Est-ce dangereux d’utiliser Excel pour gérer son stock ?

En fait, la réponse sera différente selon la configuration de votre stock, et surtout, selon le nombre de produits que vous devez gérer.

Si vous avez moins d’une centaine de produits, Excel peut être un outil très efficace, pas cher et extrêmement polyvalent.

Vous pouvez même utiliser une douchette (ndlr : un lecteur de code-barres), quelques formules, des fonctions VBA, et vous obtiendrez un logiciel déjà très performant !

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En plus, avec des outils complémentaires comme Power BI Desktop, vous obtiendrez des tableaux de bord et des reportings très efficaces.

Donc si vous êtes seul à gérer votre stock et que vous connaissez bien vos produits, Excel sera votre compagnon idéal. Et si vous maîtrisez les outils de la suite Office, alors foncez !

Exemple d’un simple classeur de gestion de stock sous Excel :

Maintenant, si vous devez gérer plus d’une centaine de produits, et que vous êtes plusieurs à devoir gérer votre stock, le risque d’erreur augmente significativement.

Tout d’abord, le risque de saisie dans un classeur Excel peut vite devenir problématique, surtout si vous avez des formules imbriquées par exemple. Il n’est pas toujours facile de retrouver son erreur, et en termes de comptabilité c’est la catastrophe !

Ensuite, si vous avez un nombre important de produits, il y a le risque de mélanger les références, il devient plus difficile d’avoir une vue complète sur les produits qui sont à commander, et c’est encore plus compliqué si vous avez beaucoup de produits périssables dans votre stock !

Si vous devez suivre un process de fabrication, Excel ne sera pas adapté, puisque vous ne pourrez pas garantir la fiabilité de vos données (données facilement manipulables), et toutes les données que vous aurez méticuleusement renseignées ne pourront pas être validées lors d’un audit par exemple.

Pour résumer :

Vous êtes seul à gérer votre stock, vous avez moins d’une centaine de produits à gérer, et vos produits ne sont pas destinés à un processus de fabrication, alors n’hésitez pas à utiliser un tableur comme Microsoft Excel (ou une solution libre équivalente).

Vous gérez plus d’une centaine de produits, vous êtes plusieurs utilisateurs, et les mouvements de vos produits doivent être rigoureusement tracés, il devient alors délicat d’utiliser un tableur comme Excel.

Il sera donc utile de réfléchir à un logiciel dédié au suivi d’une gestion de stock. Il existe de nombreuses références sur le marché, et une simple recherche sur Google vous orientera vers plusieurs solutions efficaces.

Pour aller plus loin :

L’offre de logiciels de gestion de stock et assez fournie, mais il n’est pas vraiment facile de trouver le logiciel qui vous convienne.

Chaque entreprise à ses spécificités, tout le monde n’a pas les mêmes facultés d’assimilation d’un nouvel outil, et bien souvent les solutions de gestion de stocks proposées sur le marché sont assez onéreuses.

Je ne vais pas comparer toutes les solutions du marché ici, mais vous proposer 2 logiciels de gestion de stock qui me semblent pertinents, puisque j’en suis l’éditeur et le concepteur.

GSE sous Excel

Ce 1er logiciel est basé exclusivement sur Excel. Il exploite toutes les possibilités offertes par Excel et vise principalement les personnes indépendantes qui désirent une solution clé en main à un coût dérisoire, puisque le coût du logiciel [en licence multi-postes] + douchette + le manuel d’utilisation et les mises à jour illimitées est inférieur à 300€ TTC.

Vous disposez d’une interface conçue pour être simple à comprendre et facile à prendre en main. 4 boutons (Créer un produit, Rentrer un produit, Sortir un produit, et Modifier un produit si besoin).

Vous pouvez éditer automatiquement un nombre conséquent de rapports pour votre comptabilité et le suivi de votre inventaire. Le pack proposé contient une douchette sans fil, vous pouvez donc mettre en place une gestion de stock complète en moins d’une minute !

Si vous êtes exclusivement sur Windows et disposez au moins d’Office 2010, découvrez GSE sous Excel via ce lien : https://bit.ly/3gDMbnk

GSE-Web

Le second logiciel est une solution en ligne autonome, mais qui peut compléter Excel. Vous pouvez vous connecter à plusieurs utilisateurs et gérer un nombres illimités de produits.

L’interface a été conçue pour être prise en main rapidement :

  • Liste des produits sur une vue principale,
  • bouton « + » pour rentrer un produit,
  • bouton « – » pour sortir un produit !
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Vous disposez d’une application via votre smartphone pour scanner vos code-barres, et vous êtes immédiatement alertés par email en cas de produits à commander ou en cas de produits périssables à retirer de votre stock.

Évidemment, vous pouvez générer plusieurs rapports sous Excel format (.xlsx) comme votre inventaire, ou l’historique de vos entrées et sorties.

Le service est proposé dès 29,90€ par mois, ce qui vous dispense d’acheter du matériel, de gérer l’infrastructure de serveurs, et de gérer les mises à jour.

Si vous désirez une solution innovante à un coût accessible, découvrez GSE-Web via ce lien : https://bit.ly/2MgycpC

Conclusion :

Comme je le disais, il existe plusieurs solutions pour gérer son stock, et Excel peut être utile à certaines conditions.

  • Vous pouvez mettre votre propre solution en place à l’aide d’Excel, mais avec un risque d’erreurs possibles, ou opter pour une solution qui optimise et décuple les possibilités d’Excel avec des outils adaptés (douchette, PDA).
  • De façon professionnelle, vous pouvez vous orienter vers une solution en ligne qui vous permet de contrôler facilement votre stock sans contraintes de prise en main, à un coût maîtrisé.

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