Gestion des inventaires

Une partie de plaisir 🎉, ou une source de stress 😓? Que représente pour vous les inventaires ?

En général, c’est quelque chose que l’on aimerais bien repousser et que l’on considère comme une perte de temps ⌛ .

C’est pour ces raisons que nous avons travaillé dur pour vous simplifier le plus possible cette étape Oh combien importante qu’est l’inventaire 📋 !

Inventaire papier ou inventaire Excel ?

Si ces 2 méthodes ont fait leurs preuves depuis de lustres, il est temps d’utiliser la technologie actuelle à bon escient pour gagner du temps et de l’argent (point parfois intéressant 😉 ).

Pourquoi faire une double saisie, lorsque l’on fait un inventaire papier et ensuite tout ressaisir informatiquement ⌨️ ?

Pourquoi utiliser un fichier Excel brut avec le risque d’erreurs de saisie ?

Aujourd’hui, avec un simple smartphone ou une tablette, vous pouvez réaliser votre inventaire en direct. Plus de double saisie, un risque d’erreur diminué, un gain de temps et surtout un gain d’💶 !

Faites vos inventaires sur une tablette 📱, vous gagnerez en sérénité 🙆 !


Comment créer un inventaire dans GSE-Web ?

Pour créer un nouvel inventaire de votre stock dans GSE-Web, procédez comme suit :

  • Connectez-vous en mode administrateur ou avec un utilisateur qui fait partie d’un groupe avec le droit EDITER_INVENTAIRE,
  • Allez dans le menu ‘Inventaire‘, puis cliquez dans le sous-menu ‘Créer un nouvel inventaire physique‘,
  • Renseignez un nom explicite pour votre inventaire (Inventaire du 2ème trimestre par exemple),
  • Sélectionnez le magasin, l’entrepôt où sera fait l’inventaire,
  • Cliquez sur le bouton ‘Enregistrer‘.

Votre nouvel inventaire est créé. Vous trouverez la liste de tous vos inventaires sur la page des inventaires qui est accessible via le menu ‘Inventaires / Lister les inventaires physiques‘.

La liste de tous les inventaires dans GSE-Web

Dès que vous créez un inventaire dans GSE-Web, tous les mouvements dans le magasin en inventaire seront bloqués. Tant que l’inventaire sera en statut ‘Ouvert‘ ou ‘En Analyse‘, il ne sera pas possible de faire des entrées et des sorties, ou des transferts.

Pour plus d’informations sur les statuts des inventaires dans GSE-Web, cliquez-ici.

Un inventaire dans GSE-Web se fait principalement à l’aide des codes-barres des produits. C’est grâce aux codes-barres que GSE-Web peut identifier et traiter les produits. C’est pour cette raison que lorsque vous créez un nouveau produit sans code-barres dans GSE-Web, le logiciel va automatiquement en générer un.


3 icônes pour gérer vos inventaires

Sur chaque lignes d’inventaires créés dans GSE-Web, vous avez 3 icônes.

1 ligne d’inventaire
3 icônes
Icône : Saisir l’inventaire

En cliquant sur cette icône, vous pourrez scanner les codes-barres des produits de votre stock, ou les importer manuellement par un copier / coller.

Icône : Editer l’inventaire

En cliquant sur cet icône vous pourrez changer le nom de votre inventaire, et changer le magasin/entrepôt à inventorier si vous n’avez pas encore commencé à importer des codes-barres.

C’est également avec cette icône que vous pourrez passer un inventaire en statut en ‘Analyse‘.

Icône : Supprimer l’inventaire

Cette icône permet de supprimer la totalité de l’inventaire, ainsi que toutes les données importées.

Icône : Exporter l’inventaire

Mais, vous avez dit 3 icônes ?

Oui, tout à fait 🤭. Cette 4ème icône apparaîtra lorsque vous aurez clôturé votre inventaire. Elle vous permettra d’exporter au format .xlsx le détail complet de votre inventaire.


4 méthodes pour faire votre inventaire

Dans GSE-Web, vous avez la possibilité de faire votre inventaire de 4 façons :

  1. Faire votre inventaire sur tablette sans code-barres
  2. Faire votre inventaire sur tablette avec code-barres
  3. Faire votre inventaire sur tablette avec code-barres et un tableur (type Excel)
  4. Faire votre inventaire en 1 clic !

Vous pouvez utiliser ces 4 méthodes combinées.

La finalité de l’inventaire dans GSE-Web et de pouvoir ajuster votre stock facilement et de pouvoir générer un état de votre inventaire.


Comment ré-ouvrir un inventaire dans GSE-Web ?

Si vous avez besoin de rajouter des produits qui n’ont pas été pris en compte lors de votre inventaire, vous pouvez ré-ouvrir votre inventaire pour pouvoir scanner ces produits par exemple.

Pour cela, cliquez sur le bouton bleu ‘Action‘ en haut à droite de votre page d’inventaire, puis sur le sous menu ‘Réouvrir l’inventaire‘.

Vous pourrez rajouter les produits manquants, qu’ils soient déjà référencés dans votre stock GSE-Web ou non.


Comment clôturer un inventaire dans GSE-Web ?

Lorsque votre inventaire est terminé, et que l’avez analysé, vous pourrez le clôturer.

Pour cela, cliquez sur le bouton bleu ‘Action‘ en haut à droite de votre page d’inventaire, puis sur le sous menu ‘Clôturer l’inventaire‘.

⚠️ Important : une fois que votre inventaire est clôturé, il ne sera plus possible de le ré-ouvrir ! ⚠️


Générer le rapport de votre inventaire

Une fois que votre inventaire est clôturé, vous pourrez générer un rapport complet au format .xlsx lisible par n’importe quel tableur (Excel, LibreOffice, OpenOffice…).

Vous pouvez également générer ce rapport lorsque votre inventaire est en cours d’analyse.

Allez sur la page des inventaires qui est accessible via le menu ‘Inventaires / Lister les inventaires physiques‘.

Cliquez sur l’icône verte ‘Exporter l’inventaire sous Excel’.

Votre rapport vous indiquera tous les produits inventoriés et fera une comparaison avec les quantités de votre stock GSE-Web et votre stock Réel.

Il vous affichera également les produits non inventoriés ou ceux qu’il ne reconnaît pas.

Le logiciel vous indiquera également les produits qui sont présents sur les bons de mouvement ‘préparés‘, mais non ‘clôturés‘. Ils sont sortis de votre stock et sont en attente de retrait, donc toujours présents physiquement dans votre magasin.