Préambule
Dans GSE-Web vous pouvez désormais gérer les produits avec un contrôle qualité.
Ok, mais ça veut dire quoi un produit avec un contrôle qualité ?
Eh bien, lorsque vous entrez un produit dans votre stock, le logiciel va automatiquement lui attribuer un numéro de lot interne.
Chaque produit suivi par un contrôle qualité dans GSE-Web se voit attribué un numéro de lot interne.
Ce numéro de lot interne va suivre toute la vie du produit dès qu’il est rentré dans votre base de données.
Vous allez pouvoir suivre tous ces mouvements dans votre stock. Vous garderez ainsi une traçabilité complète du produit dans un processus de fabrication (mélange de plusieurs produits).
Évidemment, vous renseignerez et retrouverez toujours le numéro de lot du fournisseur, le numéro de lot de réception et le numéro de bon de commande fournisseur associé à ce produit.
Vous pourrez également lors de son entrée, préciser un numéro OF (ordre de fabrication).
Et vous gérez son contrôle qualité (on y vient 🙂 ). Lors d’une entrée d’un produit soumis à un contrôle qualité dans GSE-Web, le produit a par défaut un statut ‘A contrôler‘. Et tant qu’il aura ce statut personne ne pourra le sortir de votre stock ? !
C’est quoi l’intérêt d’avoir un produit que l’on ne peut pas sortir ???
C’est une sécurité dans le processus de fabrication de produits (alimentaire, pharmaceutique, ou pour toute activité qui exige un contrôle strict). Seules une ou plusieurs personnes qui ont un droit spécifique peuvent sortir le produit du stock, mais pour un contrôle uniquement.
Cette sortie sera marquée automatiquement ‘Sortie du stock pour contrôle‘ avec la date, l’heure et l’identification du technicien qui aura fait la sortie.
Une fois que le produit aura été contrôlé ou analysé en laboratoire par exemple, tous les produits compris dans le lot interne sélectionné pourront sortir du stock. Le lot interne passera en statut ‘Libéré‘.
OK, mais si le contrôle qualité n’est pas bon ?
Eh bien, si le contrôle se révèle négatif ou les analyses ne sont pas conformes, le statut du lot interne passera en ‘Refusé‘. Il sera alors impossible de sortir des produits de ce lot ?.
Chaque produit suivi par un contrôle qualité à 3 status : ‘A contrôler’, ‘Libéré’ ou ‘Refusé’.
GSE-Web me permets donc de contrôler les produits de mon stock selon leur niveau de qualité.
Oui, tout à fait. Vous garantissez ainsi la qualité des produits que vous sortez de votre stock et que vous allez utiliser dans un process.
En sortie vous pouvez préciser un numéro de commande et un numéro d’OT (Ordre de Travail) si besoin.
Et si je n’utilise pas tous les produits que j’ai sortis ?
C’est prévu également. Vous pouvez réintégrer dans le stock les produits sortis selon la sortie précise effectuée sur le numéro de lot interne.
Bravo ! Comment ça marche concrètement ?
Je vous montre.
1- Activer le contrôle qualité
Tout d’abord, connectez-vous en mode administrateur pour accéder au menu ‘Administration / Paramétrage de l’application’.
Dans les paramètres, cliquez sur l’onglet ‘Configuration de l’application’.
Enfin, cochez la coche ‘Gestion avancée de la qualité et des lots’.
2- Paramétrer les informations liées à ‘Gestion de la qualité et des lots’.
Toujours dans les paramètres de GSE-Web, cliquez sur l’onglet ‘Gestion de la qualité et des lots’.
Vous pourrez alors renseigner plusieurs paramètres.
Préfixe pour les numéros de lot :
Vous pouvez préciser un préfixe pour le numéro de lot interne. Cela vous permet par exemple de mettre un préfixe différent pour chaque année civile.
Nombre de chiffres pour l’incrément :
Vous pouvez définir combien de chiffres aura votre numéro de lot interne.
Numéro de lot :
Ce paramètre est le plus important. C’est ici qu’est affiché le prochain numéro de lot que devra générer GSE-Web pour la prochaine entrée d’un produit avec un contrôle qualité.
Seule un administrateur ou un technicien avec le droit LOT_EDITION_NUMERO peut modifier ce numéro de lot.
Remarque : Il ne sera pas possible de faire une nouvelle entrée sur un numéro de lot déjà existant, même si ce numéro est modifié dans les paramètres.
Vous pouvez également définir 2 caractéristiques pour vos produits avec un contrôle qualité, il s’agit des Conditions de stockage et des Types du produit.
3- Créer, référencer un produit soumis à un contrôle qualité
Lors de la création d’un nouveau produit, si vous souhaitez qu’il soit soumis à un contrôle qualité, il faut cocher la case ‘Contrôle qualité ?’.
Vous pouvez également spécifier si ce produit contient une date limite d’utilisation ou s’il est périssable, en cochant la case ‘Produit périssable ?’.
Vous pouvez également préciser la nature (Type) du produit, et son stockage (Conditions de stockage) prédéfini dans les paramètres de l’application.
4- Entrer un produit dans le stock
Vous pouvez désormais rentrer votre produit soumis à un contrôle qualité.
GSE-Web affiche par défaut toutes les caractéristiques renseignés lors de la création du produit dans votre base de données.
Pour chaque nouvelle entrée, GSE-Web va automatiquement générer un nouveau numéro de lot interne (incrémenté de +1 selon le dernier numéro de lot rentré précédemment).
Par défaut ce numéro n’est pas modifiable. Seul un utilisateur avec le droit spécifique ou un administrateur pourra le modifier (sans toutefois pouvoir utiliser un numéro de lot déjà existant dans le stock).
Par défaut, le produit a le statut ‘A contrôler‘ pour qu’il soit soumis à un contrôle qualité. Seul un utilisateur avec le droit spécifique ou un administrateur pourra modifier ce statut lors d’une entrée.
Chaque entrée dans GSE-Web est automatiquement enregistrée avec toutes les caractéristiques saisies par le technicien.
5- Affichage de tous les lots dans GSE-Web
Une page spécifique dédiée à la gestion des lots internes est disponible dans GSE-Web. Elle est accessible via le menu ‘Rapports / Traçabilité des lots’.
La recherche s’effectue selon le numéro de lot interne, le statut d’un lot, la référence du produit, son nom ou son code-barres.
C’est sur cette page que le technicien du contrôle qualité peut changer le statut d’un lot, mais également réintégrer un produit dans un lot.
6- Changer le statut d’un lot interne
Sur la page ‘Traçabilité des lots’ (voir précédent point 5), seul le technicien avec le droit LOT_CONTROLE_QUALITE peut changer le statut d’un lot interne.
L’historique de ce changement est automatiquement enregistré dans GSE-Web.
7- Sortie d’un produit soumis à un contrôle qualité
Après avoir sélectionné le produit. Vous sélectionnez le magasin de sortie, puis vous devez sélectionner le lot que vous désirez sortir.
Tous les lots associés au produit sélectionné sont affichés avec le statut du lot.
Seul un technicien avec le droit LOT_CONTROLE_QUALITE pourra sortir un lot avec un statut ‘A contrôler‘.
Par défaut, seuls les lots avec le statut ‘Libéré‘ peuvent être sortis du stock.
Il n’est pas possible de sortir un produit avec le statut ‘Rejeté’.
Vous n’êtes évidemment pas obligé de sortir tous les produits d’un lot en même temps.
8- Réintégrer des produits dans un lot interne
Réintégrer le produit contrôlé dans le stock
Si vous n’avez pas utilisé tous les produits sortis d’un lot, vous pouvez le réintégrer dans votre stock.
Allez dans la page de gestion des lots dans GSE-Web via le menu ‘Rapports / Traçabilité des lots’.
Cliquez sur l’onglet ‘Détail des sorties’. Vous verrez la sortie effectuée pour le contrôle qualité.
Cliquez sur l’icône verte représentée par un +.
Une boite de dialogue s’ouvre alors dans laquelle vous renseignez la quantité à réintégrer. Vous pouvez y ajouter un commentaire.
Le produit est alors réintégré dans le stock.
L’historique des entrées prends en compte la réintégration dans le stock.
Vous pouvez faire autant de réintégration que vous avez fait de sortie. Pour une sortie si vous avez sortie 5 produits, vous pouvez faire 5 réintégrations pour cette sortie.
Vous ne pourrez pas réintégrer plus de produits que vous n’en avez sortis.
9- Voir le détail d’un lot interne
Pour voir toutes les caractéristiques d’un lot interne dans GSE-Web, ainsi que tous ces mouvements, allez dans la page de gestion des lots dans GSE-Web via le menu ‘Rapports / Traçabilité des lots’.
Recherchez votre numéro de lot et cliquez sur la ligne.
Vous aurez alors le détails complet du lot sur une seule page ?.
Pour résumer
La gestion des produits avec un contrôle qualité est une fonctionnalité importe de GSE-Web, nous espérons qu’elle sera une aide appréciée pour tous les fabricants de produits pharmaceutiques, de grandes consommations, ou de produits industriels qui doivent suivre rigoureusement la traçabilité de leurs produits.