Seuls les utilisateurs ayant le droit EDITER_PRODUIT peuvent créer un nouveau produit dans GSE-Web.

Seuls les administrateurs peuvent modifier le délai de déclenchement des alertes.

Vous pouvez créer autant de produits périssables que vous voulez, et vous pouvez attribuer un nombre illimité de dates pour un même produit.

Toutes les dates saisies doivent obligatoirement être dans le futur – vous ne pouvez évidemment pas rentrer un produit déjà périmé dans votre stock !

Configurer votre délai d’alerte

Pour indiquer à GSE-Web à quel moment il doit vous prévenir que vos produits vont être périmés, allez dans le menu Administration / Paramétrage de l’application, puis renseignez le champ ‘Délai d’alerte pour les dates de péremption’. Renseignez un nombre entier, il correspond à un nombre de jours.

Dans cet exemple, vous configurez GSE-Web pour qu’il vous prévienne 10 jours avant que chaque produit n’arrive à leur date limite d’utilisation, ou de consommation.

Créer un nouveau produit périssable

Pour créer un nouveau produit périssable, allez dans le menu Produits / Créer un nouveau produit.

Vous arrivez alors sur la page de création d’un nouveau produit.

Renseignez les informations désirées (Rappel : pour créer un produit, seuls 2 champs sont nécessaires : une Référence unique, et le Nom du produit).

Pour créer un produit périssable, vous devez cocher la case ‘Produit périssable’.

Note : une fois validé, vous ne pourrez plus modifier cette option, votre produit devra toujours avoir une date de péremption.

Entrer un produit périssable

Pour entrer un nouveau produit périssable, allez dans le menu Produits / Entrer un produit.

Vous avez plusieurs possibilités pour rentrer un produit dans votre stock, ici nous en détaillons qu’une seule.

Vous arrivez alors sur la page de création d’un nouveau produit.

Pour entrer un produit périssable dans votre stock :

  • Sélectionnez votre produit à l’aide de sa référence, ou de son nom.
  • Renseignez la quantité du produit que vous rentrez (la quantité de produit ayant la même date de péremption)
  • Sélectionnez le magasin dans lequel vous rentrez le produit
  • Sélectionnez ensuite la date de péremption de votre produit
  • Validez

Pour sélectionner une date, vous pouvez sélectionner par jours, mois, ou années, en cliquant en haut de la fenêtre de sélection :

Sortir un produit périssable

Pour sortir un produit périssable, allez dans le menu Produits / Sortir un produit.

Vous avez plusieurs possibilités pour sortir un produit de votre stock, ici nous en détaillons qu’une seule.

Vous arrivez alors sur la page de sortie d’un produit.

Pour sortir un produit périssable de votre stock :

  • Sélectionnez votre produit à l’aide de sa référence, ou de son nom.
  • Par défaut, GSE-Web vous affiche toutes les entrées du produit selon leurs quantités, numéros de lot, et leurs dates de péremption
  • Renseignez la quantité du produit que vous désirez sortir (qu’elle que soit ses dates de péremption)
  • Sélectionnez le magasin dans lequel vous désirez sortir le produit
  • Sélectionnez ensuite la date de péremption de votre produit
  • Validez

Par défaut GSE-Web affichera uniquement toutes les dates du produit qui sont présents dans le magasin sélectionné.

Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs dates à la suite. Si vous laissez ce champ vide, ce seront les produits les plus anciens qui seront sortis en priorité.

Entrées et sorties de produits périssables par lot (plusieurs en même temps)

Entrées de produits périssables par lot :

Dans GSE-Web, il n’est pas possible d’entrer des produits périssables par lot.

Sorties de produits périssables par lot :

  • Pour sortir des produits périssables par lot, allez dans le menu Produits / Sortie de produits par lot,
  • Déchargez les codes-barres avec les quantités à sortir de votre PDA,
  • Sélectionnez le magasin dont vous désirez effectuer la sortie,
  • Cliquez sur le bouton ‘Transférer’.

🛑 Les produits périssables les plus proches de leur date limite seront sortis en priorité 🛑.

Gestion des produits périmés

Pour visualiser tous les produits périmés, ou qui sont proches de leur date limite (voir le paragraphe Configurer votre délai d’alerte), allez dans le menu Rapport / Voir le stock à traiter.

Cliquez sur l’onglet Périssables. GSE-Web vous affichera la liste de tous les produits à surveiller, et à sortir rapidement de votre stock.

Alerte popup sur les produits périssables

GSE-Web vérifie régulièrement la présence de produits proches de leur date limite, selon votre délai d’alerte configurée(voir le paragraphe Configurer votre délai d’alerte).

Après vous être connecté à votre compte, GSE-Web vous avertira immédiatement si des produits sont à surveiller. Une barre d’alerte (type popup) s’affichera en haut de la page principale.

Vous pouvez directement cliquer sur le lien ‘cliquez ici pour voir la liste’. Ce lien vous redirigera vers la page des produits périssables à surveiller (voir le paragraphe Gestion des produits périmés).

Alerte email sur les produits périssables

GSE-Web a été programmé pour surveiller l’intégrité de votre stock en continu !

Non seulement, il vous préviendra à chaque connexion si vous avez des produits périssables à retirer de votre stock, mais il vous préviendra également sans même que personne ne se connecte à votre compte. Pas besoin que vous vérifiez vous-même l’état de votre stock, ou qu’un employé le fasse pour vous. GSE-Web s’en charge automatiquement.

Dès que GSE-Web détecte un ou plusieurs produits proches de leur date limite, selon votre délai d’alerte configurée (voir le paragraphe Configurer votre délai d’alerte), GSE-Web vous enverra automatiquement un email avec la liste des produits détectés.

Tant que ces produits seront présents dans votre stock, GSE-Web vous alertera chaque jour !

Exemple d’un email automatiquement envoyé par GSE-Web

Configurer les alertes emails automatiques sur les produits périssables

Pour que GSE-Web vous prévienne automatiquement qu’un ou plusieurs produits sont proches de leur date limite, selon votre délai d’alerte configurée (voir le paragraphe Configurer votre délai d’alerte), il faut que :

  • Vous lui spécifiez à qu’elle adresse email il doit vous envoyer la liste des produits,
  • Vous désignez les droits de réception de ces emails (quels utilisateurs recevront les emails),
  • Vous pouvez personnaliser le contenu du mail envoyé.

Dans GSE-Web tous les utilisateurs enregistrés doivent avoir un email de contact d’enregistré. C’est à cet email que chaque utilisateur recevra les notifications programmées de GSE-Web.

Pour qu’un utilisateur reçoivent un email en particulier de la part de GSE-Web, il faut qu’il fasse partie d’un groupe d’utilisateurs. Et selon les droits attribués à ce groupe, il recevra ou non certains emails.

Exemple :

  • Mon employé John, fait partit du groupe que j’ai créé, le groupe MAGASINIER
  • Pour le groupe MAGASINIER, j’ai attribué le droit suivant : EMAIL_PRODUIT_PERIME_DETECTE

Tous les employés appartenant au groupe MAGASINIER recevront donc la liste des produits périmés dans mon stock.

Je peux éventuellement modifier la mise en forme et le contenu de l’email envoyé, en allant dans le menu Administration / Éditer les modèles de mail, et en éditant le modèle : Quand des produits périmés sont détectés dans le stock (Note : ce modèle peut être déjà créé par défaut).

👉 Pour comprendre, et avoir plus d’informations sur la gestion des droits, la création de groupe et de nouveaux utilisateurs, vous pouvez consulter la fiche d’aide La gestion des utilisateurs, des groupes, et des droits d’accès.