Avec le développement rapide des nouvelles technologies, les entreprises subissent une pression constante pour être de plus en plus performantes et efficaces. Une façon de relever ce défi est d’opter pour la numérisation des communications avec les clients, les fournisseurs et ses collaborateurs. Pourquoi utiliser une gestion de stock en ligne ? Ce changement permet aux entreprises de réduire leurs coûts et d’améliorer leur productivité. Voyons quels avantages apporte le Cloud à gestion des stocks en ligne.
Quel impact sur les entreprises ?
En passant d’une gestion locale à une gestion de stock en ligne, de nombreuses entreprises profitent des avantages d’un processus plus fiable, sécurisé, traçable et simplifié :
- Gestion rapide en temps réel : Étant donné que le stock est traité en temps réel, la gestion des commandes est accélérée, et le risque de rupture de stock est ultra limité.
- Réduction des coûts : De plus en plus d’entreprises constatent aujourd’hui que près de 25 % de leurs dépenses logicielles sont gaspillées (1). En utilisant une solution en ligne accessible, tous les services de l’entreprise peuvent suivre l’état du stock. Aucune licence n’est demandée pour chaque poste utilisateur se connectant sur l’état du stock. Le coût de maintenance de votre logiciel est nul, puisque l’éditeur seule s’occupe de la maintenance des serveurs, des problèmes éventuels d’accessibilité, et assure un suivi sur la formation des utilisateurs si besoin.
- Contribution à la durabilité et à l’environnement, et gage d’économie : Une solution de gestion de stock en ligne supprimera au moins 80% du papier utilisé par les services comptables, en comparaison à une gestion papier.
- Gain de productivité : 54% des entreprises utilisent encore et seulement Excel dans le suivi de leurs stocks (2). La gestion de stock en ligne peut automatiser et accélérer le suivi d’un stock. Connexion multi-utilisateurs, accès à tous les supports (PC, mobiles, tablettes), et connexion à distance permettent un avantage indéniable. L’absence de communication entre les différents services au sein de l’entreprise est réduite : les équipes de production et de gestion des stocks peuvent travailler main dans la main avec les équipes chargées des achats. Un logiciel de gestion accessible en ligne, et par smartphone par toutes les équipes assure une communication optimale.
- Mise à jour et évolutivité : les entreprises n’ont plus à se soucier des mises à jour de leur logiciel, et elle bénéficie automatiquement des dernières nouveautés.
Comment rassurer sur les problèmes de sécurité ?
D’après le rapport « State of It » de Spiceworks (mai 2014), dans une vaste région regroupant l’Europe, le Moyen-Orient, et l’Amérique, 56% des entreprises ont déjà adopté le cloud. Pourtant, d’après une étude menée par l’Insee en 2014, seulement 12% des entreprises françaises cèdent à l’appel du Cloud. Bien que l’utilisation d’un logiciel en ligne apporte énormément davantage par rapport à un logiciel en locale, le problème de la sécurité des données est un frein important pour de nombreuses entreprises, et notamment dans l’esprit collectif des entreprises Françaises !
Or, d’après l’étude Verizon Data Breach Investigation (juillet 2011), le vol des droits d’accès apparaît comme le moyen le plus utilisé pour accéder illégalement aux réseaux des entreprises. Ce qui signifie que le vol de données est bien souvent du à cause d’un manque de vigilance, ou de sensibilisation des employés qu’a un problème de sécurité lié aux infrastructures des serveurs ou à un problème de programmation.
Pour plus de sécurité, les profils des utilisateurs doivent pouvoir être directement créés ou supprimés par les administrateurs à l’arrivée ou au départ de collaborateurs. Une personne qui a quitté l’entreprise doit se voir automatiquement privée d’accès à la plate-forme en ligne !
Cependant, pour être totalement efficaces, toutes les sécurités quelles qu’elles soient, doivent être acceptées par les collaborateurs de l’entreprise. Dans le cas contraire, ces derniers peuvent être tentés de mettre en place des stratégies de contournement, comme le fameux post-it antisèche collé sur leur bureau.
En termes de confidentialité des données, cela passe par l’usage d’un protocole sécurisé de cryptage (SSL) de bon niveau, en plus des dispositifs classiques de connexion par couple login/mot de passe et de protection des serveurs par pare-feu. De telles mesures sont parfois limitées sur des solutions de stockage ou de messagerie en ligne, mais les éditeurs d’ERP, CRM ou de logiciels de comptabilité et de gestion de stock en ligne comme GSE-Web en revanche, protègent plus volontiers les données par essence hautement confidentielles dont ils ont la garde.
Comment savoir où sont stockées vos données ?
Selon les législations de certains pays, la confidentialité des données peut laisser à désirer. La plupart des services de Cloud dignes de ce nom annoncent la couleur dès le départ et n’hésitent pas à fournir des indications précises sur le lieu et sur les modalités d’hébergement des données.
Les serveurs de GSE-Web par exemple, sont hébergés par le géant Amazon, via son offre Amazon AWS S3. Amazon possède depuis mars 2017 des serveurs dédiés en France.
Pourquoi utiliser une gestion de stock en ligne ?
Avoir accès aux données de son stock à tout moment et depuis n’importe quel terminal, le tout sans avoir à disposer en interne d’une salle serveurs sécurisée et climatisée, réduire les coûts de maintenance et le suivi des infrastructures, gagner en communication entre les services : les avantages liés à une gestion de stock en ligne sont nombreux et particulièrement intéressants.
Comme nous l’avons vu d’après l’Insee, seulement 12% des entreprises françaises cèdent à l’appel du Cloud. Pourquoi ? Un manque d’information généralisé quant à la sécurisation du dispositif et des idées reçues anxiogènes largement répandues !
Pourtant, d’autres pays européens ont déjà franchi le pas, et toujours selon l’Insee, 51% des entreprises finlandaises, 40% des firmes italiennes et 30% des hollandaises sont sur le Cloud… ! Alors, pourquoi hésiter ?
(1) https://www.lesechos.fr/idees-debats/cercle/cercle-162417-le-cout-invisible-des-logiciels-dentreprise-2041695.php
(2) 47% des répondants du panel exercent au sein d’entreprises réalisant moins de 50 millions de CA : www.daf-mag.fr