GSE-Web : La gestion des Projets

La fonctionnalité de gestion de projets n’est disponible que sur les forfaits Premium et Dédiés de GSE-Web.

Préambule

Qu’est-ce qu’un projet ?

Par définition, le terme projet désigne ce que l’on a l’intention de faire, les moyens jugés nécessaires à la mise en œuvre de cette idée, ou un travail préparatoire.

Au sein de GSE-Web vous allez pouvoir gérer votre stock en fonction d’un ou plusieurs projets. Vous pourrez définir des magasins dédiés à un projet, définir des droits d’accès spécifiques à certains utilisateurs, et faire un inventaire de votre stock par projets.

Au sein de chaque projet vous aurez la possibilité de créer des bons de mouvements.

Qu’est-ce qu’un bon de mouvement ?

Le terme ‘bon de mouvement’ peut être associés aux termes ‘bon de retrait’, ‘bon de chantier’, ‘bon de travaux’ ou ‘bon de commande’ par exemple.

Grace à un bon de mouvement vous allez pouvoir éditer une fiche de produits à sortir du stock, qui seront nécessaires à la réalisation d’un projet.

Cette fiche de produits récapitulera tous les produits à sortir du stock. Elle permettra aux magasiniers de préparer les produits à sortir, mais également de gérer les retours éventuels de produits dans le stock.

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Note : Dans cette fiche explicative nous allons utiliser les termes suivants :

Emetteur : il s’agit de l’utilisateur qui créé un bon de mouvement

Magasinier : il s’agit de la personne qui traite le bon de mouvement

Produits : il s’agit des produits en stock. On pourrait remplacer ce terme par ‘matériel’.

Sous-traitant : il s’agit de la personne qui vient retirer les produits (matériels) du stock, en fonction du traitement du bon de mouvement.

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Créer un nouveau projet

Pour créer un nouveau projet, allez dans le menu Projets / Créer un nouveau projet, puis renseignez les champs requis.

Description des champs

Numéro : chaque projet doit être identifié par un numéro unique. Le numéro d’un projet doit commencer par la lettre ‘P’ et être suivi d’une série de chiffres. Ex : P3677

Note : le numéro de projet ne pourra pas être modifié après enregistrement.

Chargé d’affaire : le chargé d’affaire est la personne chargée d’un projet. C’est généralement la personne qui créée le projet. C’est elle qui va gérer le stock du projet, ainsi que les inventaires.

Note : le chargé d’affaire ne verra que le stock associé à ses projets. Il ne pourra voir le stock associé aux autres projets quand utilisant la recherche avancée de GSE-Web (icône loupe dans le menu).

Les collaborateurs et ayants droits : ce sont généralement les personnes qui vont pouvoir créer les bons de mouvements associés aux projets.

Sélectionnez-le ou les sous-magasins associés : pour chaque projet vous devrez définir un ou plusieurs magasins qui seront exclusivement dédiés au stock du projet.

Note : il n’est pas possible d’utiliser un magasin déjà associé à un autre projet.

‘Créer automatiquement un sous-magasin associé’ ? : si vous n’avez pas déjà créé de magasins, vous pouvez demander à GSE-Web d’en créer un automatiquement au nom du projet. Il sera automatiquement rattaché au projet.

Fréquence de l’inventaire (en jours) : vous renseignez ici un nombre de jours pour définir le délai entre chaque inventaire à réaliser pour ce projet.

Lister les projets

Pour voir la liste de tous les projets, allez dans le menu Projets / Lister les projets.

Description des colonnes

Numéro de projet : il s’agit du numéro unique qui identifie chaque projet.

Collaborateurs : il s’agit de tous les collaborateurs ayant les droits de créer, et d’éditer les bons de mouvement du projet.

Chargés d’affaire : il s’agit de la personne responsable du projet.

Prochain inventaire le : il s’agit de la date à laquelle doit être réalisé le prochain inventaire du stock du projet.

Statut du projet : un projet peut avoir 2 statuts (Ouvert ou Clôturé). S’il est clôturé, le projet ne peut plus être modifié et l’on ne peut plus créer de nouveaux bons de mouvement. Le statut se modifie manuellement.

Note : une fois que le projet est en statut ‘Clôturé’, il ne sera plus possible de le remettre en statut ‘Ouvert’ !

Créé le : il s’agit de la date de création du projet.

Nb.Bons : il s’agit du nombre de bons créés au sein du projet.

Inventaire le : il s’agit de la date du dernier inventaire réalisé et renseigné dans GSE-Web.

Gérer les projets

Icônes ‘Actions’ de la page de gestion des projets

L’icône ‘Voir la fiche du projet‘, vous permet de voir le détail de votre projet.

L’icône ‘Éditer la fiche projet’, vous permet de modifier le projet (le chargé d’affaire, les collaborateurs, le ou les magasins, le nombre de jours pour la fréquence de l’inventaire).

L’icône ‘Exporter le stock du projet au format Excel’ vous permet d’exporter l’état du stock du projet en format .xls. C’est dans cet export que vous aurez la valorisation HT du stock de votre projet.

L’icône ‘Dupliquer la fiche projet’, vous permet de dupliquer le projet sans les bons de mouvements.

L’icône ‘Exporter les bons de mouvement sous Excel’, vous permet de générer un fichier Excel avec la liste de tous les bons de mouvement créés pour le projet.

L’icône ‘Supprimer le projet’ vous permet de supprimer le projet.

Note : pour pouvoir supprimer un projet, il faut qu’il n’y plus aucun bon de mouvement associés au projet.

L’accès à ces icônes est en fonction des droits assignés à l’utilisateur connecté. Pour plus d’informations concernant les droits des utilisateurs, veuillez-vous référer à la fiche La gestion des utilisateurs, des groupes, et des droits d’accès.

Créer un bon de mouvement

Pour créer un bon de mouvement, allez dans le menu Projets / Créer un bon de mouvement.

Pour créer un bon de mouvement plusieurs champs sont obligatoires comme le type de travaux, l’adresse du chantier, et la date d’enlèvement (il s’agit de la date à laquelle le matériel doit être retiré par un sous-traitant).

Le champ ‘Informations complémentaires’ est facultatif. S’il est renseigné, il apparaitra sur le bon de mouvement.

Le champ ‘Sous-traitant ST’ propose une liste de plusieurs entreprises. Cette liste est reprise à partir des ‘Clients’ renseignés dans GSE-Web. Pour ajouter, supprimer ou modifier un client, allez dans le menu Tiers / Créer un nouveau client – Lister les Clients.

Pour ajouter sur le bon de mouvement les produits à sortir du stock pour le projet, il faut désigner le projet et le magasin où se trouve les produits.

Une fois le magasin sélectionné, vous pourrez sélectionner les produits à sortir. Par défaut, seuls les produits présents dans le magasin sélectionné seront sélectionnables.

Description des colonnes

La colonne ‘Produit’ permet de rechercher tous les produits présents dans le magasin sélectionné.

Vous pouvez effectuer une recherche par la référence du produit, son libellé ou par son numéro de code-barres.

L’affichage du produit se présente de cette façon : Référence – Libellé – [Emplacement]

Astuce : vous pouvez utiliser une douchette pour sélectionner un produit via son numéro de code-barres.

La colonne ‘Qté’ vous permet de renseigner la quantité du produit sélectionné à sortir.

La colonne ‘Qté en stock’ vous indique la quantité du produit sélectionné en stock par emplacement.

La colonne ‘Demande en cours’ vous indique si un ou plusieurs produits identiques sont déjà demandés sur d’autres bon de mouvements qui sont en cours de traitement.

Vous ne pourrez pas ajouter sur le bon de mouvement des produits qui ne sont pas en stock, ou qui sont déjà demandés sur un autre bon de mouvement !

Lister les bons de mouvement

Pour gérer et voir la liste de tous les bons de mouvement, allez dans le menu Projets / Gestion des bons de mouvement.

Description des colonnes

N° du bon : il s’agit du numéro unique qui identifie chaque bon de mouvement. Il se décompose comme suit :

N°du projet – N°du bon (numéro incrémenté de 1 à chaque nouveau bon créé) – Mois Année

N° du projet : numéro du projet auquel le bon de mouvement est rattaché.

Création : il s’agit de la date et de l’heure de la création du bon de mouvement.

Modification : il s’agit de la date et de l’heure de la dernière modification effectuée sur le bon de mouvement.

Emetteur : il s’agit de l’utilisateur qui a créé le bon de mouvement.

Commune : il s’agit de la commune (ou du lieu) auquel sont destinés les produits sortis du stock.

Enlèvement : il s’agit de la date et l’heure de retrait des produits.

Note : si les produits ont été livrés en plusieurs fois (Livraisons partielles), le nom affiché dans la colonne enlèvement sera celui de la dernière personne qui est venu retirer les produits. Le nom de la, ou des personnes précédentes n’est pas conservé.

Pris en compte par : il s’agit de la personne qui est en train de traiter le bon de mouvement.

Statut : un bon de mouvement peut avoir plusieurs statuts (A Traiter, En cours, Préparé, Préparé partiel, Livré, Livré partiel, Clôturé). Voir le sous- chapitre Gestion des statuts pour plus d’information.

Action : plusieurs actions peuvent être réalisées pour gérer les bons de mouvement. Voir le chapitre Icônes ‘Actions’ de la page de gestion des bons de mouvement pour plus d’information.

• Vous avez la possibilité de trier par ordre croissant ou décroissant les colonnes dont les titres sont en bleu. Pour cela, il suffit de cliquer sur le titre de la colonne.

• Vous avez la possibilité de filtrer les bons de mouvement selon le N° du bon de mouvement, le N° d’un projet ou par les Statuts des bons de mouvement.

Gérer les bons de mouvement

Gestion des statuts

Selon l’étape de traitement du bon de mouvement, plusieurs statuts différents apparaissent et sont disponibles.

Statut ‘A traiter’

Dès que le bon de mouvement a été créé, il passe automatiquement en statut ‘À traiter’.

Il est alors possible de cliquer sur la ligne du bon de mouvement (ou sur l’icône ‘œil’ de la colonne action) pour voir le détail du bon de mouvement. Si aucune modification n’est apportée (commentaire, quantité renseignée), l’utilisateur peut refermer le bon, et le statut ne changera pas.

Statut ‘En cours’

Si un utilisateur apporte une modification quelconque au bon de mouvement (saisie d’un commentaire, saisie d’une quantité), le bon de mouvement passe alors en statut ‘En cours’.

Note : dès qu’une modification quel qu’elle soit, est réalisés sur le bon de mouvement, il ne sera plus possible de repasser le bon de mouvement en statut ‘À traiter’.

Statut ‘Préparé’

Si tous les produits sont disponibles, le bon de mouvement peut être soldé. Le sous-traitant peut alors venir récupérer les produits. Si le bon de mouvement est enregistré avec toutes les quantités de produits demandés, le statut passe à ‘Préparé’.

Statut ‘Préparé partiel’

Si tous les produits ne sont pas disponibles, le bon de mouvement ne peut être que partiellement préparé. Si le magasinier enregistre le bon de mouvement alors qu’il manque des produits ou que les quantités de certains produits ne sont pas complètes, le statut du bon de mouvement passe à ‘Préparer partiel’. Le sous-traitant peut venir récupérer les produits préparés.

Note : tant que le sous-traitant n’est pas venu retirer les produits, le magasinier peut continuer à préparer le bon de mouvement si des produits ont été rajoutés dans le stock depuis.

Mail : un email peut être envoyé à l’émetteur du bon de mouvement pour lui signifier que des produits sont à commander. Voir la fiche descriptive Les emails.

Statut ‘Livré’

Lorsque le bon de mouvement est en statut ‘Préparé’, et que le sous-traitant est venu retirer les produits, le magasinier peut passer manuellement le statut du bon de commande à ‘Livré’. Il doit alors renseigner le nom et le prénom de la personne qui est venu retirer les produits.

Mail : lorsque la confirmation de la livraison est validée, un email peut être envoyé à l’émetteur du bon de mouvement pour lui signifier que la livraison a été effectuée. Voir la fiche descriptive Les emails.

Lorsque le bon de mouvement passe au statut ‘Livré’, tous les produits du bon de mouvement sont sortis du stock. Une nouvelle ligne de sortie sera alors affichée dans l’historique des sorties pour chaque produit différent.

Statut ‘Livré partiel’

Lorsque le bon de mouvement est en statut ‘Préparé partiel’, et que le sous-traitant est venu retirer les produits, le magasinier peut passer manuellement le statut du bon de commande à ‘Livré partiel’. Il doit alors renseigner le nom et le prénom de la personne qui est venu retirer les produits. Il n’est possible de sortir d’autres produits sur ce bon. Seules des retours de produits peuvent être réalisés.

Mail : lorsque la confirmation de la livraison partielle est validée, un email peut être envoyé à l’émetteur du bon de mouvement pour lui signifier que la livraison partielle a été effectuée. Voir la fiche descriptive Les emails.

Lorsque le bon de mouvement passe au statut ‘Livré partiel’, tous les produits du bon de mouvement dont en a renseigné une quantité sont sortis du stock. Une nouvelle ligne de sortie sera alors affichée dans l’historique des sorties pour chaque produit différent.

Statut ‘Clôturé’

Lorsque le bon de mouvement est en statut ‘Clôturé’, c’est que le traitement du bon de commande est terminé.

Il n’est plus possible de modifier quoi que ce soit sur le bon de mouvement !

Seule la visualisation du bon de mouvement reste possible, ainsi que l’export du bon de mouvement au format Excel ou pdf.

La suppression du bon de mouvement est possible pour les personnes autorisées.

Notifications des bons à traiter

Lorsqu’un nouveau bon de mouvement vient d’être créé, le bon de mouvement passe automatiquement en statut ‘À traiter’.

Un badge de notification apparait alors dans le menu de GSE-Web. Le badge contient le nombre de bons de mouvement qui sont en statut ‘À traiter’.

Lorsque l’utilisateur clic sur le badge, il est automatiquement redirigé sur la page de gestion des bons de mouvement.

Traiter un bon de mouvement

Pour traiter un bon de mouvement, allez dans le menu Projets / Gestion des bons de mouvement, puis cliquez sur le bon de mouvement à traiter. Vous serez redirigé sur la page de traitement d’un bon de mouvement.

C’est sur cette page que le magasinier va avoir à sa disposition tous les éléments pour préparer le bon de mouvement.

Ajustement du stock

Lorsque le magasinier prépare le bon de mouvement, et qu’il se rend compte que la quantité disponible sur l’emplacement sélectionné est incorrect, il peut modifier cette quantité directement dans le bon de mouvement.

Pour corriger la quantité, cliquez sur la coche ‘Ajustement’ sur la ligne de produit désiré. Renseignez la quantité réelle. Cliquez sur l’icône verte (disquette) pour enregistrer la modification.

• Si le stock est ajusté à la hausse, une nouvelle entrée est réalisée dans le stock. Cette entrée sera affichée dans l’historique des entrées avec en commentaire ‘Ajustement stock du bon de mouvement N° XX’.

• Si le stock est ajusté à la baisse, une nouvelle sortie est réalisée dans le stock. Cette sortie sera affichée dans l’historique des sorties avec en commentaire ‘Ajustement stock du bon de mouvement N° XX’.

Sortir les produits

La colonne ‘Qté demandée’ renseigne sur la quantité de produits à sortir.

Note : la quantité à sortir peut-être une quantité unitaire d’un produit, mais peut aussi être une mesure (en mètre), ou un poids (en kg), par exemple.

La colonne ‘Qté déjà sortie’ renseigne sur la quantité de produits qui ont déjà était préparés pour le bon de mouvement.

La colonne ‘Qté restante à sortir’ renseigne sur la quantité de produits qui reste à préparer pour le bon de mouvement.

La colonne ‘Sortie’ vous permet de saisir la quantité à sortir pour le bon de mouvement en cours.

Pour sortir des produits via le bon de mouvement :

1. Saisissez la quantité que vous désirez sortir du stock par ligne de produits.
2. Cliquez sur le bouton ‘Enregistrez le bon de mouvement’.

Effectuer un retour de produits

Lorsque le bon de mouvement à été livré partiellement ou en totalité, il possible de retourner des produits dans le stock dans que le bon de mouvement n’est pas en statut ‘Clôturé’.

Une nouvelle entrée sera réalisée dans le stock, et une nouvelle ligne sera affichée dans l’historique des entrées avec en commentaire : Retour produit du bon n°XX

Pour retourner des produits dans le stock à partir d’un bon de mouvement :

1. Renseignez une quantité de retour sur la ligne du produit à retourner dans le stock
2. Cliquez sur le bouton ‘Enregistrez le bon de mouvement’.

Saisie de commentaires

Le magasinier a la possibilité de saisir plusieurs commentaires lors du traitement du bon de commande.

Cette fonctionnalité est très utile, car elle permet un suivi rigoureux du traitement du bon de commande, du statut ‘À traiter’, au statut ‘Clôturé’.

Astuce : utilisez le coin inférieur droit pour agrandir la fenêtre.

Icônes ‘Actions’ de la page de gestion des bons de mouvement

Plusieurs icônes rassemblées dans la colonne ‘Action’ de la page de gestion des bons de mouvement vous permettent de gérer vos bons de mouvement.

L’accès à ces icônes est en fonction des droits assignés à l’utilisateur connecté. Pour plus d’informations concernant les droits des utilisateurs, veuillez-vous référer à la fiche La gestion des utilisateurs, des groupes, et des droits d’accès.

Éditer un bon de commande au format Excel

En cliquant sur l’icône ‘Excel’ d’export d’un bon de mouvement au format Excel de la colonne Action de la page de gestion des bons de mouvement, vous pouvez exporter le bon de mouvement au format Excel (.xls).

Editer un bon de commande au format PDF

En cliquant sur l’icône ‘PDF’ d’export d’un bon de mouvement au format PDF de la colonne Action de la page de gestion des bons de mouvement, vous pouvez exporter le bon de mouvement au format pdf (.pdf).