Préambule

Avant de pouvoir configurer les emails que GSE-Web doit envoyer au sein de votre organisation, vous devez obligatoirement créer au moins un modèle de mail, et au moins groupe d’utilisateurs.

C’est selon les droits définis dans chaque groupe, que les utilisateurs recevront les emails de GSE-Web.

Note : la possibilité de modifier le texte des emails envoyés n’est pas possible dans le forfait Ligth de GSE-Web.

Définir les droits de réception des emails par groupe

Pour éditer un groupe, allez dans le menu Administration / Gestion des groupes (vous devez avoir les droits administrateurs).

Vous arrivez alors sur la page de gestion des groupes. Pour éditer un groupe existant, cliquez sur son bouton ‘Éditer’.

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Vous arrivez ensuite la page d’édition d’un groupe. Sélectionnez les droits de réception d’emails dans le champ Droits.

Maintenez la touche Ctrl de votre clavier enfoncé pour sélectionner plusieurs droits en même temps.

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Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer pour que les modifications soient bien prises en compte.

Pour l’édition des groupes, vous avez 4 droits sur la gestion des emails :

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GSE-Web peut envoyer 8 emails différents.

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Le groupe Administrateur possède les 4 droits sur la gestion des emails attribué par défaut. Vous pouvez lui attribuer tous les autres droits si vous souhaitez surveiller toute l’activité de votre organisation.

Important : pour que chaque email soit envoyé par GSE-Web, il faut obligatoirement qu’un modèle soit disponible pour chaque type d’email !

Modifier les modèles des emails

Dans GSE-Web, vous avez la possibilité de modifier entièrement tous les emails envoyés.

Pour pouvoir créer ou modifier un modèle, allez dans le menu Administration / Éditer les modèles de mail

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Créer un nouveau modèle d’email

Pour créer un nouveau modèle d’email, cliquez sur le bouton Nouveau Modèle (fonction non accessible sur le forfait Light de GSE-Web).

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  1. Sélectionnez le modèle que vous désirez créer dans la liste Action associée à ce modèle.
  2. Renseignez un Titre qui vous rappellera l’action définie par ce modèle.
  3. Renseignez le Sujet, c’est cette information qui apparaitra dans le l’objet de votre email
  4. Enfin, écrivez le corps de votre email.

Dans le Sujet, et le corps de l’email, vous pouvez insérer des ‘éléments de fusion’.

Exemple pour un modèle d’email qui informe sur un produit en rupture de stock :
Bonjour, le produit ref : {{produit_ref}}
dont le nom est : {{produit_label}}, est en rupture de stock.
Veuillez le commander au plus vite !

Les ‘éléments de fusion’ (en accolade {{ }} ), reprennent les informations gérées par GSE-Web.

Plusieurs éléments de fusion peuvent être utilisés :

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Vous avez également à votre disposition les outils d’édition pour la mise en forme de votre email. Choix de la taille de caractères, la couleur, la tabulation, etc…

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