Préambule
Dans GSE-Web vous pouvez générer des factures pour chacun de vos clients.
La facturation dans GSE-Web se fait après la sortie du stock des produits.
Note : la disponibilité de la facturation varie en fonction du forfait GSE-Web sélectionné.
Droit de création, d’édition et de suppression des factures
Pour pouvoir gérer des factures dans GSE-Web, l’utilisateur doit avoir le droit EDITER_FACTURE Droits pour générer et visualiser les factures. Il doit donc faire partie d’un groupe qui a ce droit.
Pour plus d’informations sur comment créer un groupe et affecter des droits à un utilisateur, veuillez-vous référer à la fiche descriptive La gestion des utilisateurs, des groupes, et des droits d’accès.
Paramètres pour la facturation
Pour pouvoir créer des factures dans GSE-Web vous avez la possibilité de personnaliser votre compte pour la facturation.
Les informations de votre entreprise (TVA, adresse, logo…)
Pour personnaliser votre compte pour la facturation, allez dans le menu Administration / Paramétrage de l’application / Les informations de mon organisation.
Les informations pour la facturation (devise, préfixe, pied de page)
Pour personnaliser votre compte pour la facturation, allez dans le menu Administration / Paramétrage de l’application / Informations supplémentaires sur mes factures à générer.
Attention : une fois que les factures ne sont plus en statut ‘Brouillon’, il n’est plus possible de modifier ces informations. Les modifications ne seront valables que pour les prochaines factures générées.
Les informations pour la facturation (vos coordonnées)
Pour afficher vos informations de contact sur les factures, allez dans le menu Administration / Paramétrage de l’application / Contact pour la facturation.
Les informations pour la facturation (vos coordonnés bancaires)
Pour afficher le numéro de votre compte bancaire pour que vos clients puissent régler leurs factures, allez dans le menu Administration / Paramétrage de l’application / Coordonnées bancaires pour la facturation.
Prérequis pour créer une facture
Pour pouvoir créer des factures dans GSE-Web il faut tout d’abord :
- Que les produits aient été sortis du stock,
- Et qu’ils aient été assignés à un client lors de leur sortie.
Créer une facture
Pour créer une facture, allez dans le menu Produits / Générer une facture.
Pour générer une facture, il faut préalablement sélectionner un client (obligatoire).
Après avoir sélectionné un client, GSE-Web récupère les données suivantes :
- Toutes les informations du client qui ont été renseignées sur la fiche client dans le menu Tiers (email, réduction, frais de port, etc.).
- Tous les produits sortis du stock pour ce clients ET qui n’ont pas encore été facturés.
Vous êtes libre de modifier toutes les données, sauf le nom du client et les caractéristiques des produits sortis.
- Vous pouvez insérer des informations via le champ ‘Informations’. Ils seront affichés sur la facture.
- Vous pouvez laisser un commentaire. Le commentaire ne sera visible que par les utilisateurs de GSE-Web.
- Enfin, sélectionnez les produits à facturer en cochant la case correspondante.
- Cliquez sur le bouton ‘Créer la facture’.
- La facture est alors en statut ‘Brouillon’.
Vous pouvez modifier la facture à tout moment tant qu’elle est en statut brouillon.
Gestion des factures
Pour gérer les factures, allez dans le menu Rapports / Gérer les factures.
Sur cette page vous verrez la liste de toutes les factures générées sur votre compte.
Recherche et Tris
Vous pourrez rechercher une facture soit par :
- Le nom du client,
- Le numéro de la facture,
- Ou l’émetteur de la facture.
Vous avez la possibilité de classer par ordre croissant ou décroissant les colonnes dont le titre est en couleur bleu. Cliquez simplement sur le titre de la colonne désirée.
Gestion des statuts
Vous avez la possibilité de gérer vos factures selon différents statuts :
BROUILLON : la facture est en cours de création. Vous pouvez encore la modifier.
À PAYER’ : la facture a été générée. Vous ne pouvez plus la modifier. Vous pourrez modifier le statut en ‘ACOMPTE’ ou en ‘PAYÉE’.
ACOMPTE : la facture a été envoyée au client, et le client à verser un acompte. Vous pouvez encore la modifier. Vous pourrez modifier le statut en ‘PAYÉE’.
PAYÉE’ : la facture a été payée par le client. Vous ne pouvez plus rien modifier, ni même la supprimer.
Pour modifier le statut d’une facture, il faut cliquer sur l’icône Editer la fiche facture (couleur verte) sur la page de gestion des factures.
Après avoir changé le statut et éventuellement le commentaire, cliquez sur le bouton ‘Enregistrer les modifications’.
Voir le détail d’une facture
Vous avez la possibilité de voir le détail d’une facture, et de voir les produits sélectionnés. Cliquez sur la ligne de la facture désirée, ou sur l’icône œil (couleur verte) Voir la fiche facture.
Dans la colonne PRODUIT, vous pourrez voir les produits sélectionnés.
Astuce : faites un clic droit sur le produit désiré et sélectionnez ‘Ouvrir dans un nouvel onglet’ dans votre navigateur.
Générer une facture au format PDF
Vous avez la possibilité de générer une facture au format PDF. Cliquez sur la ligne de la facture désirée, ou sur l’icône imprimante (couleur verte) Générer en PDF.
Assurer le suivi des paiements
Pour suivre le paiement de vos factures, vous avez la possibilité de changer les statuts en ‘ACOMPTE’ et ‘PAYÉE’.
Vous avez également la possibilité de visualiser le reste dû.
Si le client verse un acompte, éditez la fiche facture et renseignez le montant dans le champ acompte. Le reste dû sera modifié du montant de l’acompte.
Lorsque la facture est acquittée, le reste dû est à 0.
RAPPEL : une facture payée ne pourra plus être supprimée de la base de données.