Une partie de plaisir 🎉, ou une source de stress 😓? Que reprĂ©sente pour vous les inventaires ?

En gĂ©nĂ©ral, c’est quelque chose que l’on aimerais bien repousser et que l’on considĂšre comme une perte de temps ⌛ .

C’est pour ces raisons que nous avons travaillĂ© dur pour vous simplifier le plus possible cette Ă©tape Oh combien importante qu’est l’inventaire 📋 !

Inventaire papier ou inventaire Excel ?

Si ces 2 mĂ©thodes ont fait leurs preuves depuis de lustres, il est temps d’utiliser la technologie actuelle Ă  bon escient pour gagner du temps et de l’argent (point parfois intĂ©ressant 😉 ).

Pourquoi faire une double saisie, lorsque l’on fait un inventaire papier et ensuite tout ressaisir informatiquement ⌚ ?

Pourquoi utiliser un fichier Excel brut avec le risque d’erreurs de saisie ?

Aujourd’hui, avec un simple smartphone ou une tablette, vous pouvez rĂ©aliser votre inventaire en direct. Plus de double saisie, un risque d’erreur diminuĂ©, un gain de temps et surtout un gain d’đŸ’¶ !

Faites vos inventaires sur une tablette đŸ“±, vous gagnerez en sĂ©rĂ©nitĂ© 🙆 !


Comment créer un inventaire dans GSE-Web ?

Pour créer un nouvel inventaire de votre stock dans GSE-Web, procédez comme suit :

  • Connectez-vous en mode administrateur ou avec un utilisateur qui fait partie d’un groupe avec le droit EDITER_INVENTAIRE,
  • Allez dans le menu ‘Inventaire‘, puis cliquez dans le sous-menu ‘CrĂ©er un nouvel inventaire physique‘,
  • Renseignez un nom explicite pour votre inventaire (Inventaire du 2Ăšme trimestre par exemple),
  • SĂ©lectionnez le magasin, l’entrepĂŽt oĂč sera fait l’inventaire,
  • Cliquez sur le bouton ‘Enregistrer‘.

Votre nouvel inventaire est crĂ©Ă©. Vous trouverez la liste de tous vos inventaires sur la page des inventaires qui est accessible via le menu ‘Inventaires / Lister les inventaires physiques‘.

La liste de tous les inventaires dans GSE-Web

DĂšs que vous crĂ©ez un inventaire dans GSE-Web, tous les mouvements dans le magasin en inventaire seront bloquĂ©s. Tant que l’inventaire sera en statut ‘Ouvert‘ ou ‘En Analyse‘, il ne sera pas possible de faire des entrĂ©es et des sorties, ou des transferts.

Pour plus d’informations sur les statuts des inventaires dans GSE-Web, cliquez-ici.

Un inventaire dans GSE-Web se fait principalement Ă  l’aide des codes-barres des produits. C’est grĂące aux codes-barres que GSE-Web peut identifier et traiter les produits. C’est pour cette raison que lorsque vous crĂ©ez un nouveau produit sans code-barres dans GSE-Web, le logiciel va automatiquement en gĂ©nĂ©rer un.


3 icÎnes pour gérer vos inventaires

Sur chaque lignes d’inventaires crĂ©Ă©s dans GSE-Web, vous avez 3 icĂŽnes.

1 ligne d’inventaire
3 icĂŽnes
IcĂŽne : Saisir l’inventaire

En cliquant sur cette icĂŽne, vous pourrez scanner les codes-barres des produits de votre stock, ou les importer manuellement par un copier / coller.

IcĂŽne : Editer l’inventaire

En cliquant sur cet icĂŽne vous pourrez changer le nom de votre inventaire, et changer le magasin/entrepĂŽt Ă  inventorier si vous n’avez pas encore commencĂ© Ă  importer des codes-barres.

C’est Ă©galement avec cette icĂŽne que vous pourrez passer un inventaire en statut en ‘Analyse‘.

IcĂŽne : Supprimer l’inventaire

Cette icĂŽne permet de supprimer la totalitĂ© de l’inventaire, ainsi que toutes les donnĂ©es importĂ©es.

IcĂŽne : Exporter l’inventaire

Mais, vous avez dit 3 icĂŽnes ?

Oui, tout Ă  fait đŸ€­. Cette 4Ăšme icĂŽne apparaĂźtra lorsque vous aurez clĂŽturĂ© votre inventaire. Elle vous permettra d’exporter au format .xlsx le dĂ©tail complet de votre inventaire.


4 méthodes pour faire votre inventaire

Dans GSE-Web, vous avez la possibilité de faire votre inventaire de 4 façons :

  1. Faire votre inventaire sur tablette sans code-barres
  2. Faire votre inventaire sur tablette avec code-barres
  3. Faire votre inventaire sur tablette avec code-barres et un tableur (type Excel)
  4. Faire votre inventaire en 1 clic !

Vous pouvez utiliser ces 4 méthodes combinées.

La finalitĂ© de l’inventaire dans GSE-Web et de pouvoir ajuster votre stock facilement et de pouvoir gĂ©nĂ©rer un Ă©tat de votre inventaire.


Comment ré-ouvrir un inventaire dans GSE-Web ?

Si vous avez besoin de rajouter des produits qui n’ont pas Ă©tĂ© pris en compte lors de votre inventaire, vous pouvez rĂ©-ouvrir votre inventaire pour pouvoir scanner ces produits par exemple.

Pour cela, cliquez sur le bouton bleu ‘Action‘ en haut Ă  droite de votre page d’inventaire, puis sur le sous menu ‘RĂ©ouvrir l’inventaire‘.

Vous pourrez rajouter les produits manquants, qu’ils soient dĂ©jĂ  rĂ©fĂ©rencĂ©s dans votre stock GSE-Web ou non.


Comment clĂŽturer un inventaire dans GSE-Web ?

Lorsque votre inventaire est terminĂ©, et que l’avez analysĂ©, vous pourrez le clĂŽturer.

Pour cela, cliquez sur le bouton bleu ‘Action‘ en haut Ă  droite de votre page d’inventaire, puis sur le sous menu ‘ClĂŽturer l’inventaire‘.

⚠ Important : une fois que votre inventaire est clĂŽturĂ©, il ne sera plus possible de le rĂ©-ouvrir ! ⚠


Générer le rapport de votre inventaire

Une fois que votre inventaire est clĂŽturĂ©, vous pourrez gĂ©nĂ©rer un rapport complet au format .xlsx lisible par n’importe quel tableur (Excel, LibreOffice, OpenOffice…).

Vous pouvez Ă©galement gĂ©nĂ©rer ce rapport lorsque votre inventaire est en cours d’analyse.

Allez sur la page des inventaires qui est accessible via le menu ‘Inventaires / Lister les inventaires physiques‘.

Cliquez sur l’icĂŽne verte ‘Exporter l’inventaire sous Excel’.

Votre rapport vous indiquera tous les produits inventoriés et fera une comparaison avec les quantités de votre stock GSE-Web et votre stock Réel.

Il vous affichera Ă©galement les produits non inventoriĂ©s ou ceux qu’il ne reconnaĂźt pas.

Le logiciel vous indiquera Ă©galement les produits qui sont prĂ©sents sur les bons de mouvement ‘prĂ©parĂ©s‘, mais non ‘clĂŽturĂ©s‘. Ils sont sortis de votre stock et sont en attente de retrait, donc toujours prĂ©sents physiquement dans votre magasin.