Préambule

Votre commerciale vient de conclure une affaire 🤝 avec un de vos clients et vous devez mettre à disposition tous les produits dont il a besoin le plus rapidement possible. Aucun problème, il prend son smartphone 📱 et se connecte à votre compte GSE-Web pour réserver tous les produits dont il a besoin.

Votre technicien doit faire d’urgence une opération corrective du compresseur d’air qui aliment une pièce maîtresse de votre usine 😓. Il a besoin de savoir immédiatement si les pièces sont en stock et doit les réserver en urgence. Dès que sa réservation est faite sur son smartphone avec GSE-Web, le magasinier vient de recevoir un email lui demandant de préparer la réservation. Une fois les pièces préparées, il passe la réservation en statut ‘A retirer‘ et votre technicien sait qu’il peut récupérer les pièces au magasin pour pouvoir réaliser son dépannage 🔧.

Ce ne sont que 2 exemples, mais ils illustrent bien comment peuvent être utilisées les réservations dans le logiciel GSE-Web.

Réserver un produit

Sélection du produit à réserver

Pour réserver un produit, vous devez tout d’abord afficher sa fiche produit. Pour cela, faites une recherche de votre produit sur la page d’accueil :

Puis cliquez sur la ligne du produit sélectionné. Vous serez redirigé sur la fiche du produit.

Réservation du produit

Sur la fiche du produit, cliquez sur le bouton ‘Action‘ sur le coin supérieur droit de la fiche.

Puis cliquez sur le sous-menu ‘Réserver ce produit‘.

Vous êtes redirigé sur la page de réservation du produit. Renseignez les paramètres requis pour que le magasinier puisse correctement traiter votre demande.

Cliquez ensuite sur le bouton ‘Réserver‘.

GSE-Web attribuera automatiquement un numéro à votre réservation.

Si vous avez configuré les emails dans votre compte GSE-Web, vous pourrez recevoir un mail automatique dès qu’une réservation a été effectuée. Le technicien aura une trace de sa réservation et le magasinier sera prévenu qu’une réservation est à préparer. Les utilisateurs avertis par email doivent avoir le droit EMAIL_RESERVATION_ALERTE_MAIL.

Pour voir comment configurer les emails dans GSE-Web, consultez la fiche Les emails.

Pour voir comment configurer les droits dans GSE-Web, consultez la fiche La gestion des utilisateurs, des groupes, et des droits d’accès.

Voir les réservations de produits

Pour voir toutes les réservations des produits dans GSE-Web, cliquez sur le menu ‘Produits‘, puis sur le sous-menu ‘Voir les réservations produits‘.

Les statuts des réservations

Une réservation à plusieurs statuts dans GSE-Web. Ces statuts sont modifiables par l’utilisateur ayant le droit EDITER_RESERVATION. Le changement de ces statuts est en fonction de l’état de la réservation.

À traiter : la réservation vient d’être faite, et personne ne l’a encore traitée.

Annulée : la réservation est annulée. On ne peut plus la traiter. On peut uniquement la supprimer.

À approvisionner : il manque un ou plusieurs produits dans le stock pour préparer cette réservation. Les produits sont en rupture ou en commande.

En cours de traitement : le magasinier a pris en compte la réservation et il est en train de la préparée.

À retirer : le magasinier à préparer la réservation, le produit est prêt à être retiré.

Lorsque le magasinier passe le statut de la réservation à ‘A retirer’, le technicien qui a effectué la réservation reçoit automatiquement un email (si les emails ont été configurés dans GSE-Web) l’invitant à venir retirer son produit.

Terminée : le technicien qui a fait la réservation est venu retirer le produit.

Voir le détail d’une réservation

Pour voir le détail d’une réservation de produit dans GSE-Web, cliquez sur le menu ‘Produits‘, puis sur le sous-menu ‘Voir les réservations produits‘.

Sélectionnez votre réservation.

Cliquez sur la ligne de la réservation, ou sur l’icône verte représentée par un œil.

Vous pouvez également imprimer le détail de la réservation en cliquant sur l’icône bleue représentée par une imprimante.

Réservations de composants d’un équipement

Un ‘équipement‘ dans GSE-Web est un ensemble de produits. Vous pouvez donc utiliser cette fonctionnalité de plusieurs façons.

Quelques exemples :

Une machine qui contient plusieurs pièces : vous pouvez réserver les pièces pour un dépannage, une maintenance.

Une pièce ou une chambre d’hôtel : vous pouvez remplacer les éléments de sécurité (ampoules, détecteurs, extincteurs..).

Un pack de secours : vous préparez les pièces indispensables pour un prochain rassemblement public.

Les composants d’un équipement désigne ce qui compose l’équipement. Il peut s’agir de produits ou de pièces par exemple.

Sélection de l’équipement

Pour réserver un produit ou plusieurs produits d’un équipement, vous devez afficher la fiche de l’équipement. Pour cela, faites une recherche de votre équipement sur la page des équipements via le menu ‘Équipements‘, puis le sous-menu ‘Lister les équipements‘ :

Sélectionnez votre équipement. Puis cliquez sur la ligne de l’équipement sélectionné. Vous serez redirigé sur la fiche de l’équipement.

La fiche équipement liste tous les produits dont est composé l’équipement. Ce sont ces produits que vous pouvez réserver.

Ce sont bien les produits / pièces d’un équipement que l’on peut réserver, pas l’équipement.

Réservation d’un ou plusieurs composant(s)

Sur la fiche de l’équipement, cliquez sur le bouton ‘Action‘ sur le coin supérieur droit de la fiche.

Puis cliquez sur le sous-menu ‘Effectuer une réservation‘.

Vous êtes redirigé sur la page de réservation des composants d’un équipement. Sélectionnez-le ou les composant(s) désirés et renseignez les paramètres requis pour que le magasinier puisse correctement traiter votre demande.

Cochez-la ou les cases des produits que vous désirez réserver (colonne ‘Réservation’).

Renseignez les quantités désirées sur chaque ligne.

Remplissez un numéro d’ordre de travail (OT) (facultatif).

Renseignez une localisation pour la réception de votre produit (facultatif).

Renseignez le technicien qui réceptionnera le produit (si différent de celui qui effectue la réservation).

Sélectionnez le magasin dans lequel vous désirez faire la réservation de vos composants (les quantités disponibles se mettent à jour dynamiquement).

Renseignez éventuellement un commentaire qui sera visible par le magasinier lors de la préparation de la réservation.

Cliquez ensuite sur le bouton ‘Réserver‘.

GSE-Web attribuera automatiquement un numéro à votre réservation.

Si vous avez configuré les emails dans votre compte GSE-Web, vous pourrez recevoir un mail automatique dès qu’une réservation a été effectuée. Le technicien aura une trace de sa réservation et le magasinier sera prévenu qu’une réservation est à préparer. Les utilisateurs avertis par email doivent avoir le droit EMAIL_RESERVATION_ALERTE_MAIL.

Pour voir comment configurer les emails dans GSE-Web, consultez la fiche Les emails.

Pour voir comment configurer les droits dans GSE-Web, consultez la fiche La gestion des utilisateurs, des groupes, et des droits d’accès.

Voir les réservations des composants

Pour voir toutes les réservations des composants des équipements dans GSE-Web, cliquez sur le menu ‘Équipements‘, puis sur le sous-menu ‘Voir les réservations équipements‘.

Les statuts des réservations

Une réservation à plusieurs statuts dans GSE-Web. Ces statuts sont modifiables par l’utilisateur ayant le droit EDITER_RESERVATION. Le changement de ces statuts est en fonction de l’état de la réservation.

À traiter : la réservation vient d’être faite, et personne ne l’a encore traitée.

Annulée : la réservation est annulée. On ne peut plus la traiter. On peut uniquement la supprimer.

À approvisionner : il manque un ou plusieurs produits dans le stock pour préparer cette réservation. Les produits sont en rupture ou en commande.

En cours de traitement : le magasinier a pris en compte la réservation et il est en train de la préparée.

À retirer : le magasinier à préparer la réservation, le produit est prêt à être retiré.

Lorsque le magasinier passe le statut de la réservation à ‘A retirer’, le technicien qui a effectué la réservation reçoit automatiquement un email (si les emails ont été configurés dans GSE-Web) l’invitant à venir retirer son produit.

Terminée : le technicien qui a fait la réservation est venu retirer le produit.

Voir le détail d’une réservation

Pour voir le détail d’une réservation de produit dans GSE-Web, cliquez sur le menu ‘Produits‘, puis sur le sous-menu ‘Voir les réservations produits‘.

Sélectionnez votre réservation.

Cliquez sur la ligne de la réservation, ou sur l’icône verte représentée par un œil.

Vous pouvez également imprimer le détail de la réservation en cliquant sur l’icône bleue représentée par une imprimante.