Préambule
Par défaut dans GSE-Web, un équipement est un élément unique composé de plusieurs produits.
Un équipement peut donc représenter une machine (un climatiseur, un compresseur, un avion…), mais aussi un lieu (une chambre d’hôtel, un local frigorifique…) bref, tous ce qui peut contenir des produits distincts (pièces de rechange, éléments de régulation, éléments de sécurité…).
Droit de création, d’édition et de suppression des équipements
Pour pouvoir créer, éditer ou supprimer des équipements dans GSE-Web, l’utilisateur doit avoir le droit EDITER_EQUIPEMENT Droits d’édition ou de création d’un équipement. Il doit donc faire partie d’un groupe qui a ce droit.
Pour plus d’informations sur comment créer un groupe et affecter des droits à un utilisateur, veuillez-vous référer à la fiche descriptive La gestion des utilisateurs, des groupes, et des droits d’accès.
Créer un nouvel équipement
Pour créer un nouvel équipement dans GSE-Web, allez dans le menu Équipements / Créer un nouvel équipement.
3 champs sont obligatoires :
- Le lot dont fait partit l’équipement
- La référence dont fait partit l’équipement
- Le code de l’équipement (le code est unique à chaque équipement, il ne peut pas y avoir de doublons)
La sélection des produits qui composent un équipement
Les produits qui composent un équipement doivent obligatoirement être référencés dans le stock.
Un même produit peut être utilisé pour plusieurs équipements, quelles que soient les quantités utilisées.
Lister tous les équipements
Pour lister tous les équipements dans GSE-Web, allez dans le menu Équipements / Lister les équipements.
Vous avez la possibilité de rechercher un équipement via son code, sa référence ou son lot.
Identification des équipements
Lors de l’ajout d’un nouvel équipement, GSE-Web génère automatiquement un QR Code unique qui vous permet d’identifier l’équipement dans votre base.
Réserver des produits pour un équipement
Un équipement étant composé de plusieurs produits, vous avez la possibilité de réserver ces produits.
Une réservation peut être utilisée pour demander des pièces pour une maintenance à effectuer, ou pour réserver des produits pour une commande par exemple.
Pour réserver une ou plusieurs pièces, allez sur la fiche de l’équipement. Sur la fiche, cliquez sur le bouton Action, puis sur Effectuer une réservation.
Note : à l’aide du QR Code d’identification de l’équipement, vous pouvez réserver vos pièces à l’aide de l’application mobile de GSE-Web. Veuillez consulter le manuel GSE-Web Mobile – manuel d’utilisation pour smartphone pour plus d’informations.
Réserver des produits
- Cochez la case Réservation du produit à réserver
- Renseignez la quantité de produit que vous désirez réserver (obligatoire)
- Renseignez un numéro OT pour la traçabilité (obligatoire)
- Sélectionnez le magasin dans lequel vous désirez retirer les produits sélectionnés (obligatoire)
- Renseignez si besoin un commentaire
- Cliquez sur le bouton Réserver
Après validation, un numéro de réservation sera généré et affiché par GSE-Web.
Voir l’historique des réservations d’un équipement
Sur la fiche d’un équipement vous pouvez visualiser l’historique des réservations effectués pour cet équipement.
Voir les réservations et leurs statuts
Pour voir toutes les réservations liées aux équipements, allez dans le menu Équipements / Voir les réservations équipements.
Les statuts d’une réservation d’équipement
Plusieurs statuts sont possibles pour une réservation :
Produits à commander * : il n’est pas possible de préparer la réservation car il manque des produits dans le stock.
À Traiter : le nombre de produit est suffisant dans le stock (au moment de la réservation) pour préparer la réservation, la réservation est en attente.
Annulée : la réservation est annulée.
À approvisionner : il n’est pas possible de préparer la réservation, il manque des produits dans le stock, mais un magasinier traite la commande.
En cours de traitement : un magasinier prépare la réservation.
À retirer * : les produits réservés ont été préparés, le demandeur peut venir les retirer.
Terminée : la réservation à été traitée (produits retirés ou non).
Selon les droits de l’utilisateur, les statuts peuvent être modifiés manuellement.
Note : les produits sont décomptés (sortis) du stock uniquement lorsque la réservation passe en statut ‘Terminée’.
La gestion des emails des réservations
Pour les statuts (*), un email peut être envoyé au demandeur, au(x) magasinier(s), et tous les utilisateurs qui ont le droit EMAIL_RESERVATION_ALERTE_MAIL Droit pour recevoir les mails lorsqu’une réservation a été effectuée. Pour plus d’informations sur la gestion des droits, veuillez consulter la fiche Les emails.
Voir une fiche de réservation
Pour voir toutes les réservations liées aux équipements, allez dans le menu Équipements / Voir les réservations équipements.
Pour visualiser une fiche de réservation, cliquez sur une ligne de réservation, ou sur l’icône œil (couleur verte).
Imprimer une fiche de réservation
Pour imprimer une fiche de réservation, cliquez sur la disquette bleue en haut à gauche de la fiche de réservation.
Un fichier au format PDF reprenant les éléments de la réservation sera généré par GSE-Web.
