Préambule
Par défaut dans GSE-Web, tous les produits sont rentrés dans le ‘stock général’. Ce stock n’est associé à aucun magasin, et à aucun emplacement.
Pour gérer votre stock dans GSE-Web, vous avez la possibilité de créer plusieurs magasins et plusieurs emplacements par magasin.
Lors de chaque entrée de produit vous pourrez sélectionner dans quel magasin, et dans quel emplacement vous allez entrer votre produit.
Lors de chaque sortie de produit vous pourrez sélectionner dans quel magasin, et dans quel emplacement vous allez sortir votre produit.
Vous pourrez également effectuer des transferts de produits entre magasins.
Note : la possibilité de créer un ou plusieurs magasins varie en fonction du forfait GSE-Web sélectionné.
? Dois-je utiliser des emplacements ? Non, ce n’est pas obligatoire. Mais on le recommande ? . Sachez que lors d’une sortie, si vous avez des produits sur un emplacement qui ne porte pas de nom, la sortie sera en mode automatique. Le logiciel prendra donc le 1er produit dans sa base de données, sur des emplacements qui ont des noms. Donc, pour un même magasin, nous vous recommandons, soit de ne pas utiliser d’emplacement du tout, soit d’utiliser des emplacements. ✔️
Droit de création, d’édition et de suppression des magasins
Pour pouvoir créer, éditer et supprimer des magasins dans GSE-Web, l’utilisateur doit avoir le droit EDITER_MAGASIN Droit pour créer, supprimer et éditer les magasins. Il doit donc faire partie d’un groupe qui a ce droit.
Pour plus d’informations sur comment créer un groupe et affecter des droits à un utilisateur, veuillez vous référer à la fiche descriptive La gestion des utilisateurs, des groupes, et des droits d’accès.
Créer un nouveau magasin
Pour créer un nouveau magasin, allez dans le menu Magasins / Ajouter un nouveau magasin.
Pour créer un magasin, seules 2 champs sont obligatoires :
- Le libellé du magasin (qui doit être unique).
- La localisation du magasin.
Tous les autres champs sont facultatifs.
Les champs ‘Magasinier(s)’ et ‘Magasin approvisionneur’ sont indicatifs.
L’adresse postale vous permettra de visualiser le magasin sur une carte dynamique.
Minimum de réapprovisionnement
- Lors de la création d’un magasin, vous pouvez préciser la quantité de produits à transférer dans ce magasin lors d’un transfert.
- Lors de la création d’un nouveau produit vous pouvez préciser la quantité de produits à transférer dans ce magasin lors d’un transfert.
Transfert entre magasins
Pour transférer des produits entre magasins, allez dans le menu Magasins / Transfert entre magasin.
- Sélectionnez le magasin approvisionneur (Magasin de sortie)
- Sélectionnez le magasin réceptionneur (Magasin d’entrée)
- Sélectionnez les produits à transférer, et renseignez la quantité de produit à transférer.
En cas de besoin vous pouvez transférer la totalité d’un magasin vers un autre. Cochez la case ‘Transférer tous les produits du magasin ?’
Affectation des stocks sans magasin
Pour affecter des produits qui ne sont associés à aucun magasin (qui sont donc dans le stock général) à un magasin unique, allez dans le menu Administration / Paramétrage de l’application.
Cliquez sur l’item Outils divers, et recherchez la catégorie Affectation des stocks sans magasin.
- Sélectionnez le magasin auquel vous souhaitez associer tous les produits sans magasin.
- Cliquez sur le bouton ‘Associer les stocks à ce magasin’.
Affectation d’un magasin lors d’un ajout de produit
Lors de l’ajout d’un nouveau produit dans le stock, vous avez la possibilité de sélectionner dans quel magasin vous allez l’ajouter.
Note : le magasin doit d’abord avoir été créé, sinon vous ne pourrez pas le sélectionner.
Sur la page d’ajout d’un produit, sélectionnez un magasin où stocker le produit.
Affectation d’un emplacement lors d’un ajout de produit
Lors de l’ajout d’un nouveau produit dans le stock, vous avez la possibilité de sélectionner dans quel emplacement vous allez le placer.
Note : si l’emplacement n’a pas encore été renseigné dans GSE-Web, il vous suffit de l’inscrire dans le champ emplacement, et de valider la saisie avec la touche ENTRÉE de votre clavier.
Sur la page d’ajout d’un produit, sélectionnez un emplacement où stocker le produit.
Si vous avez préalablement sélectionné un magasin, GSE-Web vous proposera les emplacements existants dans ce magasin.
Si vous renseignez un nouvel emplacement, il sera spécifique au magasin sélectionné. Si vous ne sélectionnez pas préalablement de magasin, les emplacements proposés ou créés seront ceux liés au stock général.
Sélection d’un magasin et d’un emplacement lors d’une sortie de produit
Lors de la sortie de produits dans le stock, vous avez la possibilité de sélectionner un magasin et un emplacement.
Si vous ne faites pas de sélection, la sortie sera effectuée sur le stock général, si des produits sont disponibles.
? Dans la fenêtre de sélection d’un magasin, la quantité de produit disponible est affichée par magasin.
? Dans la fenêtre de sélection d’un emplacement, la quantité de produit stockée est affichée par emplacement.
Modification des emplacements existants
Si vous avez renseigné des emplacements lors de l’entrée de vos produits, vous pouvez les renommer si besoin.
Pour renommer un emplacement, sélectionnez le magasin où se situe l’emplacement.
Dans le champ Emplacements référencés, cliquez sur l’icône Actions (couleur verte) pour renommer l’emplacement désiré.
Vous avez également la possibilité de renommer un emplacement directement sur une fiche produit, dans les emplacements affichés dans l’état du stock du produit.
Limiter l’accès à certains magasins
Pour pouvoir limiter l’accès à des magasins dans GSE-Web, l’utilisateur doit avoir le droit MAGASINS_RESTRICTED Droits pour limiter la visualisation des magasins. Il doit donc faire partie d’un groupe qui a ce droit.
Note : cette option ne sera possible que si l’utilisateur ne fait pas partie d’un groupe Administrateur !
Par défaut tous les utilisateurs de GSE-Web peuvent visualiser et avoir accès à tous les magasins. Mais si un utilisateur fait partie d’un groupe ayant le droit MAGASINS_RESTRICTED, l’administrateur du compte peut limiter la visualisation, les entrées, les sorties et les transferts à certains magasins uniquement pour cet utilisateur.
Pour plus d’informations sur comment créer un groupe et affecter des droits à un utilisateur, veuillez vous référer à la fiche descriptive La gestion des utilisateurs, des groupes, et des droits d’accès.
Si un utilisateur fait partie d’un groupe ayant le droit MAGASINS_RESTRICTED, un nouveau champ de sélection sera disponible dans l’édition de son profil.
Pour accéder au profil d’un utilisateur, allez dans le menu Administration / Gérer les utilisateurs.
En éditant le profil d’un utilisateur, le champ ‘Sélectionnez un ou plusieurs magasins à autoriser :’ sera disponible. Vous pouvez alors sélectionner les magasins dont l’utilisateur aura accès.
L’utilisateur pourra alors voir, entrer, sortir et transférer des produits du stock général ET des seuls magasins qui lui sont autorisés.
Note : si vous utilisez cette option, il est conseiller de gérer tous les produits de votre stock dans des magasins, et d’utiliser le Stock général comme magasin tampon. Ex : Stock général (= zone de transit) | Magasin principal (= magasin d’approvisionnement) | Magasins secondaire