Präsentationsleitfaden — Modul SRM Verträge & verhandelte Lieferantenpreise und ihre Verknüpfung mit dem Einkaufsmodul (PMS)
Alles, was man verstehen und zeigen muss, einfach erklärt, mit den echten Beispielen aus der Demo-Datenbank (Lieferant SHOP-PHARMACIE.FR, Produkte [MEDIC]).
Erstellt am 27.07.2026 · Demo-Umgebung: PWA gse-web-dev.xlexe.com → Server demo.gse-web.online → Login demo
📢 Dieser Leitfaden darf frei weiterverwendet werden
Sie bereiten eine interne Präsentation des Moduls für Ihre Teams vor? Bedienen Sie sich: Der Demo-Ablauf, die Zahlenbeispiele und die Antworten auf häufige Fragen aus diesem Leitfaden stehen Ihnen ohne Einschränkung zur Verfügung. Die Demo-Umgebung (Login demo) ist öffentlich — Sie können dort alle Beispiele nachspielen.
1Das SRM in 2 Minuten
SRM = Supplier Relationship Management, wörtlich „Management der Lieferantenbeziehungen". Konkret ist es in GSE-Web das Modul, das sich die mit Ihren Lieferanten verhandelten Preise merkt und sie automatisch anwendet, wenn Sie bestellen — und das anschließend prüft, ob der Lieferant diese Preise bei Lieferung und Rechnungsstellung auch eingehalten hat.
Die einfache Analogie
Ohne SRM ist es wie Einkaufen ohne Kundenkarte: Sie zahlen den ausgezeichneten Preis, und niemand kontrolliert den Kassenbon. Mit dem SRM kennt die Anwendung Ihren verhandelten Preis (die mit dem Lieferanten unterschriebene „Kundenkarte"), wendet ihn beim Bestellen ganz von selbst an und schlägt Alarm, wenn der Kassenbon (die Rechnung) nicht dazu passt.
❌ Vorher (ohne SRM)
Die verhandelten Preise schlummern in einem PDF oder einer Excel-Datei, die niemand öffnet.
Bei jeder Bestellung wird ein Preis „aus dem Gedächtnis" neu eingetippt.
Niemand vergleicht die Rechnung mit dem Vertrag → Preiserhöhungen bleiben unbemerkt.
Die Jahresboni (RFA) werden verfolgt … oder auch nicht.
✅ Nachher (mit SRM)
Verträge und Preislisten liegen in der Anwendung, datiert und versioniert.
Die Lieferantenbestellung holt sich den richtigen Preis ganz von allein (grünes Badge).
Jede Abweichung zwischen Vertragspreis und festgestelltem Preis wird erkannt und protokolliert.
Die Jahresboni werden mit Fortschrittsanzeige und Jahresendprognose verfolgt.
Wo findet man es in der Anwendung?
Im Seitenmenü bündelt ein eigener Bereich SRM 5 Einträge:
Er erscheint nur, wenn der Benutzer mindestens eines der Rechte SRM_TARIFS, SRM_CONTRATS oder SRM_CONTROLE_ECARTS besitzt, und ausschließlich auf den dedizierten Servern und dem DEMO-Server (niemals auf der gemeinsam genutzten Produktion www — Verkaufsargument: Es ist eine Funktion des Tarifs ENTREPRISE).
2Glossar für Einsteiger
Die Begriffe in der Reihenfolge, in der du ihnen begegnen wirst. Jede Definition ist mit einem echten Datensatz illustriert, der in der Demo-Datenbank sichtbar ist.
Rahmenvertrag
Ein „Schirm-Vertrag", der mit einem Lieferanten für einen bestimmten Zeitraum (oft das Jahr) geschlossen wird. Er legt die allgemeinen Regeln fest: Preise, Rabatte, Frachtfreigrenze, Zahlungsbedingungen. Die anschließend erteilten Bestellungen beziehen sich darauf.
der Vertrag AC-SHOPPHARM-2026 „Rahmenvertrag SHOP-PHARMACIE.FR 2026", gültig vom 01.01.2026 bis 31.12.2026, Status Aktiv.
Express-Vertrag
Ein „Mini-Vertrag", den die Anwendung automatisch anlegt, wenn man Preise schnell und ohne Formalismus erfasst (Seite „Lieferantenpreise"). Ideal für kleine Kunden: kein Papierkram, nur Preise. Er kann später zu einem vollständigen Vertrag „hochgestuft" werden.
der Vertrag Express „Preise SHOP-PHARMACIE.FR (Schnellerfassung)" mit einem Doliprane-Preis von 7,88 €.
Version / Nachtrag
Jeder Vertrag hat nummerierte Versionen. Version 1 ist der ursprüngliche Vertrag; die folgenden sind Nachträge (unterwegs nachverhandelte Änderungen). Goldene Regel: Eine unterzeichnete Version wird nie wieder geändert — um etwas zu ändern, erstellt man einen Nachtrag.
AC-SHOPPHARM-2026 hat 3 Versionen: v1 unterzeichnet am 05.01., v2 „Preisrevision Q2 2026" unterzeichnet am 15.04., v3 noch im Entwurf.
Preisliste
Ein „Paket" von Preisen mit einem geografischen Geltungsbereich (national, ein bestimmtes Lager, eine Postleitzahlen-Zone, eine Entität) und einem Gültigkeitszeitraum. Ein Vertrag kann mehrere Preislisten enthalten.
AC-SHOPPHARM-2026 enthält 3 Preislisten: „Nationale Preisliste 2026", „Preisliste Lager [MEDICAMENTS] P8" und „Preisliste Zone Paris (75)".
Preiszeile
EINE Preiszeile = ein Produkt + sein verhandelter Preis + seine Referenz beim Lieferanten + seine Gültigkeitsdaten. Das ist der Grundbaustein des Moduls.
Efferalgan 1 g → Lieferantenref. SP-EFF-1G, Bruttopreis 2,18 €, vom 01.01. bis 31.12.2026, Warengruppe „Analgetika".
Mengenstaffel
„Je mehr ich kaufe, desto günstiger wird es." Eine Staffel besagt: Ab einer bestimmten Menge gilt entweder ein reduzierter Preis oder ein Rabatt in %. Niemals beides gleichzeitig.
Efferalgan: ab 10 Einheiten → −2 %, ab 50 → −4 %, ab 100 → −6 %. Spasfon: ab 24 Einheiten → Nettopreis 3,60 € (statt 3,85 €).
Rabatt (Bestellung / Warengruppe / Logistik)
Nachlässe, die zu den Preisen hinzukommen: Bestellrabatt = % auf die Gesamtsumme, wenn die Bestellung einen Schwellenwert überschreitet; Warengruppenrabatt = % auf alle Produkte einer Katalog-Warengruppe; Logistikrabatt = kommerzielles Entgegenkommen rund um Transport/Abholung.
AC-2026: −2 % auf jede Bestellung ≥ 300 €; −1,5 % auf die Warengruppe „Analgetika"; −1 % Logistik.
Frachtfreigrenze (Franko-Schwelle)
Der Mindestbestellwert, ab dem der Lieferant die Lieferung kostenlos anbietet. Darunter fallen Versandkosten an.
AC-2026: Frachtfreigrenze bei 250 € — ab 250 € Bestellwert ist der Versand kostenlos.
Jahresbonus / RFA (Rückvergütung)
Eine Rückvergütung, die der Lieferant am Ende des Zeitraums auszahlt, wenn Sie bestimmte jährliche Einkaufsvolumina überschritten haben. Sie kommt außerhalb der Rechnung (oft per Gutschrift oder Überweisung) — deshalb verändert sie niemals den Preis Ihrer Bestände.
„Jahresbonus 2026 Rahmenvertrag": 1 % Rückvergütung, wenn der Jahresumsatz 10.000 € überschreitet, 2 % über 25.000 €, 3 % über 50.000 €. Der „Jahresbonus 2025" ist abgeschlossen: 1.250 € tatsächlich erhalten.
Der Einkäuferjargon für „den Preis nach jeder Rabattschicht": 1-net = Bruttopreis minus Zeilenrabatt; 2-net = 1-net minus Mengenstaffel; 3-net = 2-net minus Warengruppenrabatt. Der Jahresbonus wird manchmal „das 3-net außerhalb der Rechnung" genannt. Alle Details in Abschnitt 5.
Gleitender Durchschnittspreis (frz. CUMP)
Die buchhalterische Methode, die berechnet, „wie viel eine Einheit im Bestand wert ist": Bei jedem Wareneingang wird der Bestandswert als gewichteter Durchschnitt aus Altbestand und neuem Zugang neu berechnet. Der verhandelte Nettopreis fließt beim Wareneingang in den gleitenden Durchschnittspreis ein — genau dort treffen sich SRM und Bestandsführung.
Preisabweichung
Die Differenz zwischen dem erwarteten Preis (dem des Vertrags) und dem festgestellten Preis (auf dem Lieferschein oder der Rechnung). Jenseits der Vertragstoleranz legt die Anwendung eine zu bearbeitende Abweichung an.
Efferalgan erwartet zu 2,09 € (Staffel angewendet), fakturiert zu 2,18 € → Abweichung +4,31 %, Status „Zu bearbeiten": Der Staffelrabatt wurde vom Lieferanten nicht angewendet.
Abweichungstoleranz
Die akzeptierte Fehlermarge, bevor eine Abweichung angelegt wird (Rundungscents sind keine Reklamation wert). Pro Vertrag einstellbar.
AC-2026: Toleranz 2 %; der Notfall-Vertrag ist strenger: 1,5 %.
Abnahmeverpflichtung
Das, was SIE dem Lieferanten im Gegenzug für die guten Preise versprechen: mindestens eine bestimmte Menge oder einen bestimmten Betrag im Zeitraum abzunehmen. Die Anwendung verfolgt den Verbrauch der Verpflichtung.
AC-2026: Abnahmeverpflichtung von 15.000 € Einkaufsvolumen im Jahr.
Incoterm
Ein internationaler 3-Buchstaben-Code, der festlegt, wer den Transport bezahlt und verantwortet (z. B. DAP = geliefert am Bestimmungsort auf Kosten des Verkäufers, EXW = Sie holen die Ware ab Werk). Optionales Feld, vor allem international nützlich.
PMS (Einkaufsmodul)
Das GSE-Web-Modul, das die Lieferantenbestellungen und die Wareneingänge verwaltet. Das SRM ist sein „Preisgehirn": Das PMS bestellt, das SRM liefert die Preise. Details in Abschnitt 7.
DMS (Dokumenten-Links)
Das Dokumentenmanagementsystem des Kunden (SharePoint, Drive …). Das Modul speichert Links zu den dort archivierten Verträgen — niemals die Dateien selbst (DSGVO-Entscheidung). Einzige Ausnahme: das PDF der unterzeichneten Version, das angehängt werden kann.
3Wie die Daten ineinandergreifen
Alles geht vom Lieferanten aus, und jede Ebene präzisiert die vorherige. Merksatz: Ein Vertrag enthält Versionen, eine Version trägt Preislisten, eine Preisliste enthält Preiszeilen, eine Zeile kann Staffeln haben.
📜 Version (unveränderlich nach Unterzeichnung)v1 unterzeichnet 05.01. → v2 Nachtrag unterzeichnet 15.04. → v3 Entwurf. Jede Unterzeichnung friert ein „Foto" der Preise ein (um v2 mit v1 zu vergleichen)
🗺️ Preisliste (Geltungsbereich + Zeitraum)„Nationale Preisliste 2026" (überall) · „Preisliste Lager [MEDICAMENTS] P8" (nur ein Standort) · „Preisliste Zone Paris (75)" (Postleitzahlen 75…)
Rabatte (Bestellung / Warengruppe / Logistik) — dem Vertrag oder nur dem Lieferanten zugeordnet;
Jahresboni und ihre Umsatzstaffeln — dem Vertrag zugeordnet, verfolgt in ihrem eigenen Dashboard;
Preisabweichungen — automatisch bei der Kontrolle von Wareneingängen und Rechnungen angelegt;
Dokumenten-Links — die URLs zum DMS des Kunden (unterzeichneter Vertrag, Katalog, AGB).
4Geführte Tour, Bildschirm für Bildschirm
Die 5 Seiten des SRM-Menüs, in der Reihenfolge, in der man sie am besten präsentiert. Für jede Seite: wozu sie dient, was du mit den Demo-Daten sehen wirst, und die wichtigen Schaltflächen.
Wozu es dient: die verhandelten Preise eines Lieferanten massenweise erfassen und ändern, wie in einer Tabellenkalkulation, ohne sich um Verträge zu kümmern. Das ist die Seite „Ich will einfach nur meine Preise eintragen".
Wie es funktioniert:
Einen Lieferanten im Dropdown-Menü Lieferant auswählen → die Tabelle seiner Preise erscheint (Spalten: Referenz, Bezeichnung, Lieferantenref., Bruttopreis, Rabatt %, Warengruppe, Beginn, Ende, Staffeln, Aktionen).
In eine Zelle klicken, um zu ändern — die geänderte Zeile wird bernsteinfarben hervorgehoben, dann grüne Schaltfläche Speichern (n).
Preis hinzufügen: Produktsuche, Lieferantenref., Preis, Daten. Wenn kein Vertrag existiert, legt die Anwendung automatisch einen Express-Vertrag an — null Papierkram.
Das „Staffeln"-Symbol auf jeder Zeile öffnet die Verwaltung der Mengenstaffeln (Mindestmenge → Preis ODER Rabatt, wahlweise, exklusiv).
Das Import/Export-Symbol oben öffnet den Excel-Import (XLSX): Man lädt eine leere Vorlage oder den Export der aktuellen Preise herunter, füllt aus, importiert wieder. Vorschau mit Status pro Zeile (grün = bereit, orange = Warnung, rot = blockierender Fehler).
Erwähnenswerte Anti-Fehler-Feinheit
Zwei Preise für dasselbe Produkt dürfen sich zeitlich nicht überschneiden: Erfasst man einen neuen Preis, der später beginnt, wird der alte automatisch am Vortag geschlossen (blaue Meldung wird angezeigt — niemals stillschweigend). Sind die Daten unvereinbar, erscheint eine blockierende Meldung „Datumsüberschneidung". Das Beginndatum eines bestehenden Preises ist gesperrt (schreibgeschützt): Die Preishistorie wird nicht umgeschrieben.
Mit den Demo-Daten: Wähle SHOP-PHARMACIE.FR → 15 Preise werden angezeigt (Efferalgan 2,18 €, Spasfon 3,85 €, Gaviscon 46,80 € pro 12er-Karton …).
4.2 — „SRM: Lieferantenverträge" (das Herzstück des Moduls)
Wozu es dient: den kompletten Lebenszyklus der Verträge verwalten: Erstellung, Verhandlung, Unterzeichnung, Nachträge, Ablauf.
Die Liste
Filter nach Status und nach Lieferant; Schaltfläche +, um einen Vertrag anzulegen.
Jede Karte zeigt die Referenz, den Lieferanten, den Typ, den Zeitraum und zwei Badges:
Status — EntwurfVerhandeltAktivAbgelaufenGekündigt —
und Fälligkeit — T-25 bei Ende in ≤ 30 Tagen, orange ≤ 60 T., bernstein ≤ 90 T., Überfällig bei Überschreitung. Ein rotes Badge auf dem Menüeintrag zählt die auslaufenden Verträge.
Mit den Demo-Daten erzählt die Liste eine komplette Geschichte:
Ein zweiter aktiver Vertrag beim selben Lieferanten (Notfallprodukte)
MN-PHARMA-2025
Nationaler Markt
Abgelaufen
Die Historie: Jahresbonus abgeschlossen mit 1.250 €, Preisliste geschlossen
CT-SHOPPHARM-2027
Vertrag
Verhandelt
Die Zukunft: Vertrag 2027 in Verhandlung, alles im Entwurf
EXPRESS-11
Express
Aktiv
Der durch die Schnellerfassung automatisch angelegte Vertrag (hochstufbar)
Die Detailansicht eines Vertrags: 4 Registerkarten
Infos — alle Konditionen (Daten, Frachtfreigrenze, Zahlung, Abnahmeverpflichtung, Toleranz) + kontextabhängige Schaltflächen:
Bearbeiten (nur Entwurf/verhandelt), Version n unterzeichnen (grüne Schaltfläche),
Nachtrag erstellen (wenn aktiv), Zum vollständigen Vertrag hochstufen (violett, wenn Express),
und der Abschnitt „Dokumenten-Links" (die DMS-URLs — keine Datei bei uns gespeichert, DSGVO).
Versionen — die Chronologie v1 → v2 → v3 mit den Status UnterzeichnetErsetztEntwurf, das anhängbare unterzeichnete PDF und die Schaltfläche „Mit der Vorversion vergleichen", die die Tabelle der Preisunterschiede anzeigt (Hinzugefügt / Entfernt / Geändert).
Preislisten — die Preislisten des Vertrags mit ihrem Geltungsbereich (National, Lager, Zone, Entität) und ihrem Status; Schaltflächen Preisliste erstellen und Lieferantenpreise öffnen.
Jahresbonus — die Jahresbonus-Vereinbarungen des Vertrags (siehe 4.3), mit einem dauerhaften blauen Banner, das an die goldene Regel erinnert: Der Jahresbonus beeinflusst niemals den Einkaufspreis oder den Bestand.
Die während der Demo auszusprechende Regel
„Eine unterzeichnete Version ist unveränderlich. Bei einem unterzeichneten Vertrag wird nicht getrickst: Jede Änderung läuft über einen Nachtrag, und die Anwendung bewahrt das Foto jeder Version zum Vergleichen auf." Das ist ein sehr starkes Argument für Nachvollziehbarkeit/Audit.
4.3 — „SRM: Jahresboni Lieferanten" (das Dashboard der Rückvergütungen)
Wozu es dient: auf einen Blick alle laufenden Jahresboni verfolgen: Wo steht der Umsatz, welche Stufe ist erreicht, wie viel würde die Rückvergütung einbringen.
Jede Jahresbonus-Karte zeigt: den Zeitraum, die Berechnungsbasis („Bewertete Wareneingänge" oder „Gelieferte Bestellungen"), den kumulierten Umsatz, den erworbenen Jahresbonus (Schätzung), eine Fortschrittsanzeige zum nächsten Schwellenwert, den aktuellen Satz und eine Prognose zum Periodenende.
Filter: Nur laufende (Standard) / Alle.
Schaltfläche Abschließen am Periodenende: Man erfasst den tatsächlich erhaltenen Betrag (vorausgefüllt mit der Schätzung) — Schätzung und Ist-Wert zu vergleichen, das ist Controlling.
Mit den Demo-Daten: „Jahresbonus 2026 Rahmenvertrag" Laufend (Stufen 10.000 € → 1 %, 25.000 € → 2 %, 50.000 € → 3 %) und „Jahresbonus 2025" Abgeschlossen mit 1.250 € ausgezahlt.
Der Buchhaltungspunkt, den alle übersehen
Der Jahresbonus kommt außerhalb der Rechnung (Gutschrift oder Überweisung am Jahresende). Er reduziert daher niemals den Einkaufspreis der Produkte oder den Bestandswert (gleitender Durchschnittspreis). Das ist gewollt und die korrekte Buchhaltungsregel: Sonst würde man den Bestand mit einem Rabatt bewerten, den man noch gar nicht erhalten hat.
4.4 — „SRM: Preisabweichungen" (der Wächter über die Rechnungen)
Wozu es dient: alle Fälle auflisten, in denen der Lieferant den verhandelten Preis nicht eingehalten hat, und die für jeden Fall getroffene Entscheidung protokollieren.
Filter nach Status: Zu bearbeiten (Standard) · Akzeptiert · Beanstandet · Ausgeglichen · Alle. Ein rotes Badge auf dem Menü zählt die zu bearbeitenden Abweichungen.
Jede Karte zeigt: den Typ (🚚 Wareneingang oder 🧾 Rechnung), das Produkt, die betroffene Bestellung, den erwarteten Preis vs. den festgestellten Preis, die Toleranz und den Abweichungsprozentsatz — +4,31 % in Rot, wenn zu viel bezahlt wurde, −5,00 % in Grün, wenn es zu unseren Gunsten ist.
Bei einer Abweichung „Zu bearbeiten" 3 Entscheidungsschaltflächen (mit optionalem Kommentar):
Akzeptieren (man lässt es durchgehen, z. B. bekannte AGB-Erhöhung) ·
Beanstanden (man reklamiert beim Lieferanten) ·
Ausgleichen (eine Gutschrift ist eingegangen, erledigt).
Kopfzeilen-Schaltfläche Rechnung prüfen: Man wählt eine Bestellung, erfasst die tatsächlich fakturierten Preise Zeile für Zeile, und die Anwendung vergleicht mit dem Vertrag → „n Abweichung(en) erkannt" oder „Keine Abweichung erkannt — die Rechnung hält den Vertrag ein".
Mit den Demo-Daten: 10 Abweichungen, die alle Fälle abdecken — 4 Zu bearbeiten (darunter „Staffelrabatt auf der Rechnung nicht angewendet"), 2 Akzeptiert (darunter eine negative Abweichung zu unseren Gunsten), 2 Beanstandet, 2 Ausgeglichen („Lieferantengutschrift Nr. AV-2026-118 erhalten").
4.5 — „SRM: Preissimulation" (das perfekte Werkzeug, um deine Demo zu ERÖFFNEN)
Wozu es dient: die Frage beantworten „Für dieses Produkt, diese Menge, diesen Lieferstandort, an diesem Datum: Welcher Preis würde gelten, und warum?" — ohne etwas anzulegen, ohne jedes Risiko.
Man wählt: Produkt, Lieferant (diejenigen mit verhandeltem Preis werden zuerst vorgeschlagen, mit Angabe des Vertrags), Menge, Lieferlager (oder „Keines (national)"), Datum. Schaltfläche Simulieren.
Ergebnis, wenn ein Preis existiert: grünes Badge ✓ Vertragspreis oder ✓ Vertragspreis + Mengenstaffel, die Preiskaskade (Bruttopreis → Nettopreis → Nettopreis/Lagereinheit), die Nachvollziehbarkeits-Chips (angewendeter Geltungsbereich, Vertrag, Lieferantenref.) und vor allem die „Schritt-für-Schritt-Erklärung": eine nummerierte Liste, die jeden Rechenschritt in Klartext ausrollt.
Ergebnis, wenn kein Preis existiert: orangefarbene Karte „Kein verhandelter Preis" + der letzte bekannte Einkaufspreis, der stattdessen gelten würde.
Warum die Demo mit dieser Seite beginnen
Sie zeigt den GESAMTEN Motor des Moduls mit einem einzigen Klick, visuell und didaktisch, ohne durch die Verträge navigieren zu müssen. Die „Schritt-für-Schritt-Erklärung" hält den Vortrag an deiner Stelle.
5Die Preiskaskade, Schritt für Schritt
Das ist DER Mechanismus, den man verstehen muss. Wenn die Anwendung einen Preis sucht, geht sie vom Bruttopreis des Vertrags aus und wendet die Rabatte kaskadenförmig in einer festen Reihenfolge an. Die Einkäufer nennen das „1-net, 2-net, 3-net".
Echtes Beispiel Nr. 1: Efferalgan 1 g, Menge 60, nationale Lieferung
Bruttopreis (Vertrag)
2,18 €
der verhandelte Katalogpreis
→
1-net: Zeilenrabatt
2,18 €
0 % auf dieser Zeile → unverändert
→
2-net: Mengenstaffel
2,0928 €
60 ≥ 50 → Staffel „−4 %" greift
→
3-net: Warengruppenrabatt
2,0614 €
Warengruppe „Analgetika" → −1,5 %
→
Nettopreis / Lagereinheit
≈ 2,06 €
DIESER Preis geht in die Bestellung und speist den Bestand (gleitender Durchschnittspreis)
Rechnung: 2,18 × 0,96 (Staffel) × 0,985 (Warengruppe) = 2,0614 €. Bei 60 Einheiten kostet die Zeile ≈ 123,68 € statt 130,80 € zum Bruttopreis: 7 € gespart auf einer einzigen Zeile, ohne dass irgendjemand irgendetwas rechnet.
Echtes Beispiel Nr. 2: die Einkaufseinheiten — Synthol wird im Karton verkauft
Manche Produkte werden im Karton verhandelt, aber stückweise gelagert. Die Synthol-Zeile besagt: Einkaufseinheit „Karton", Koeffizient 12, Bruttopreis 72,00 € pro Karton.
Die Anwendung rechnet ganz allein um: 72,00 € ÷ 12 = 6,00 € pro Lagereinheit. Dieser Stückpreis erscheint in der Bestellung und bewertet den Bestand. (Gleiche Logik beim Gaviscon: 46,80 € pro 12er-Karton → 3,90 € pro Einheit, vor Rabatten.)
Echtes Beispiel Nr. 3: eine Staffel mit „Nettopreis" statt %-Rabatt
Eine Staffel kann auf zwei (exklusive) Arten ausgedrückt werden: entweder „−x %" oder „vorgegebener Nettopreis". Das Spasfon (3,85 € brutto) hat Staffeln mit Nettopreis: ab 24 Einheiten → 3,60 €, ab 96 → 3,40 €. Der Nettopreis ersetzt dann den laufenden Preis (der Warengruppenrabatt wird anschließend noch darauf angewendet).
Die 2 goldenen Regeln zum Merken (klassische Fangfragen)
1️⃣ Der Bestellrabatt (z. B. −2 % ab 300 €) gilt für die GESAMTSUMME der Bestellung, niemals für den Stückpreis — er fließt daher nicht in den Bestandswert ein.
2️⃣ Der Jahresbonus fließt niemals in die Kaskade oder den gleitenden Durchschnittspreis ein: Er ist eine Rückvergütung außerhalb der Rechnung und wird separat verfolgt.
6Welcher Preis gewinnt? Die Spezifitätsregel
Ein und dasselbe Produkt kann je nach Lieferort unterschiedliche Preise haben. Wenn mehrere Preislisten in Frage kommen, ist die Regel einfach:
Der präziseste Geltungsbereich gewinnt: Lager (3) >
PLZ-Zone (2) >
Entität (1) >
National (0)
… und bei gleicher Präzision gilt der Preis mit dem jüngsten Beginndatum.
Veranschaulichung mit den Demo-Daten
Produkt
Gewählte Lieferung
Herangezogene Preisliste
Ergebnis
Upsa Vitamine C 1000
Lager [MEDICAMENTS] P8 (Clermont-Fd)
„Preisliste Lager [MEDICAMENTS] P8"
4,80 €Vertragspreis
Upsa Vitamine C 1000
Anderes Lager / national
keine Preisliste deckt ab
Letzter Einkaufspreis ⚠ Letzter Preis
Maxilase (HNO)
Lager PRINCIPAL, Paris 75018
„Preisliste Zone Paris (75)" — die PLZ beginnt mit 75
4,15 € −2 % Zeile −2 % Warengruppe HNO ≈ 3,99 €
Efferalgan 1 g
Überall
„Nationale Preisliste 2026"
2,18 € (+ Staffeln je nach Menge)
Wie man es in einem Satz verkauft
„Sie verhandeln einen nationalen Preis, einen Sonderpreis für Ihren größten Standort, einen Preis für den Großraum Paris: Die Anwendung wählt ganz allein den richtigen Preis je nach beliefertem Lager. Niemand muss die Regeln auswendig kennen."
7Die Verknüpfung mit dem Einkaufsmodul (PMS)
Das SRM lebt nicht im luftleeren Raum: Sein ganzer Wert zeigt sich auf der Bestellseite für Lieferanten (Einkaufsmodul), dann beim Wareneingang und bei der Rechnungsprüfung. Das ist der Kreislauf: Das PMS bestellt, das SRM liefert die Preise, der Wareneingang bewertet den Bestand, die Kontrolle prüft.
7.1 — Auf der Seite „Neue Lieferantenbestellung"
Lieferantenwahl Zeile für Zeile (Multi-Sourcing): Ein Produkt kann bei jedem beliebigen Lieferanten bestellt werden. Der Selektor zeigt oben einen grünen Bereich Mit verhandeltem Preis (grünes ✓-Symbol) mit dem Preis und der Vertragsreferenz, dann die anderen Lieferanten (Lager-Symbol); der übliche Lieferant aus den Produktstammdaten trägt das Badge „Produktstamm".
Preisquellen-Badge auf jeder Zeile — der Benutzer sieht immer, woher der Preis kommt: ✓ Vertragspreis Preis aus einer SRM-Preiszeile ·
✓ Vertrag + Staffel eine Mengenstaffel hat gegriffen ·
⚠ Letzter Preis kein verhandelter Preis → letzter bekannter Einkaufspreis (niemals stillschweigend!) ·
„manuell" = von Hand erfasster Preis.
Ein Tipp auf das Badge öffnet die Details: die komplette Kaskade (brutto → netto → netto/Lagereinheit) und die „Schritt-für-Schritt-Erklärung" — die totale Transparenz der Berechnung.
Die Menge berechnet den Preis live neu: Erhöhe die Efferalgan-Menge von 10 auf 60, und der Stückpreis sinkt von selbst (die 50er-Staffel wird ausgelöst). Liegt die Menge unter dem Vertragsminimum, erscheint ein Hinweis „Vertragsmin.: n".
Automatischer Bestellrabatt: Wird in den Summen der Schwellenwert erreicht (z. B. 300 € bei SHOP-PHARMACIE.FR), zieht sich die grüne Zeile „Bestellrabatt −2 %" automatisch von der Lieferantensumme ab.
Ein bernsteinfarbenes 💰-Symbol kann melden: „Für diese Zeile existiert ein günstigerer Lieferant".
7.2 — Beim Wareneingang, dann bei der Kontrolle
Wareneingang: Der Nettopreis der Bestellzeile wird an den Lagerzugang weitergegeben → er speist den gleitenden Durchschnittspreis (CUMP). Der Bestand wird zum echten verhandelten Preis bewertet, nicht zum Katalogpreis.
Automatische Kontrolle: Nach dem Wareneingang vergleicht die Anwendung den festgestellten Preis mit dem Vertragspreis zum Bestelldatum. Jenseits der Vertragstoleranz → eine Abweichung wird auf der Seite „Preisabweichungen" angelegt.
Rechnungsprüfung: Bei Rechnungseingang erlaubt die Schaltfläche „Rechnung prüfen", die fakturierten Preise zu erfassen und Abrechnungsabweichungen zu erkennen.
Lückenlose Nachvollziehbarkeit: Jede Bestellzeile merkt sich, welche Preiszeile verwendet wurde, den Bruttopreis, den Rabatt und die Preisquelle. Monate später lässt sich ein Preis immer noch belegen.
Schritt im Kreislauf
Modul
Was das SRM macht
Demo-Beispiel
1. Bestellanlage
PMS
Ermittelt den verhandelten Preis jeder Zeile (Kaskade + Spezifität)
Vergleicht fakturierte Preise mit Vertrag → Abweichungen
Rechnungs-Abweichung Efferalgan +4,31 % Zu bearbeiten
8Der komplette Workflow in 9 Schritten
Die logische Nutzungsreihenfolge des Moduls, von der Verhandlung bis zum Jahresende. (Für einen kleinen, eiligen Kunden schrumpfen die Schritte 1 bis 5 auf „seine Preise in die Schnellerfassung eintippen" — den Rest erledigt der Express-Vertrag.)
Den Vertrag anlegen — Seite „Lieferantenverträge", Schaltfläche +. Lieferant, Referenz, Typ (Rahmenvertrag …), Daten, Frachtfreigrenze, Toleranz, Abnahmeverpflichtung. Er entsteht als Entwurf.
Die Preisliste(n) anlegen — Registerkarte „Preislisten" des Vertrags: Geltungsbereich (national / Lager / Zone / Entität) + Gültigkeitszeitraum.
Die Preiszeilen erfassen — Seite „Lieferantenpreise" (Tabellen-Bearbeitung) oder XLSX-Import für große Volumina. Lieferantenref. Pflicht (sie ist der Abgleichschlüssel zu den Rechnungen).
Staffeln und Rabatte hinzufügen — Mengenstaffeln pro Zeile; Bestell- / Warengruppen- / Logistikrabatte auf Vertragsebene.
Das unterzeichnete PDF anhängen und die Version unterzeichnen — Registerkarte „Infos", grüne Schaltfläche „Version n unterzeichnen": Die Version wird unveränderlich, der Vertrag wird Aktiv. Die Preise gelten ab jetzt überall.
Die Jahresbonus-Vereinbarung anlegen (optional) — Registerkarte „Jahresbonus": Umsatzstufen → Rückvergütungssätze. Die Verfolgung startet automatisch.
Bestellen — Einkaufsmodul: Die Preise lösen sich ganz von allein auf (grüne Badges), der Bestellrabatt wird von der Summe abgezogen.
Wareneingang buchen — der Nettopreis bewertet den Bestand (gleitender Durchschnittspreis); die Abweichungskontrolle läuft automatisch im Hintergrund.
Abweichungen bearbeiten & den Vertrag leben — Abweichungen akzeptieren / beanstanden / ausgleichen; Rechnungen prüfen; Nachträge erstellen, wenn sich Preise ändern; Fälligkeiten überwachen (Badges T-30/60/90); den Jahresbonus am Jahresende mit dem tatsächlich erhaltenen Betrag abschließen.
9Vorgeschlagener Demo-Ablauf (~15 Min.)
Bevor du beginnst
Öffne die PWA https://gse-web-dev.xlexe.com (sie trägt die neueste Version des Moduls), Server demo.gse-web.online, Login demo. Prüfe, dass der Bereich „SRM" im Seitenmenü erscheint. Alle unten genannten Daten existieren tatsächlich in der Demo-Datenbank (eingespielt am 27.07.2026) — und die Demo-Datenbank wird jede Nacht um Mitternacht zurückgesetzt, wobei sie erhalten bleiben (sie sind Teil des Referenz-Dumps).
Schritt 1 · Preissimulation — der Aufhänger (3 Min.)
Zeige: das grüne Badge Vertragspreis + Mengenstaffel, die Kaskade 2,18 € → ≈ 2,06 €, und rolle vor allem die „Schritt-für-Schritt-Erklärung" aus.
Wiederhole dieselbe Simulation mit Menge 5: Die Staffel verschwindet, der Preis steigt wieder. Wirkung garantiert.
„Sie fragen sich, was Sie dieses Produkt bei diesem Lieferanten kosten würde, für diese Menge, geliefert an diesen Standort? Die Anwendung antwortet und erklärt Ihnen jeden Rechenschritt. Keine Regel muss auswendig gelernt werden."
Schritt 2 · Lieferantenverträge — das Rückgrat (4 Min.)
Menü SRM → Lieferantenverträge. Lass die Liste auf sich wirken: ein Rahmenvertrag Aktiv, ein Vertrag 2025 Abgelaufen, einer für 2027 Verhandelt, ein Express — der gesamte Lebenszyklus auf einen Blick sichtbar.
Öffne AC-SHOPPHARM-2026 und gehe die 4 Registerkarten durch:
Infos (Frachtfreigrenze 250 €, Toleranz 2 %, Abnahmeverpflichtung 15.000 €, DMS-Links),
Versionen (v1 unterzeichnet → v2 Nachtrag „Preisrevision Q2" → v3 Entwurf; erwähne die Schaltfläche „Version 3 unterzeichnen" und den Versionsvergleich),
Preislisten (national + Lager P8 + Zone 75 → perfekte Überleitung zur Spezifität),
Jahresbonus (die Vereinbarung 2026 mit ihren Stufen).
„Ein unterzeichneter Vertrag wird unveränderlich: Jede Änderung läuft über einen Nachtrag, und man kann zwei Versionen Zeile für Zeile vergleichen. Das ist Ihre Audit-Spur im Streitfall mit dem Lieferanten."
Schritt 3 · Lieferantenpreise — die tägliche Erfassung (2 Min.)
Menü SRM → Lieferantenpreise, wähle SHOP-PHARMACIE.FR: Die 15 Preise erscheinen wie in einer Tabellenkalkulation. Ändere einen Rabatt, um die bernsteinfarbene Hervorhebung und die Schaltfläche „Speichern (1)" zu zeigen (du kannst abbrechen, ohne zu speichern). Öffne die Staffeln des Efferalgan (10/50/100). Zeige das Symbol Import/Export XLSX für große Kataloge.
„Für einen Kunden, der keinen Formalismus will: Er wählt seinen Lieferanten, tippt seine Preise ein, fertig. Die Anwendung legt im Hintergrund einen „Express"-Vertrag an, den man später zu einem richtigen Vertrag hochstufen kann."
Schritt 4 · Neue Lieferantenbestellung — die Magie auf der Einkaufsseite (3 Min.)
Gehe ins Einkaufsmodul, neue Lieferantenbestellung. Suche nach „MEDIC" oder „EFFERALGAN": Die Kacheln zeigen bereits einen Richtpreis mit Badge. Lege das Efferalgan in den Warenkorb, setze Menge 60: Badge Staffel, Stückpreis live neu berechnet. Tippe auf das Badge → die Kaskade wird angezeigt. Füge weitere [MEDIC]-Produkte hinzu, um 300 € zu überschreiten: Die grüne Zeile „Bestellrabatt −2 %" erscheint in den Summen. Öffne den Lieferanten-Selektor einer Zeile, um den Bereich „Mit verhandeltem Preis" zu zeigen.
Du kannst auch die bestehende Bestellung CF-2026-004 öffnen (bestätigt, Lieferung Lager P8): Ihre Zeilen tragen die Nachvollziehbarkeits-Badges (Staffel / Vertrag / manuell).
„Der Einkäufer kennt keinen Vertrag, keine Regel: Er wählt ein Produkt und eine Menge. Der richtige Preis kommt ganz von allein, und das Badge sagt ihm immer, woher er stammt. Orange = kein verhandelter Preis, das sagen wir Ihnen offen, niemals stillschweigend."
Schritt 5 · Preisabweichungen — der Wächter (2 Min.)
Menü SRM → Preisabweichungen. Der Filter „Zu bearbeiten" zeigt 4 Abweichungen, darunter das Efferalgan +4,31 % „Staffelrabatt auf der Rechnung nicht angewendet". Klicke Beanstanden, schreibe einen Kommentar, bestätige: Die Abweichung wechselt zu Beanstandet mit deinem Namen und dem Datum. Zeige den Filter „Ausgeglichen" („Lieferantengutschrift Nr. AV-2026-118 erhalten") und die grüne Abweichung −5 % (zu unseren Gunsten). Schließe mit der Schaltfläche Rechnung prüfen ab.
„Jeder über dem Vertrag bezahlte Euro wird erkannt, beziffert und protokolliert. Aufs Jahr gerechnet ist das oft das Modul, das sich ganz von selbst bezahlt macht."
Schritt 6 · Jahresbonus — die buchhalterische Kirsche (1 Min.)
Menü SRM → Jahresboni Lieferanten. Zeige den laufenden Jahresbonus 2026 (Fortschrittsanzeige Richtung 10.000 €, Prognose) und schalte den Filter auf „Alle" für den Jahresbonus 2025, abgeschlossen mit 1.250 € erhalten.
„Die Jahresend-Rückvergütungen sind keine Überraschung mehr: Sie sehen jederzeit, wo Sie stehen, was es einbringen dürfte, und Sie vergleichen die Schätzung mit dem tatsächlich gezahlten Betrag. Und buchhalterisch ist es sauber: Der Jahresbonus berührt niemals den Wert Ihrer Bestände."
Notfall-Plan B
Wenn die Zeit fehlt, mache nur die Schritte 1, 4 und 5: Simulation → Bestellung → Abweichungen. Das ist die komplette Geschichte „der richtige Preis, angewendet, dann geprüft" in 8 Minuten.
10FAQ — Fangfragen und fertige Antworten
„Warum senkt der Jahresbonus nicht den Preis meiner Bestände?"
Weil er außerhalb der Rechnung kommt, am Ende des Zeitraums, und nur wenn die Schwellenwerte erreicht sind. Einen noch nicht erworbenen Rabatt in den Bestand einzurechnen würde die Bewertung (gleitender Durchschnittspreis) und das Ergebnis verfälschen. Die Buchhaltungsregel lautet: Der Bestand wird zum fakturierten Nettopreis bewertet; der Jahresbonus wird separat verfolgt — genau das macht das Modul (blaues Erinnerungsbanner auf allen Jahresbonus-Seiten).
„Was passiert, wenn ein Produkt keinen verhandelten Preis hat?"
Die Anwendung nimmt den letzten bekannten Einkaufspreis und zeigt ihn mit einem Badge ⚠ Letzter Preis an. Niemals ein erfundener Preis, niemals Stillschweigen: Der Benutzer weiß immer, dass dieser Preis nicht vertraglich ist. (Das ist eine globale Designregel von GSE-Web: kein stiller Fallback.)
„Kann man einen bereits unterzeichneten Vertrag ändern?"
Nein — und das ist ein Feature, keine Einschränkung. Eine unterzeichnete Version ist unveränderlich (Audit-Spur). Um Preise weiterzuentwickeln: Schaltfläche „Nachtrag erstellen" → neue Version im Entwurf → man ändert die Preislisten → hängt das PDF an → unterzeichnet. Die Anwendung fotografiert jede Version und kann die Unterschiede zwischen zwei Versionen anzeigen.
„Was genau ist ein „Express"-Vertrag?"
Der automatisch angelegte Vertrag, wenn man Preise in der Schnellerfassung eintippt, ohne vorher einen Vertrag angelegt zu haben. Er ist sofort aktiv (Version 1 unterzeichnet, nationale Preisliste), damit die Preise unmittelbar gelten. Wenn der Kunde wächst, klickt man auf „Zum vollständigen Vertrag hochstufen" und erhält den gesamten Formalismus (Daten, Frachtfreigrenze, Nachträge …), ohne etwas zu verlieren.
„Auf welchen Servern / in welchen Tarifen ist das Modul verfügbar?"
Ausschließlich auf dedizierten Servern und dem DEMO-Server — niemals auf der gemeinsam genutzten Produktion www (gleiche Regel wie beim Modul Schulung). Angebotsseitig: Tarif ENTREPRISE (dedizierter Server). Drei Rechte steuern den Zugriff auf die Seiten: SRM_TARIFS (Preise + Simulation), SRM_CONTRATS (Verträge + Jahresboni), SRM_CONTROLE_ECARTS (Abweichungen) — plus ein Opt-in-E-Mail-Recht für die Vertragsfälligkeits-Alarme.
„Wie werden die Vertragsfälligkeiten verwaltet?"
Drei visuelle Alarmstufen auf der Vertragsliste: bernsteinfarbenes Badge bei T-90, orange bei T-60, rot bei T-30 (dann „Überfällig"). Ein rotes Badge auf dem Menüeintrag zählt die Verträge mit Fälligkeit ≤ 30 Tage. Eine tägliche E-Mail kann zusätzlich die Benutzer benachrichtigen, die die Meilensteine T-90 / T-60 / T-30 abonniert haben.
„Und wenn der Lieferant im Karton verkauft, wir aber stückweise lagern?"
Die Preiszeile trägt die Einkaufseinheit („Karton"), den Umrechnungskoeffizienten (z. B. 12) und die Preisbasis. Die Anwendung rechnet automatisch um: 72 € pro 12er-Karton → 6 € pro Lagereinheit. Bestellungen und Bestände sprechen immer in Lagereinheiten.
„Werden die Vertragsdokumente in GSE-Web gespeichert?"
Nein, aus DSGVO-/Haftungsgründen: Das Modul speichert Links zum DMS des Kunden (SharePoint, Drive …). Einzige Ausnahme: Das PDF der unterzeichneten Version kann angehängt werden (sichere Speicherung außerhalb des Web-Roots, authentifizierter Zugriff). Argument: „Ihre Verträge bleiben bei Ihnen".
„Was passiert, wenn sich zwei Preise zeitlich überschneiden?"
Das ist verboten und wird bei der Erfassung kontrolliert: Entweder schließt die Anwendung den alten Preis automatisch am Vortag des neuen (mit expliziter Meldung), oder sie blockiert mit „Datumsüberschneidung". Zu jedem Zeitpunkt existiert nur ein einziger gültiger Preis pro Produkt und pro Preisliste — die Historie bleibt intakt.
„Muss ein Produkt einem einzigen Lieferanten zugeordnet sein?"
Nein: Das ist das Prinzip des Multi-Sourcing. Der Lieferant aus den Produktstammdaten ist nur ein Standardwert; in der Bestellung kann jede Zeile an einen anderen Lieferanten gehen, und der Selektor hebt diejenigen mit verhandeltem Preis hervor (mit angezeigtem Preis und Vertrag).