Todo lo que hay que entender y mostrar, explicado con sencillez, con ejemplos reales de la base de demostración (12 almacenes, 222 productos, 36 albaranes de movimiento, 82 lotes: Efferalgan, Doliprane, Coca-Cola, maletín FACOM, albarán P100-2026-00009 y su pendiente…).
WMS = Warehouse Management System, la gestión de almacén. Es el módulo que sabe, en todo momento, qué hay almacenado, dónde (almacén, ubicación), en qué cantidad, en qué lote y hasta qué fecha y a qué coste, y que traza cada entrada, salida, transferencia, recuento y preparación en un diario que nunca se reescribe. Es la base: el módulo de compras (PMS) hace entrar la mercancía, el módulo de pedidos de clientes (OMS) le confía albaranes que preparar, el SRM le da los precios de entrada.
EDIT_PRODUCTS (edición de productos), EDIT_RECEIPTS / EDIT_ISSUES (entradas / salidas), EDIT_WAREHOUSES (almacenes), EDIT_INVENTORIES (inventarios), EDIT_REPORTS (informes y exportaciones), VIEW_ALL_MOVEMENT_ORDERS / EDIT_ALL_MOVEMENT_ORDERS (todos los albaranes) o sus variantes «solo mis proyectos», EDIT_MOVEMENT_ORDER_STATUS, PLAN_MOVEMENT_ORDERS (oleadas y preparadores), PRINT_MOVEMENT_ORDERS, LOT_QUALITY_CONTROL y LOT_REINTEGRATION (lotes), WAREHOUSES_RESTRICTED (perímetro de almacenes), RESOLVE_OFFLINE_HOLDS (depósitos sin conexión). La pantalla de permisos muestra la etiqueta completa de cada uno.
Los términos en el orden en que los encontrarás, cada uno ilustrado con un dato real de la base demo (recogido el 05/09/2026; la base es compartida y otro visitante puede haberla modificado).
DLC-<fecha>-<referencia>.
82 lotes, todos liberados: DLC-2026-11-05-EFFERALGAN-1G (22 unidades), DLC-2026-04-10-EFFERALGAN-1G (1 unidad, caducado).BM-AAAA-NNNNN, procedente de una secuencia atómica por año; los albaranes migrados de la versión anterior conservan su número P<proyecto>-AAAA-NNNNN.
36 albaranes: P110-2026-00011 (por tratar, Niza), P100-2026-00009 (en curso, París), P50-2025-00011 (entregado parcial, Lyon), P110-2025-00036 (entregado, Niza).-R1, -R2-R1-R1.
P100-2026-00009 (Kaeser: 25 pedidos, 10 servidos) → P100-2026-00009-R1 (15 + 1).De arriba abajo: la organización, sus proyectos, sus almacenes, las zonas y ubicaciones, y por fin la línea de stock. El producto y el lote son los dos hilos que lo atraviesan todo.
En orden pedagógico: el producto y su stock, la organización física, lo que entra y sale, los albaranes, los recuentos, los lotes y, después, las pantallas transversales. Para cada pantalla: para qué sirve, cómo funciona, la sutileza que hay que mencionar y los datos demo en los que apoyarse.
Para qué sirve: encontrar un producto (referencia, denominación, código de barras o escaneo), ver su stock total y sus líneas, sus umbrales, su estado de rotura, y registrar una entrada o una salida simple.
Cómo funciona:
Con los datos demo: EFFERALGAN-1G: 23 unidades en el almacén [MEDICAMENTS] - P8, dos líneas: 1 unidad en Armoire Pharmacie (lote del 10/04/2026, caducado) y 22 en Réserve Médicale (lote del 05/11/2026). DOLIPRANE 1G: 81 unidades, 4 líneas en 2 almacenes, 4 fechas de caducidad, 2 costes medios distintos.
Para qué sirve: describir el almacén tal como es —almacenes, zonas, ubicaciones— y saber qué hueco desborda y cuál está libre.
Cómo funciona:
Con los datos demo: 61 ubicaciones, ninguna cuota. Pon una en directo en Réserve Froide ([ALIMENTATION] - P2) para la Coca-Cola (cuota 20, stock 12 → 60 %): el indicador aparece de inmediato. Cross-Dock existe en varios almacenes.
Para qué sirve: recepcionar un pedido a proveedor y releer todo lo que ha entrado o salido, con quién, cuándo, por qué.
Cómo funciona:
Con los datos demo: 861 movimientos, todos recepciones de la migración del 19/08/2026. Haz una salida de 2 maletines FACOM desde la ficha y luego corrígela: las dos líneas aparecen en el diario, vinculadas.
Para qué sirve: desplazar stock de un almacén a otro, o de una ubicación a otra del mismo almacén, sin pasar por una salida y una entrada.
Con los datos demo: ninguna transferencia en la base; transfiere 5 Doliprane del Cross-Dock del PRINCIPAL a Allée A y luego muestra la Lista de transferencias.
Un proyecto (obra) lleva un número, un jefe de proyecto, una cadencia de inventario y sus almacenes (un almacén = un proyecto). Se abre, se cierra, se duplica; no se suprime mientras haya un almacén vinculado. Base demo: 7 proyectos abiertos, P20 a P110.
Tres pestañas. Información: proyecto (obligatorio: es lo que permite valorar las salidas por obra), almacén, cliente / tercero, tipo de trabajos, dirección de entrega, fecha de recogida. Productos: por línea «Stock / Reservado / Disponible», alerta si el disponible no cubre la demanda. Resumen. El albarán nace en borrador («Por tratar») y después se confirma.
En el flujo logístico completo, el albarán no siempre se introduce a mano: la validación de un pedido de cliente del portal (módulo OMS) genera uno automáticamente, en la misma transacción que la validación. Su nomenclatura es la de todos los albaranes —un número BM-AAAA-NNNNN extraído de la misma secuencia—, con la ficha del cliente, el proyecto y el almacén del catálogo, la dirección y la fecha deseada tomadas del pedido, y una nota OMS CMD-AAAA-NNNNN que recuerda el pedido de origen; la columna «OMS» de Gestión de albaranes muestra ese número de pedido. Se prepara, se entrega y se cierra exactamente como un albarán introducido a mano (véase la guía OMS).
La confirmación reserva el stock realmente presente y nunca se bloquea por una falta; el albarán pasa a «Por tratar», se notifica a los abonados a la alerta «albarán por tratar» y al preparador planificado.
Planificar una fecha y asignar un preparador, en masa; contadores «no planificados» y «sin preparador». Planificar no es tomar a cargo: la toma a cargo se hace al abrir el albarán.
Desde F1: Marcar como entregado abre «Retirado por» (obligatorio) → Entregado / Entregado parcial, sin escribir stock. Después Cerrar.
Gestión de albaranes: la tabla completa (número, OMS, emisor, municipio, fecha, «Tomado a cargo por», estado), filtros por proyecto, estado, periodo; duplicar; Registrar devolución de obra sobre un albarán entregado; supresión rechazada para un pendiente o un albarán que haya generado uno. Expediciones: agrupar albaranes preparados en una expedición EXP-AAAA-NNNNN (Borrador → Preparada → Salida); a la salida, una casilla desmarcada por defecto propone pasar los albaranes vinculados a Entregado, «Retirado por» = número de expedición; etiquetas imprimibles. Documentos (permiso de impresión): Soporte de preparación, Soporte de expedición, Documento de palé.
Con los datos demo: 36 albaranes. Por tratar: P110-2026-00011 (Niza, Samsung S9 × 12, Huawei Watch × 5). En curso: P100-2026-00009 (París, Kaeser 25 pedidos / 10 servidos, bloque Sigma 15/15, Excellence 5/4) y su pendiente P100-2026-00009-R1; P20-2025-00005 (Pessac, servido por completo: por entregar y cerrar). Entregado parcial: P50-2025-00011 (Lyon, retirado por M. Pierre MORVAN - DSI Rhône el 10/10/2025). Entregado: P110-2025-00036 (Niza, Mme Lucia FERRARI, 13/09/2025). Ninguna expedición agrupada todavía.
Para qué sirve: contar sin parar el almacén dos días: una campaña por almacén o por zona, diferencias calculadas por el servidor, un ajuste trazado.
Con los datos demo: T1 - 2026 ([ALIMENTATION], cerrado, 42 líneas contadas, diferencias visibles en el análisis) y T2 - 2026 ([LOCATION] - P7, abierto, nada contado: escanea dos productos para mostrar cómo aparece la diferencia).
Para qué sirve: saber de dónde viene cada lote, dónde está, en qué estado y adónde fue: la trazabilidad que exige un auditor o una retirada.
Con los datos demo: 82 lotes, todos liberados (los stocks con fecha migrados recibieron un lote DLC-<fecha>-<referencia>). Pasa DLC-2026-04-10-EFFERALGAN-1G (1 unidad, caducado) a «Rechazado» y muestra que ya no se propone en la salida.
Tres estados: Caducada, Próxima (umbral de la organización, 30 días en demo), Correcta; filtros por estado y almacén, ordenaciones, botón Sacar que abre la retirada, exportación a Excel. Cada mañana, entre las 7 y las 8 en el huso horario de la organización, los abonados reciben un único resumen de los lotes próximos o caducados (una línea por producto y fecha de caducidad); las notificaciones en la aplicación siguen siendo por lote, y por tanto clicables. Base demo: 33 lotes caducados, 7 próximos; el distintivo del menú está en rojo.
«Exportación de datos de stock»: el inventario (instantánea, filtros por estado de calidad y estado de rotura, productos caducados incluidos o no, columnas a la carta), las recepciones y las expediciones en un periodo. CSV o XLSX, generados en la aplicación a partir de los datos servidos por el servidor. Permiso EDIT_REPORTS.
El principio: tomar con conexión (toma a cargo exclusiva y descarga), ejecutar sin conexión, confirmar con conexión. Sobre el terreno, cada entrada —recepción, salida, transferencia, línea de recuento, creación de lote, de ubicación, de producto o de tercero— se pone en cola de espera en el dispositivo, aislada por cuenta, con un stock previsional local («stock conocido a…», «última entrada local a…»). La salida FEFO se calcula sin conexión; una recepción o un albarán tomado a cargo antes de salir se ejecuta sin conexión y se confirma al volver.
La pantalla: cuatro pestañas: Por enviar (la cola del dispositivo), Por tratar equipo (las entradas que el servidor no pudo aplicar: stock insuficiente, producto archivado entretanto… quedan depositadas y visibles para todo el equipo, nunca perdidas, nunca aplicadas a la fuerza), Conflictos, Historial. Resolver un depósito (aplicar, convertir en recuento, abandonar con motivo) requiere el permiso «Tratar los depósitos sin conexión». Nada es invisible para el equipo.
Lo que sigue exigiendo conexión: confirmar un albarán, validar un pedido, todo lo que compromete a un tercero. El antiguo «modo sin conexión» de los ajustes pasa a ser «Stock local, sin cuenta»: una caché de consulta, no una entrada diferida.
El mecanismo central del WMS es el recorrido de un albarán de movimiento hasta las líneas de stock. Cuatro gestos, tres ejemplos con cifras extraídos de la base demo.
Albarán de salida del proyecto P100, almacén [STOCK PIÈCES] - P10, entrega en París. Tres líneas: KAESER-REFROIDISSEUR-AIR 25 pedidos, KAESER-BLOC-COMMANDE-SIGMA-2 15, EXCELLENCE 5.
-R2, nunca -R1-R1.Cifras para dar: «3 líneas, 1 sesión de preparación, 3 movimientos, 1 pendiente, 0 cálculos a mano».
En el PRINCIPAL, el Doliprane tiene dos líneas: lote del 30/09/2026, 10 unidades en Cross-Dock; lote del 07/12/2026, 43 unidades en Allée A. Salida de 15 unidades:
Albarán del proyecto P20, almacén [ALIMENTATION] - P2, entrega en Pessac: Saint-Émilion 8/8, Badoit 12/12, pan de hamburguesa 3/3: servido por completo, todavía «En curso».
Fecha de caducidad más próxima primero después, a igual fecha o sin fecha, la mayor cantidad primero
Perímetro «utilizable»: las líneas sin lote, o cuyo lote está Liberado. Por controlar y Rechazado quedan excluidos de las salidas, nunca de las transferencias. Un lote indicado por el usuario restringe el plan a ese lote. Lo que no queda cubierto se rechaza, nunca se trunca.
El mismo cálculo sirve para la disponibilidad (confirmación de un albarán) y para la asignación (preparación): mismo perímetro, misma respuesta.
| Situación | Líneas candidatas | Orden aplicado | Resultado |
|---|---|---|---|
| Doliprane, PRINCIPAL, salida de 15 | 30/09/2026 × 10 · 07/12/2026 × 43 | fecha de caducidad creciente | 10 + 5 |
| Doliprane, PRINCIPAL, lote del 30/09 «Por controlar», salida de 15 | 07/12/2026 × 43 solamente | lote bloqueado excluido | 15 del 07/12 |
| Maletín FACOM (sin lote), salida de 20 | Rack Accessoires 2 × 87 · Rack Accessoires 1 × 52 · Cross-Dock × 2 | mayor cantidad | 20 de Rack Accessoires 2 |
| Efferalgan, lote del 05/11 pedido explícitamente, salida de 30 | lote del 05/11 × 22 | lote impuesto | rechazo: 22 < 30, ningún complemento de otro lote |
| Transferencia del lote Efferalgan del 10/04 (rechazado) a una ubicación «Desecho» | — | transferencia autorizada | el estado viaja con el lote |
| Albarán: 20 pedidos, 8 disponibles | — | preparación parcial | 8 servidos, Preparado parcial, pendiente 12 |
El WMS es la base: los demás módulos le escriben mediante movimientos o lo leen, nunca al revés. El módulo de compras nunca escribe stock por sí mismo; el módulo de pedidos de clientes crea albaranes, no prepara.
| Etapa | Módulo | Qué hace el WMS | Ejemplo demo |
|---|---|---|---|
| Recepción de un pedido a proveedor | PMS → WMS | Una entrada por línea y por lote, al precio de la línea → coste medio ponderado; estado de rotura recalculado. | CF-2026-001 (1664, Thé Vert) por recepcionar |
| Umbrales y roturas | WMS → PMS | Contiene los umbrales producto × almacén y sirve el cuadro de roturas al módulo de compras. | Efferalgan: límites 12 / 15 |
| Pedido de cliente validado | OMS → WMS | Se crea un albarán de salida en la misma transacción que la validación, sobre el proyecto y el almacén del catálogo; columna «OMS» en Gestión de albaranes. | Catálogo «alimentation» (guía OMS) |
| Precio negociado | SRM → WMS | El precio neto de la línea de pedido se convierte en el coste de entrada; la factura nunca revaloriza el stock. | Doliprane: dos costes medios, dos historiales de compra |
| Control de calidad | Calidad ↔ WMS | Lote obligatorio en la entrada de un producto controlado; inspección = cuarentena; el veredicto libera o rechaza. | Lote Efferalgan del 10/04 pasado a Rechazado |
| Alertas | WMS → Notificaciones | Roturas (en minutos), caducidades (resumen diario), albaranes por tratar, depósitos sin conexión; desduplicadas por episodio. | Distintivo rojo de Vigilancia de caducidades |
| Trazabilidad | WMS → Auditoría | Cada escritura y cada rechazo registrados, asistente IA incluido. | Registro de auditoría tras la demostración |
| Formación (institutos) | Formación → WMS | Un almacén de ejercicio por sesión, suprimible en bloque; fuera del perímetro de esta guía. | — |
De la puesta en marcha a la explotación diaria. Un cliente pequeño con prisa solo hace las etapas 1, 4, 5 y 7.
Menú WMS → Lista de productos, busca Efferalgan. Muestra las dos líneas: 1 unidad en Armoire Pharmacie (lote del 10/04/2026, caducado) y 22 en Réserve Médicale (lote del 05/11/2026); el total 23 no es más que la suma. Muestra las casillas «perecedero» y «control de calidad» con candado. Después Doliprane 1 g: 4 líneas, 2 almacenes, 2 costes medios.
Menú WMS → Almacenes → Ubicaciones, almacén [ALIMENTATION] - P2. Busca la Coca-Cola: está en Zone Alimentaire y en Réserve Froide. En Réserve Froide, Designar un producto → Coca-Cola, cuota 20: el indicador pasa al 60 %. Ordena «las más llenas primero».
Menú WMS → Proyectos y albaranes → Tratar un albarán. En F1, muestra el indicador de disponibilidad y el nombre del titular cuando un albarán está ocupado. Abre P110-2026-00011 (Niza): toma a cargo. F3: los productos agrupados por ubicación. F5: en SAMSUNG-S9-64, prepara 8 de 12; completa las demás líneas. F6: valida → Preparado parcial y el pendiente P110-2026-00011-R1 aparece en la lista.
Desde F1, Marcar como entregado en P20-2025-00005 (Pessac, servido por completo): la ventana «Retirado por» es obligatoria. Después Gestión de albaranes: columna «Tomado a cargo por», columna OMS, y Registrar devolución de obra en este albarán: 2 packs de Badoit → el albarán vuelve a «Entregado parcial», una recepción aparece en el diario.
Menú WMS → Inventarios → Listar los inventarios. Abre T2 - 2026 ([LOCATION] - P7, abierto): escanea o introduce dos productos con una cantidad distinta de la base y después «Análisis del inventario»: cantidad en base, real, diferencia, ordenación «diferencias primero». Muestra Ajustar al real en una línea (se crea un movimiento) y el aviso de la validación total; abre T1 - 2026 cerrado para el historial; termina con «Inventario rotativo».
El distintivo rojo del menú: Vigilancia de caducidades, filtro «Caducadas», botón Sacar en el lote Efferalgan del 10/04. Después Lotes → Seguimiento de lotes: indicadores y valor inmovilizado. Por último, sección ADMIN, Registro de auditoría: la preparación de la etapa 3 está ahí, con tu nombre, la hora y el canal.
No, nunca: la propia base lo rechaza. Una entrada hecha sin conexión que el servidor no puede aplicar no se fuerza ni se pierde: se deposita, visible para todo el equipo, y la resuelve alguien con el permiso.
Porque preparar y entregar son dos gestos distintos. La preparación escribe el stock y calcula Preparado o Preparado parcial; la entrega es un gesto manual que exige «Retirado por» y no escribe ningún stock. Eso da una prueba de entrega nominativa para cada albarán.
El segundo ve el nombre del primero y debe elegir explícitamente retomar el albarán; la retoma queda trazada. No hay caducidad automática de la toma a cargo: es una decisión humana, nunca un plazo el que decide.
Sí, con un movimiento compensatorio: el original permanece en el diario, la corrección queda vinculada a él, el stock es correcto. Nunca se modifica ni se suprime un movimiento.
En el lote, exclusivamente. Un producto perecedero exige un lote en la entrada; los stocks con fecha migrados de la versión anterior recibieron un lote DLC-<fecha>-<referencia> para que la regla se cumpla en todas partes.
No: el número de lote es único en la organización, y un lote pertenece a un solo producto. Eso es lo que hace que una retirada de lote no tenga ambigüedad.
No sale (salvo «salida para control», con permiso dedicado), pero se recepciona y se transfiere: se puede desplazar a una zona de desecho o de control sin liberarlo. Su estado viaja con él.
No. La cuota es una referencia de colocación, no un cerrojo: el desbordamiento se muestra en el indicador, la entrada no se bloquea. El indicador es una media de las tasas por producto, no una suma de unidades.
No: la expedición no escribe ningún movimiento. A la salida, a petición explícita (casilla desmarcada por defecto), puede pasar los albaranes preparados a Entregado, con «Retirado por» = número de expedición. El stock, por su parte, se escribió en la preparación.
Sí (véase §4.10): cola de espera por cuenta en el dispositivo, stock previsional local, salida FEFO sin conexión, recepción y albarán tomados a cargo ejecutados sin conexión y, sobre todo, depósito en el servidor de toda entrada inaplicable, visible para el equipo: nada se pierde, nada se fuerza. Lo que compromete a un tercero (confirmar un albarán, validar un pedido) sigue exigiendo conexión.