pour non-initiés

Les termes dans l'ordre où tu les rencontreras, chacun illustré par une donnée réelle de la base démo (relevée le 05/09/2026 — la base est partagée, un autre visiteur a pu la faire évoluer).

Produit / référence
La fiche du catalogue : une référence unique, un ou plusieurs codes-barres, une unité, une classification à trois axes indépendants (catégorie, sous-catégorie, famille), des attributs (taille, couleur, volume, poids…), des photos, un historique de prix. 222 produits actifs, 36 catégories : [MEDIC] Efferalgan Paracétamol 1 g (réf. EFFERALGAN-1G, code-barres 3400935291783), [ACC] Coffret d'outils de mécanicien FACOM 22 pièces.
Drapeaux figés (périssable, contrôle qualité)
« Périssable » et « Contrôle qualité » ne se modifient plus dès que le produit porte une ligne de stock — même à zéro, même pour un administrateur. La fiche affiche les cases cadenassées avec la raison : changer la nature d'un produit qui a déjà vécu fausserait tout son historique. Toutes les fiches de la démo ont du stock : les cadenas sont visibles partout, EFFERALGAN-1G compris.
Ligne de stock
Le vrai grain du stock : produit × magasin × emplacement × lot. Ce qui crée une nouvelle ligne : un autre magasin, un autre emplacement, un autre lot (donc une autre DLC). Le « stock total » n'est que la somme des lignes. DOLIPRANE 1G : 81 unités = 4 lignes (Réserve Médicale 5 + Cross-Dock 10 + Allée A 43 + Réserve Médicale 23), sur 2 magasins et 4 DLC.
Magasin
Un espace physique de stockage, rattaché à au plus un projet (chantier). Il porte des emplacements, éventuellement des zones, et peut être mis « en inventaire » (aucun mouvement pendant le comptage). 12 magasins : Magasin PRINCIPAL (MAG-2), [MEDICAMENTS] - P8, [ALIMENTATION] - P2, [STOCK PIÈCES] - P10, [INFORMATIQUE] - P5, [TÉLÉPHONIE] - P11…
Emplacement
Une vraie entité de la v3 (l'ancienne version n'avait qu'un texte libre) : code unique dans le magasin, nom, notes, dimensions, et des quotas de stockage par produit qui alimentent une jauge d'occupation. Un emplacement ne s'archive que vide. 61 emplacements : Armoire Pharmacie et Réserve Médicale ([MEDICAMENTS]), Réserve Froide, Zone Alimentaire, Allée A - Rack 1, Bac B01 ([ALIMENTATION]), Rack Accessoires 1 / 2, Cross-Dock. Aucun quota n'est encore posé : les jauges affichent « non configurée ».
Zone de stockage
Un regroupement d'emplacements d'un même magasin, utilisé pour lire l'occupation par zone et pour les campagnes d'inventaire tournant. Aucune zone en base démo : crée-en une (« Zone froide » = Réserve Froide + Zone Alimentaire) si tu veux montrer l'inventaire tournant.
Mouvement (le journal)
Un événement daté et signé : réception, sortie, transfert (deux événements liés), ajustement, comptage. Un mouvement ne se modifie ni ne se supprime — une erreur se corrige par un mouvement compensatoire, qui reste lié à l'original. Chaque mouvement peut porter une pièce jointe (image ou PDF, 10 Mo). 861 mouvements : tous des réceptions de la reprise de données du 19/08/2026. Aucune sortie, aucun transfert, aucune correction : c'est à toi de faire les premiers en direct.
CUMP
Coût unitaire moyen pondéré : la méthode de valorisation de l'organisation (FIFO possible en réglage). Recalculé côté serveur à chaque réception, jamais aux sorties ; la valeur d'une ligne = quantité × coût. Réglage de la démo : CUMP. Coffret FACOM : 141 unités à 103,90 € = 14 650,01 €. Doliprane : 57,16 € au PRINCIPAL, 67,07 € aux MEDICAMENTS — deux CUMP, parce que deux historiques d'achat.
Lot
Un numéro unique dans l'organisation, rattaché à un seul produit, qui porte la DLC et un statut : À contrôler, Libéré, Rejeté, avec l'historique de ses changements. Les stocks datés repris de l'ancienne version ont reçu un lot DLC-<date>-<référence>. 82 lots, tous libérés : DLC-2026-11-05-EFFERALGAN-1G (22 unités), DLC-2026-04-10-EFFERALGAN-1G (1 unité, dépassé).
DLC / FEFO
La date limite est portée par le lot. À la sortie, le lot qui périme en premier part en premier (First Expired, First Out) ; un lot non libéré n'est jamais servi. Le seuil « proche de la péremption » est un réglage de l'organisation. Seuil de la démo : 30 jours. 33 lots dépassés, 7 proches, 42 corrects. COCA-COLA-33-P24 : 3 lots (06/04/2026, 01/05/2026, 13/10/2026).
Réservation et disponible
À la confirmation d'un bon, le stock existant est réservé pour lui ; disponible = physique − réservé. La confirmation ne bloque jamais sur un manque : elle réserve ce qui existe. Les réservations sont libérées à l'annulation ou à la clôture. Crée un bon sur le coffret FACOM (141 en stock) et confirme-le : la fiche montre « Réservé » et « Dispo ».
Bon de mouvement
L'ordre de préparation (sortie), de réception (entrée) ou de transfert, rattaché à un projet, un magasin et un tiers. En v3, le numéro est BM-AAAA-NNNNN, tiré d'une séquence atomique par année ; les bons repris de l'ancienne version gardent leur numéro P<projet>-AAAA-NNNNN. 36 bons : P110-2026-00011 (à traiter, Nice), P100-2026-00009 (en cours, Paris), P50-2025-00011 (livré partiel, Lyon), P110-2025-00036 (livré, Nice).
Les statuts d'un bon
À traiter → En cours → Préparé / Préparé partiel → Livré / Livré partiel → Clôturé (et Annulé avant toute préparation). Les libellés se personnalisent par organisation ; les codes, eux, sont stables. 6 à traiter, 13 en cours, 4 livrés partiels, 6 livrés, 7 annulés.
Les 3 gestes : préparer, livrer, clôturer
Préparer écrit le stock (une sortie par ligne servie), le statut Préparé / Préparé partiel est calculé. Livrer consigne une preuve de remise (« Retiré par », obligatoire) et n'écrit aucun stock. Clôturer est terminal et libère les réservations restantes. P50-2025-00011 : retiré par « M. Pierre MORVAN - DSI Rhône » le 10/10/2025.
Prise en charge
Un bon (ou une réception) ne se prépare qu'à une personne à la fois. Le nom du détenteur s'affiche ; reprendre un bon tenu par un autre est possible, explicite et tracé ; il n'y a pas d'expiration automatique. Ouvre P110-2026-00011 dans deux navigateurs : le second voit qui le tient.
Reliquat -R1, -R2
Après une préparation partielle, un bon enfant porte les quantités non servies (demandé − servi). Le rang repart toujours du bon d'origine : jamais de -R1-R1. P100-2026-00009 (Kaeser : 25 demandés, 10 servis) → P100-2026-00009-R1 (15 + 1).
Retour de chantier
Une quantité revenue d'un bon livré, ré-entrée en stock au coût de la ligne ; servi et retourné restent séparés, le net livré est calculé. Le bon repasse « Livré partiel » si nécessaire. À faire en direct sur P110-2025-00036 (livré).
Campagne d'inventaire, inventaire tournant
Un comptage par magasin (ou par zone), qui passe par Ouvert → En analyse → Clôturé. L'écart est calculé par le serveur à la date du comptage ; l'ajustement se fait « au réel » (mouvements créés) ou « en base » (sans mouvement). L'inventaire tournant planifie les zones à compter selon une cadence. T1 - 2026 (clôturé, [ALIMENTATION], 42 lignes comptées) et T2 - 2026 (ouvert, [LOCATION] - P7, rien de compté encore).
Seuils et statut de rupture
Trois seuils par produit (limite de commande par magasin, limite stock général, limite de commande maximum) et un statut recalculé à chaque lecture : Rupture, À commander, Pris en compte, En stock. C'est l'entrée du module achats (voir le guide PMS). EFFERALGAN-1G : limite de commande 12, limite stock général 15. 2 produits en rupture, 22 à commander.

3Comment les données s'emboîtent

Du haut vers le bas : l'organisation, ses projets, leurs magasins, les zones et emplacements, et enfin la ligne de stock. Le produit et le lot sont les deux fils qui traversent tout.

🏢 OrganisationRéglages d'inventaire : méthode de valorisation (CUMP en démo), délai d'alerte de péremption (30 jours), contrôle qualité des lots
🏗️ Projet (chantier)P20 — regroupe des magasins ; un magasin appartient à un seul projet ; ouvert ou clôturé
🏬 MagasinMagasin [ALIMENTATION] - P2 — code MAG-5, indicateur « en inventaire »
🗺️ Zone de stockageOptionnelle : « Zone froide » (à créer en démo) — cadence d'inventaire tournant, lecture de l'occupation
📍 EmplacementRéserve Froide — code, notes, dimensions, quotas par produit, jauge = moyenne des taux de remplissage, dernier produit sorti si vide
📦 Ligne de stockCOCA-COLA-33-P24 × lot DLC-2026-05-01 × 12 unités à 18,13 € — le grain réel du stock

Et autour de cet arbre, 7 satellites

  • Produit — la fiche, ses seuils, ses drapeaux figés, ses fournisseurs liés, ses prix historisés, ses photos et attributs.
  • Lot — DLC, statut, historique des changements, inspections qualité quand le module Qualité est actif.
  • Journal des mouvements — chaque événement, sa pièce jointe, son auteur, son lien vers le bon, la commande ou le comptage qui l'a produit.
  • Bons de mouvement, réservations, expéditions, reliquats — le module Bons de mouvement, qui écrit dans le stock par la préparation.
  • Campagnes de comptage — lignes datées, écarts, ajustements.
  • Alertes — ruptures, péremptions, bons à traiter, dépôts hors ligne ; dédupliquées par épisode (une alerte ne se répète que si la cause disparaît puis revient).
  • Journal d'audit — qui a fait quoi, quand, depuis quel canal (application, API, assistant IA, tâche planifiée).
La phrase à retenir Un projet contient des magasins, un magasin des zones et des emplacements, un emplacement des lignes de stock ; le produit et le lot traversent tout — et rien ne bouge sans un mouvement daté et signé.

4Visite guidée écran par écran

Dans l'ordre pédagogique : le produit et son stock, l'organisation physique, ce qui entre et sort, les bons, les comptages, les lots, puis les écrans transverses. Pour chaque écran : à quoi il sert, comment il marche, la subtilité à mentionner, et les données démo sur lesquelles t'appuyer.

4.1 — « Liste des produits » et la fiche produit (la porte d'entrée)

À quoi ça sert : retrouver un produit (référence, libellé, code-barres ou scan), voir son stock total et ses lignes, ses seuils, son statut de rupture, et saisir une entrée ou une sortie simple.

Comment ça marche :

  1. Recherche ou scan ; filtres par catégorie, magasin, « en stock seulement ».
  2. La fiche : stock total et par magasin, puis les lignes (magasin, emplacement, lot, DLC, quantité, coût), les seuils de commande, les codes-barres, les fournisseurs liés (l'un par défaut), les photos, les attributs, l'historique des prix.
  3. Boutons Entrée / Sortie : quantité et magasin obligatoires, emplacement, prix d'achat, DLC obligatoire si périssable, numéro de lot fournisseur, numéro de bon de livraison, note, photo. Le mode saisie en lot (scan à la chaîne) empile jusqu'à 200 lignes et les envoie d'un coup.
Subtilité anti-erreur à mentionner Un stock ne devient jamais négatif (la base le refuse). Un produit sous contrôle qualité exige un lot à l'entrée. Et les cases « périssable » / « contrôle qualité » sont cadenassées dès qu'il y a du stock — l'application affiche la raison plutôt que d'ignorer le clic.

Avec les données démo : EFFERALGAN-1G — 23 unités au magasin [MEDICAMENTS] - P8, deux lignes : 1 unité en Armoire Pharmacie (lot du 10/04/2026, dépassé) et 22 en Réserve Médicale (lot du 05/11/2026). DOLIPRANE 1G — 81 unités, 4 lignes sur 2 magasins, 4 DLC, 2 CUMP différents.

4.2 — « Magasins » : Liste des magasins, Emplacements, zones (l'organisation physique)

À quoi ça sert : décrire l'entrepôt tel qu'il est — magasins, zones, emplacements — et savoir quel casier déborde et lequel est libre.

Comment ça marche :

  1. Liste des magasins : une carte par magasin avec quantité, valeur, nombre de références, photo, projet, indicateur « en inventaire ».
  2. Emplacements (« Gestion des emplacements ») : recherche par code ou par produit (référence, libellé, code-barres, scan), filtre « vides uniquement », tris « les plus remplis d'abord » / « les moins remplis », groupement par zone, bouton Gérer les zones.
  3. Par emplacement : la jauge d'occupation (ou « Jauge non configurée »), les produits sous quota et leur taux, « Dépassement » le cas échéant, les produits hors quota, et pour un emplacement vide « Dernier produit sorti : … ».
  4. Désigner un produit ouvre « Quota de stockage — {produit} » : la quantité maximale de ce produit à cet emplacement (avec, pour information, le seuil de commande maximum du produit).
  5. Nouvel emplacement, modifier, supprimer (= archiver, refusé s'il reste du stock).
Subtilité anti-erreur à mentionner La jauge est la moyenne des taux de remplissage des produits désignés (vis 450/500 et écrous 130/200 → 77,5 %), jamais une somme d'unités incomparables — « une vis n'est pas un bidon de 20 litres ». Et un quota est un repère de rangement, pas un verrou : un mouvement qui le dépasse n'est pas bloqué, le dépassement se voit.

Avec les données démo : 61 emplacements, aucun quota posé. Pose-en un en direct sur Réserve Froide ([ALIMENTATION] - P2) pour le Coca-Cola (quota 20, stock 12 → 60 %) : la jauge apparaît immédiatement. Cross-Dock existe dans plusieurs magasins.

4.3 — « Réceptions » et « Mouvements » (ce qui entre, ce qui sort)

À quoi ça sert : réceptionner une commande fournisseur, et relire tout ce qui est entré ou sorti, avec qui, quand, pourquoi.

Comment ça marche :

  1. Réceptions → Faire une réception ouvre le Bon de Réception (tactile ou PDA) : la réception d'une commande fournisseur du module achats, décrite dans le guide PMS. Son effet WMS : une entrée par ligne et par lot, au prix de la ligne, donc dans le CUMP. Liste des réceptions en donne le suivi.
  2. Mouvements → Réceptions / Expéditions : les deux journaux, filtrables par période, magasin, produit, auteur ; chaque ligne montre sa pièce jointe, son lien vers le bon, la commande ou le comptage d'origine, et propose la correction compensatoire.
  3. La réintégration d'une sortie faite pour contrôle qualité est un geste dédié, plafonné à la quantité sortie.
La règle à énoncer pendant la démo La correction ne modifie jamais l'original : elle ajoute un mouvement lié, de sens inverse. Le journal reste intègre, l'historique reste lisible, et le stock est juste.

Avec les données démo : 861 mouvements, tous des réceptions de la reprise du 19/08/2026. Fais une sortie de 2 coffrets FACOM depuis la fiche, puis corrige-la : les deux lignes apparaissent dans le journal, liées.

4.4 — « Transferts » (déplacer sans consommer)

À quoi ça sert : déplacer du stock d'un magasin à un autre, ou d'un emplacement à un autre du même magasin, sans passer par une sortie et une entrée.

  1. Magasin de départ, magasin d'arrivée (le même est permis : réorganisation d'emplacements), lignes, validation.
  2. Le serveur écrit deux événements liés (sortie de transfert, entrée de transfert) dans la même transaction ; la Liste des transferts les regroupe avec départ, arrivée, auteur, produit, période.
Subtilité anti-erreur à mentionner Un lot « À contrôler » ou « Rejeté » ne sort pas, mais il se transfère : son statut voyage avec lui (on déplace un lot bloqué vers une zone de rebut sans le libérer). Un magasin en inventaire refuse tout transfert.

Avec les données démo : aucun transfert en base ; transfère 5 Doliprane du Cross-Dock du PRINCIPAL vers Allée A, puis montre la Liste des transferts.

4.5 — « Projets et bons » (le cœur opérationnel)

Projets

Un projet (chantier) porte un numéro, un chargé d'affaire, une cadence d'inventaire, et ses magasins (un magasin = un projet). Il s'ouvre, se clôture, se duplique ; il ne se supprime pas tant qu'un magasin lui est lié. Base démo : 7 projets ouverts, P20 à P110.

Créer un bon

Trois onglets. Infos : projet (obligatoire — c'est lui qui permet de valoriser les sorties par chantier), magasin, client / tiers, type de travaux, adresse de livraison, date d'enlèvement. Produits : par ligne « Stock / Réservé / Dispo », alerte si le disponible ne couvre pas la demande. Récapitulatif. Le bon naît en brouillon (« À traiter »), puis se confirme.

Dans le flux logistique complet, le bon n'est pas toujours saisi à la main : la validation d'une commande client du portail (module OMS) en génère un automatiquement, dans la même transaction que la validation. Sa nomenclature est celle de tous les bons — un numéro BM-AAAA-NNNNN tiré de la même séquence —, avec le tiers du client, le projet et le magasin du catalogue, l'adresse et la date souhaitée repris de la commande, et une note OMS CMD-AAAA-NNNNN qui rappelle la commande d'origine ; la colonne « OMS » de Gestion des bons affiche ce numéro de commande. Il se prépare, se livre et se clôture exactement comme un bon saisi (voir le guide OMS).

Confirmer : réserver ce qui existe

La confirmation réserve le stock réellement présent et ne bloque jamais sur un manque ; le bon passe « À traiter », les abonnés à l'alerte « bon à traiter » et le préparateur planifié sont notifiés.

Vagues

Planifier une date et attribuer un préparateur, en masse ; compteurs « non planifiés » et « sans préparateur ». Planifier n'est pas prendre en charge : la prise en charge se fait à l'ouverture du bon.

Traiter un bon (F1 → F6)

  1. F1 — la liste : filtre « À traiter » par défaut, indicateur de disponibilité (vert : couvert ; rouge : insuffisant), nom du détenteur si un collègue tient déjà le bon. Ouvrir un bon = le prendre en charge ; s'il est tenu, l'application propose de le reprendre — explicitement.
  2. F2 — les informations : client, adresse, date, magasin de préparation, quantités demandées / servies / restantes.
  3. F3 — les emplacements : les produits regroupés par emplacement, badges préparé / demandé, palettes P1, P2, P3.
  4. F4 — les produits d'un emplacement : photo, référence, demandé, disponible, palette.
  5. F5 — la quantité : « quantité à préparer » plafonnée au disponible, sauvegarde locale, palette pré-sélectionnée.
  6. F6 — la validation : le serveur écrit les sorties, calcule Préparé ou Préparé partiel, et crée le reliquat automatiquement si une ligne n'est pas complète. Un partiel reste re-servable sans déblocage.

Depuis F1 : Marquer comme livré ouvre « Retiré par » (obligatoire) → Livré / Livré partiel, sans écrire de stock. Puis Clôturer.

Gestion des bons, Expéditions, Duplication

Gestion des bons : le tableau complet (numéro, OMS, émetteur, commune, date, « Pris en compte par », statut), filtres par projet, statut, période ; dupliquer ; Enregistrer retour chantier sur un bon livré ; suppression refusée pour un reliquat ou un bon qui en a produit un. Expéditions : regrouper des bons préparés en une expédition EXP-AAAA-NNNNN (Brouillon → Préparée → Partie) ; au départ, une case décochée par défaut propose de passer les bons rattachés en Livré, « Retiré par » = numéro d'expédition ; étiquettes imprimables. Documents (droit d'impression) : Support de Préparation, Support d'Expédition, Document Palette.

La règle à énoncer pendant la démo C'est la préparation qui écrit le stock. Livrer et expédier ne créent aucun mouvement : ils consignent une preuve de remise, nominative et datée. Et un statut partiel n'est pas une impasse : on re-sert le bon, ou son reliquat, sans rien débloquer.

Avec les données démo : 36 bons. À traiter : P110-2026-00011 (Nice, Samsung S9 × 12, Huawei Watch × 5). En cours : P100-2026-00009 (Paris, Kaeser 25 demandés / 10 servis, bloc Sigma 15/15, Excellence 5/4) et son reliquat P100-2026-00009-R1 ; P20-2025-00005 (Pessac, entièrement servi : à livrer puis clôturer). Livré partiel : P50-2025-00011 (Lyon, retiré par M. Pierre MORVAN - DSI Rhône le 10/10/2025). Livré : P110-2025-00036 (Nice, Mme Lucia FERRARI, 13/09/2025). Aucune expédition groupée encore.

4.6 — « Inventaires » : Créer, Lister, Analyser, Inventaire tournant

À quoi ça sert : compter sans arrêter l'entrepôt deux jours : une campagne par magasin ou par zone, des écarts calculés par le serveur, un ajustement tracé.

  1. Créer un inventaire : nom, magasin, périmètre optionnel (zone) → Ouvert. Saisie par scan (tactile ou PDA) ; chaque ligne est datée.
  2. « Analyse de l'inventaire » : quantité en base, quantité réelle, écart ; filtres (avec ou sans DLC), tri « écarts en premier ».
  3. Ajuster au réel crée les entrées et sorties d'écart (irréversible, précédé d'un avertissement explicite pour la validation totale) ; Ajuster en base corrige sans mouvement. Puis Clôturer ; réouverture possible ; export Excel.
  4. « Inventaire tournant » : les zones à compter selon leur cadence — à jour, bientôt dû, en retard, en cours — et une tuile sur le tableau de bord.
Subtilité anti-erreur à mentionner L'écart est calculé au stock à la date du comptage, pas au stock du moment où tu regardes : un mouvement saisi entre les deux ne fausse pas l'analyse. Un magasin en inventaire refuse les mouvements ; une campagne ne se supprime qu'ouverte.

Avec les données démo : T1 - 2026 ([ALIMENTATION], clôturé, 42 lignes comptées, écarts visibles en analyse) et T2 - 2026 ([LOCATION] - P7, ouvert, rien de compté : scanne deux produits pour montrer l'écart apparaître).

4.7 — « Lots » : Gestion des lots, produits par lot, Suivi & vieillissement

Fonctionnalité à activer Le contrôle qualité des lots n'est pas actif par défaut : il s'active dans Paramètres → Gestion avancée de la qualité et des lots, par l'interrupteur Activer la gestion qualité et lots. Tant qu'il est désactivé, la section Lots n'apparaît pas au menu ; une fois actif, chaque produit marqué « soumis au contrôle qualité » exige un numéro de lot à chaque entrée, et les lots existants sont conservés si l'on désactive plus tard.

À quoi ça sert : savoir d'où vient chaque lot, où il est, dans quel état, et où il est parti — la traçabilité qu'un auditeur ou un rappel exige.

  1. Gestion des lots : créer un lot, changer son statut (À contrôler / Libéré / Rejeté, sous droit dédié), lire son historique.
  2. « Liste des produits par lot » : lot GSE, lot fournisseur, lots de réception, statut, fournisseur, DLC, magasin, emplacement, quantité — avec entrée / sortie depuis la ligne.
  3. « Suivi & vieillissement des lots » : indicateurs (lots actifs, à contrôler, DLC proches, valeur immobilisée — un coût inconnu est exclu du total, jamais compté zéro).
  4. La fiche de vie d'un lot (amont, contrôles, statuts, stock, aval) et le rappel de lot : « où est partie la marchandise », exportable.
La règle à énoncer pendant la démo Un lot rejeté ne sort jamais ; un lot à contrôler ne sort qu'en « sortie pour contrôle », sous droit dédié et avec note automatique. Les deux se transfèrent et se réceptionnent.

Avec les données démo : 82 lots, tous libérés (les stocks datés repris ont reçu un lot DLC-<date>-<référence>). Passe DLC-2026-04-10-EFFERALGAN-1G (1 unité, dépassé) en « Rejeté » et montre qu'il n'est plus proposé à la sortie.

4.8 — « Surveillance DLC »

Trois statuts : Dépassée, Proche (seuil de l'organisation, 30 jours en démo), Correcte ; filtres par statut et magasin, tris, bouton Sortir qui ouvre le retrait, export Excel. Chaque matin, entre 7 h et 8 h dans le fuseau de l'organisation, les abonnés reçoivent un seul récapitulatif des lots proches ou dépassés (une ligne par produit et DLC) ; les notifications dans l'application restent par lot, donc cliquables. Base démo : 33 lots dépassés, 7 proches — le badge du menu est rouge.

4.9 — « Exports »

« Export des données de stock » : l'inventaire (instantané, filtres par statut qualité et statut de rupture, produits périmés inclus ou non, colonnes à la carte), les réceptions et les expéditions sur une période. CSV ou XLSX, générés dans l'application depuis les données servies par le serveur. Droit EDIT_REPORTS.

4.10 — « Synchronisation » (le hors ligne)

Le principe : prendre en ligne (prise en charge exclusive et téléchargement), exécuter hors ligne, confirmer en ligne. Sur le terrain, chaque saisie — entrée, sortie, transfert, ligne de comptage, création de lot, d'emplacement, de produit ou de tiers — est mise en file d'attente sur l'appareil, isolée par compte, avec un stock prévisionnel local (« stock connu au… », « dernière saisie locale à… »). La sortie FEFO se calcule hors ligne ; une réception ou un bon pris en charge avant de partir s'exécute hors ligne et se confirme au retour.

L'écran : quatre onglets — À envoyer (la file de l'appareil), À traiter équipe (les saisies que le serveur n'a pas pu appliquer : stock insuffisant, produit archivé entre-temps… elles sont déposées et visibles de toute l'équipe, jamais perdues, jamais appliquées de force), Conflits, Historique. Régler un dépôt (appliquer, convertir en comptage, abandonner avec motif) demande le droit « Traiter les dépôts hors ligne ». Rien n'est invisible à l'équipe.

Ce qui reste en ligne : confirmer un bon, valider une commande, tout ce qui engage un tiers. L'ancien « mode hors ligne » des paramètres devient « Stock local, sans compte » : un cache de consultation, pas une saisie différée.

4.11 — Hors de la section WMS, mais indispensables

  • Journal d'audit (section ADMIN) : chaque écriture et chaque refus, avec l'acteur, l'heure, le canal (application, API, assistant IA, tâche planifiée) ; filtres, export ; conservé 400 jours ; scellé chaque jour. Ce que tu viens de faire en démo y est déjà.
  • Impressions d'étiquettes : étiquettes produits et emplacements (code-barres, QR), planches A4 ou rouleau thermique, impression en masse ; l'étiquette d'emplacement se lit au téléphone.
  • Import des données de stock : trame publiée, essai à blanc par défaut, prévisualisation cellule par cellule avec une couleur par cellule, créations automatiques annoncées avant d'écrire.
  • Images en masse : associer des photos à des produits par lot.
  • Tiers : fournisseurs et clients dans un annuaire unifié (14 fournisseurs, 11 clients en démo, plus les fiches clients techniques créées par le portail OMS, masquées).
  • Tableau de Bord et Analytics Stock IA : indicateurs de stock et de valeur, ruptures, DLC, bons à traiter, inventaires tournants, tendances. Deux cartes (« Retours de chantier », « Délai d'expédition ») affichent « — » tant qu'elles n'ont pas de source : ne les présente pas comme des indicateurs.

5Réserver, préparer, livrer, clôturer : pas à pas

Le mécanisme central du WMS, c'est le chemin d'un bon de mouvement jusqu'aux lignes de stock. Quatre gestes, trois exemples chiffrés tirés de la base démo.

1. Confirmer
Réserver
ce qui existe, sans bloquer
→
2. Préparer
Écrire le stock
une sortie par ligne servie
→
3. Livrer
Prouver la remise
« Retiré par », aucun stock
→
4. Clôturer
Libérer
les réservations restantes

Exemple n° 1 — préparation partielle et reliquat (P100-2026-00009)

Bon de sortie du projet P100, magasin [STOCK PIÈCES] - P10, livraison à Paris. Trois lignes : KAESER-REFROIDISSEUR-AIR 25 demandés, KAESER-BLOC-COMMANDE-SIGMA-2 15, EXCELLENCE 5.

  1. Confirmation : les réservations sont posées sur ce qui existe ; le disponible de ces trois produits baisse d'autant pour les autres bons.
  2. Préparation (F5 → F6) : 10 refroidisseurs, 15 blocs, 4 Excellence. Le serveur écrit trois sorties, calcule Préparé partiel (deux lignes incomplètes) et crée le reliquat P100-2026-00009-R1 avec 15 refroidisseurs et 1 Excellence — exactement demandé − servi.
  3. Suite : le bon d'origine reste re-servable si la marchandise arrive ; le reliquat se prépare comme n'importe quel bon. Un reliquat de reliquat s'appellerait -R2, jamais -R1-R1.

Chiffres à donner : « 3 lignes, 1 session de préparation, 3 mouvements, 1 reliquat, 0 calcul à la main ».

Exemple n° 2 — FEFO sur un périssable (DOLIPRANE 1G, Magasin PRINCIPAL)

Au PRINCIPAL, le Doliprane a deux lignes : lot du 30/09/2026, 10 unités au Cross-Dock ; lot du 07/12/2026, 43 unités en Allée A. Sortie de 15 unités :

Exemple n° 3 — livraison, retour de chantier, clôture (P20-2025-00005)

Bon du projet P20, magasin [ALIMENTATION] - P2, livraison à Pessac : Saint-Émilion 8/8, Badoit 12/12, pain burger 3/3 — entièrement servi, encore « En cours ».

  1. Marquer comme livré, « Retiré par : M. Jean-Pierre VIGNEAU » → Livré. Aucun mouvement de stock : les sorties ont été écrites à la préparation.
  2. Enregistrer retour chantier : 2 packs de Badoit reviennent → une réception au coût de la ligne ; servi reste 12, retourné 2, net livré 10 ; le bon repasse Livré partiel.
  3. Clôturer : terminal ; les réservations résiduelles sont libérées, le bon n'est plus modifiable.
Les 2 règles d'or à retenir (questions pièges classiques) 1️⃣ La préparation écrit le stock ; la livraison et l'expédition ne font que consigner une preuve de remise. (Une ancienne FAQ du site disait l'inverse : ne plus le dire.)
2️⃣ Le journal ne se réécrit jamais et le stock n'est jamais négatif : une erreur se corrige par un mouvement compensatoire, un manque se voit, il ne se cache pas.

6Quelle ligne de stock sort en premier ? La règle FEFO

DLC la plus proche d'abord  puis, à DLC égale ou sans DLC,  la plus grosse quantité d'abord

Périmètre « utilisable » : les lignes sans lot, ou dont le lot est Libéré. À contrôler et Rejeté sont exclus des sorties, jamais des transferts. Un lot précisé par l'utilisateur restreint le plan à ce lot. Ce qui n'est pas couvert est refusé, jamais tronqué.

Le même calcul sert à la disponibilité (confirmation d'un bon) et à l'allocation (préparation) : même périmètre, même réponse.

Illustrations avec les données démo

SituationLignes candidatesOrdre retenuRésultat
Doliprane, PRINCIPAL, sortie de 1530/09/2026 × 10 · 07/12/2026 × 43DLC croissante10 + 5
Doliprane, PRINCIPAL, lot du 30/09 « À contrôler », sortie de 1507/12/2026 × 43 seulementlot bloqué exclu15 sur le 07/12
Coffret FACOM (sans lot), sortie de 20Rack Accessoires 2 × 87 · Rack Accessoires 1 × 52 · Cross-Dock × 2plus grosse quantité20 sur Rack Accessoires 2
Efferalgan, lot du 05/11 demandé explicitement, sortie de 30lot du 05/11 × 22lot imposérefus : 22 < 30, aucun complément sur un autre lot
Transfert du lot Efferalgan du 10/04 (rejeté) vers un emplacement « Rebut »—transfert autoriséle statut voyage avec le lot
Bon : 20 demandés, 8 disponibles—préparation partielle8 servis, Préparé partiel, reliquat 12
Comment le vendre en une phrase « Vos magasiniers ne choisissent plus quel lot sortir : l'application sert d'abord ce qui périme en premier, ne touche jamais à un lot bloqué, et vous dit franchement quand il manque quelque chose — sans jamais inventer de stock. »

7Le lien avec les modules voisins

Le WMS est le socle : les autres modules lui écrivent par des mouvements ou le lisent — jamais l'inverse. Le module achats n'écrit jamais de stock lui-même ; le module commandes clients crée des bons, il ne prépare pas.

ÉtapeModuleCe que fait le WMSExemple démo
Réception d'une commande fournisseurPMS → WMSUne entrée par ligne et par lot, au prix de la ligne → CUMP ; statut de rupture recalculé.CF-2026-001 (1664, Thé Vert) à réceptionner
Seuils et rupturesWMS → PMSPorte les seuils produit × magasin et sert le tableau des ruptures au module achats.Efferalgan : limites 12 / 15
Commande client validéeOMS → WMSUn bon de sortie est créé dans la même transaction que la validation, sur le projet et le magasin du catalogue ; colonne « OMS » dans Gestion des bons.Catalogue « alimentation » (guide OMS)
Prix négociéSRM → WMSLe prix net de la ligne de commande devient le coût d'entrée ; la facture ne re-valorise jamais le stock.Doliprane : deux CUMP, deux histoires d'achat
Contrôle qualitéQualité ↔ WMSLot obligatoire à l'entrée d'un produit contrôlé ; inspection = quarantaine ; le verdict libère ou rejette.Lot Efferalgan du 10/04 passé en Rejeté
AlertesWMS → NotificationsRuptures (en minutes), péremptions (récapitulatif quotidien), bons à traiter, dépôts hors ligne ; dédupliquées par épisode.Badge rouge de Surveillance DLC
TraçabilitéWMS → AuditChaque écriture et chaque refus journalisés, assistant IA compris.Journal d'audit après la démo
Formation (lycées)Formation → WMSUn magasin d'exercice par séance, supprimable en bloc — hors périmètre de ce guide.—

8Le workflow complet en 12 étapes

De la mise en place à l'exploitation quotidienne. Un petit client pressé ne fait que les étapes 1, 4, 5 et 7.

  1. Créer le référentielFiches produit, ou import de masse avec essai à blanc et prévisualisation cellule par cellule.
  2. Décrire l'entrepôtProjet, magasins, zones, emplacements, quotas par produit.
  3. Imprimer les étiquettesProduits et emplacements (code-barres, QR lisible au téléphone).
  4. RéceptionnerEntrée simple depuis la fiche, ou réception d'une commande fournisseur — lot et DLC pour un périssable.
  5. Créer un bon de mouvement et le confirmerLe stock existant est réservé, sans jamais bloquer.
  6. PlanifierVague de préparation, préparateur attribué.
  7. Prendre en charge et préparer (F1 → F6)FEFO, partiel possible, reliquat automatique — c'est ici que le stock s'écrit.
  8. Livrer ou expédier« Retiré par », ou regroupement en expédition et départ.
  9. Enregistrer les retours de chantierRé-entrée au coût de la ligne, net livré recalculé.
  10. ClôturerRéservations libérées, bon figé.
  11. CompterCampagne par magasin ou zone, écarts à date, ajustement au réel ou en base ; surveiller les DLC.
  12. Exporter et relireExports CSV / XLSX, journal des mouvements, journal d'audit.

9Déroulé de démo suggéré (~15 min)

Avant de commencer Ouvre https://app.gse-web.online, connecte-toi avec demo@gse-web.online, mot de passe gse-web.online (organisation demo) et déplie la section WMS. Les repères ci-dessous ont été relevés le 05/09/2026 : la base de démonstration est partagée, un autre visiteur a pu les faire évoluer — vérifie que P110-2026-00011 est toujours « À traiter » et qu'aucun collègue ne le tient. Sur mobile ou PDA, la préparation se montre encore mieux.
Étape 1 · Liste des produits → fiche EFFERALGAN-1G — le stock est une liste de lignes (2 min)

Menu WMS → Liste des produits, cherche Efferalgan. Montre les deux lignes : 1 unité en Armoire Pharmacie (lot du 10/04/2026, dépassé) et 22 en Réserve Médicale (lot du 05/11/2026) ; le total 23 n'est que la somme. Montre les cases « périssable » et « contrôle qualité » cadenassées. Puis Doliprane 1 g : 4 lignes, 2 magasins, 2 CUMP.

« Votre stock n'est pas un chiffre, c'est une liste de lignes datées : magasin, emplacement, lot, date limite. Le total, c'est l'application qui l'additionne — et personne ne peut le modifier à la main. »
Étape 2 · Magasins → Emplacements — quel casier déborde ? (2 min)

Menu WMS → Magasins → Emplacements, magasin [ALIMENTATION] - P2. Cherche le Coca-Cola : il est en Zone Alimentaire et en Réserve Froide. Sur Réserve Froide, Désigner un produit → Coca-Cola, quota 20 : la jauge passe à 60 %. Trie « les plus remplis d'abord ».

« Vous savez quel casier déborde et lequel est libre depuis quinze jours, sans faire le tour de l'entrepôt. Et le quota est un repère, pas un verrou : rien ne bloque, tout se voit. »
Étape 3 · Traiter un bon P110-2026-00011 — deux préparateurs, un seul bon (4 min)

Menu WMS → Projets et bons → Traiter un bon. En F1, montre l'indicateur de disponibilité et le nom du détenteur quand un bon est tenu. Ouvre P110-2026-00011 (Nice) : prise en charge. F3 : les produits regroupés par emplacement. F5 : sur SAMSUNG-S9-64, prépare 8 sur 12 ; complète les autres lignes. F6 : valide → Préparé partiel et le reliquat P110-2026-00011-R1 apparaît dans la liste.

« Deux préparateurs ne peuvent pas servir le même bon : l'application le prend en charge à une personne à la fois. Et ce qui manque n'est pas oublié : le reliquat porte le numéro du bon d'origine. »
Étape 4 · Livrer, retour de chantier, Gestion des bons — la preuve de remise (2 min)

Depuis F1, Marquer comme livré sur P20-2025-00005 (Pessac, entièrement servi) : la modale « Retiré par » est obligatoire. Puis Gestion des bons : colonne « Pris en compte par », colonne OMS, et Enregistrer retour chantier sur ce bon : 2 packs de Badoit → le bon repasse « Livré partiel », une réception apparaît dans le journal.

« Livrer n'écrit pas le stock : c'est la préparation qui l'a fait. Livrer, c'est une preuve de remise, nominative et datée — et un retour de chantier revient au coût de la ligne, pas au dernier prix d'achat. »
Étape 5 · Inventaires → T2 - 2026 — compter sans arrêter l'entrepôt (3 min)

Menu WMS → Inventaires → Lister les inventaires. Ouvre T2 - 2026 ([LOCATION] - P7, ouvert) : scanne ou saisis deux produits avec une quantité différente de la base, puis « Analyse de l'inventaire » : quantité en base, réelle, écart, tri « écarts en premier ». Montre Ajuster au réel sur une ligne (un mouvement est créé) et l'avertissement de la validation totale ; ouvre T1 - 2026 clôturé pour l'historique ; termine par « Inventaire tournant ».

« Un comptage, c'est une campagne : par magasin ou par zone, à date, avec l'écart calculé par le serveur et l'ajustement tracé dans le journal. Plus d'inventaire annuel qui bloque tout. »
Étape 6 · Surveillance DLC → Suivi des lots → Journal d'audit — tout est tracé (2 min)

Le badge rouge du menu : Surveillance DLC, filtre « Dépassées », bouton Sortir sur le lot Efferalgan du 10/04. Puis Lots → Suivi des lots : indicateurs et valeur immobilisée. Enfin, section ADMIN, Journal d'audit : la préparation de l'étape 3 y est, avec ton nom, l'heure et le canal.

« Tout ce que vous venez de me voir faire est déjà dans le journal d'audit, avec mon nom, l'heure et l'appareil — et ce journal, personne ne peut le modifier, pas même moi. »
Plan B minute Si le temps manque : étapes 1, 3 et 5 seulement — « une ligne de stock, un bon préparé, un comptage ajusté » — en 9 minutes. Le hors ligne (§4.10) se raconte en une phrase.

10FAQ — questions pièges et réponses prêtes

« Le stock peut-il passer en négatif, par exemple le temps d'une synchronisation ? »

Non, jamais : la base elle-même le refuse. Une saisie faite hors ligne que le serveur ne peut pas appliquer n'est ni forcée ni perdue : elle est déposée, visible de toute l'équipe, et réglée par quelqu'un qui en a le droit.

« Pourquoi le bon passe-t-il en "Préparé partiel" et pas directement en "Livré partiel" ? »

Parce que préparer et livrer sont deux gestes distincts. La préparation écrit le stock et calcule Préparé ou Préparé partiel ; la livraison est un geste manuel qui exige « Retiré par » et n'écrit aucun stock. Cela donne une preuve de remise nominative pour chaque bon.

« Que se passe-t-il si deux magasiniers ouvrent le même bon ? »

Le second voit le nom du premier et doit choisir explicitement de reprendre le bon ; la reprise est tracée. Il n'y a pas d'expiration automatique de la prise en charge : c'est un choix humain, jamais un délai qui décide.

« Peut-on corriger une sortie saisie par erreur ? »

Oui, par un mouvement compensatoire : l'original reste dans le journal, la correction lui est liée, le stock est juste. On ne modifie ni ne supprime jamais un mouvement.

« La date limite est-elle sur le produit, sur la ligne de stock ou sur le lot ? »

Sur le lot, exclusivement. Un produit périssable exige un lot à l'entrée ; les stocks datés repris de l'ancienne version ont reçu un lot DLC-<date>-<référence> pour que la règle soit vraie partout.

« Deux produits peuvent-ils porter le même numéro de lot ? »

Non : le numéro de lot est unique dans l'organisation, et un lot appartient à un seul produit. C'est ce qui rend un rappel de lot sans ambiguïté.

« Un lot en quarantaine bloque-t-il tout ? »

Il ne sort pas (sauf « sortie pour contrôle », sous droit dédié), mais il se réceptionne et se transfère : on peut le déplacer vers une zone de rebut ou de contrôle sans le libérer. Son statut voyage avec lui.

« Un emplacement plein refuse-t-il une entrée ? »

Non. Le quota est un repère de rangement, pas un verrou : le dépassement s'affiche sur la jauge, l'entrée n'est pas bloquée. La jauge est une moyenne des taux par produit, pas une somme d'unités.

« L'expédition groupée vide-t-elle le stock ? »

Non : l'expédition n'écrit aucun mouvement. Au départ, sur demande explicite (case décochée par défaut), elle peut passer les bons préparés en Livré, avec « Retiré par » = numéro d'expédition. Le stock, lui, a été écrit à la préparation.

« L'application fonctionne-t-elle sans réseau ? »

Oui (voir §4.10) : file d'attente par compte sur l'appareil, stock prévisionnel local, sortie FEFO hors ligne, réception et bon pris en charge exécutés hors ligne, et surtout dépôt côté serveur de toute saisie inapplicable, visible de toute l'équipe — rien n'est perdu, rien n'est forcé. Ce qui engage un tiers (confirmer un bon, valider une commande) reste en ligne.