Préambule
Si vous êtes familier des logiciels informatiques vous savez qu’il n’est pas toujours facile d’insérer toutes les données que l’on souhaite dans un logiciel ⚡. Et c’est particulièrement vrai dans un logiciel dans lequel ou doit gérer des lignes de stocks, mais aussi des projets, des numéros de lot interne…
C’est pourquoi nous avons beaucoup travaillés sur la méthode d’import de données dans GSE-Web. Nous l’avons conçu pour que vous puissiez vous-même faire vos imports sans trop de complexité ?.
Préparer l’inventaire de vos données à importer
L’import des données du stock dans GSE-Web se fait à l’aide d’une feuille de classeur au format .xlsx. Vous pouvez donc utiliser Excel ou tout autre tableur du marché compatibles avec ce format.
Toutes vos données doivent être sur une même feuille, vos produits, mais aussi toutes les lignes de stock qui y sont associées.
Pour plus de facilité, voici l’exemple de la trame que nous vous conseillons d’utiliser pour votre import. Elle n’est pas obligatoire, mais très fortement recommandée ? .
? Nous vous conseillons de faire un test d’import sur 1 à 5 produits maximum lors de vos premiers essais d’import. Vous pourrez ensuite tout importer en une fois.
Importer vos données
L’import se déroulera en 5 étapes. Vous serez guidé tout au long du processus. Pas de panique ?, si vous avez le moindre doute, vous pourrez revenir à l’étape précédente à tout moment. Et en cas de doute ou de problèmes lors de l’import (perte de connexion par exemple), vous pourrez reprendre le processus à tout moment ?.
Pour pouvoir faire un import, vous devez avoir les droits d’administrateur.
Pour voir comment configurer les droits dans GSE-Web, consultez la fiche La gestion des utilisateurs, des groupes, et des droits d’accès.
Étape 1 – Sélection du fichier à importer
Allez dans le menu ‘Administration‘, puis dans le sous-menu ‘Import de la base‘
Importez votre fichier à traiter en cliquant sur le bouton ‘Choisir un fichier‘.
Dès que votre fichier aura été analysé par GSE-Web, vous devez préciser sur quelle feuille se trouvent les données à importer (si votre fichier contient plusieurs feuilles).
Cliquez ensuite sur le bouton bleu ‘Étape suivante‘.
Étape 2 – Sélection et mapping des produits à importer
Sur cette page vous allez renseigner toutes les colonnes de votre fichier qui vont permettre de référencer vos produits dans votre compte GSE-Web.
Sélectionner chaque colonne en fonction des champs demandés.
? Vous avez instantanément un aperçu du rendu de votre futur import dans la fenêtre de prévisualisation de droite.
4 champs sont obligatoires uniquement :
- La référence des produits,
- Le libellé (nom) de vos produits,
- La référence (ou code) du fournisseur pour chaque produit,
- Le libellé (nom) de votre fournisseur.
Il peut y avoir un seul fournisseur générique si besoin, mais il devra être renseigné sur chaque ligne de votre fichier d’import !
Cliquez ensuite sur le bouton bleu ‘Étape suivante‘.
Étape 3 – Sélection et mapping des magasins à importer
Sur cette page vous allez renseigner toutes les colonnes de votre fichier qui vont permettre de référencer vos magasins dans votre compte GSE-Web.
Sélectionner chaque colonne en fonction des champs demandés.
? Vous avez instantanément un aperçu du rendu de votre futur import dans la fenêtre de prévisualisation de droite.
2 champs sont obligatoires uniquement :
- Le nom du magasin,
- La localisation du magasin (La ville du magasin ou une désignation de votre choix).
Il peut y avoir un seul magasin générique si besoin, mais il devra être renseigné sur chaque ligne de votre fichier d’import !
Étape 4 – Sélection et mapping des stocks à importer
Sur cette page vous allez renseigner toutes les colonnes de votre fichier qui vont permettre d‘importer toutes les lignes de stock pour chacun de vos produits dans votre compte GSE-Web.
Si vous désirez juste référencé vos produits pour le moment, vous pouvez cocher la case ‘Si vous ne voulez pas importer le stock, cochez cette case‘.
Vous pouvez poursuivre votre importation et refaire une importation plus tard avec les lignes de votre stock.
Sélectionner chaque colonne en fonction des champs demandés.
2 champs sont obligatoires uniquement :
- Le nom du magasin dans lequel se trouve la ligne de votre produit,
- La quantité en stock de votre produit.
Pour chaque emplacement différent de votre produit, il vous faut une ligne dans votre fichier d’import.
Cliquez ensuite sur le bouton bleu ‘Étape suivante‘.
Étape 5 – Import des données
Vous voilà à la dernière étape de votre import. Si tout est ok, cliquez sur le bouton ‘Lancer l’importation‘.
Vous verrez en temps réel le traitement de l’import dans le journal d’importation ?.
? Si une étape échoue (une référence produit existe déjà par exemple, ou une référence est incorrecte), vous pourrez relancer l’importation, les éléments déjà existants et importés ne seront ni supprimés ni importés en double.
Remarques et conseils utiles
Cellules / Colonnes vides
- Si dans votre fichier d’import, vous avez une colonne sans aucune donnée, vous n’avez pas besoin de l’importer.
- Si des données sont présentes dans certaines cellules de la colonne, mais pas dans toutes les cellules, vous devez mettre un 0 pour chaque cellule vide.
? Mettre un 0 dans les cellules non utilisées d’une colonne.
Références / Codes
Comme tout import en informatique, votre fichier doit respecter quelques conventions. Vous trouverez quelques indications dans des commentaires dans les entêtes de la trame d’import.
Lors de l’ajout de références / codes pour un produit, un tiers, magasins… il est recommandé de ne pas mettre que des chiffres, mais des caractères alphanumériques.
? Attention, ne pas mettre de caractères spéciaux ( \ : * ? » ‘ < > / ) dans les références, sinon votre import sera refusé.
Codes-barres
Si vous importez un fichier venant du logiciel GSE sous Excel vers GSE-Web, vous ne devez pas importer le format de code à barres formaté.
Cette codification est utilisée dans GSE sous Excel uniquement. Excel utilise une police spéciale pour convertir ces symboles en barres d’un code-barres, mais ce n’est en aucun cas le numéro du code-barre !
? Mettez le vrai numéro du code-barre, sinon laisser vide.
? Chaque code-barres doit être unique pour une même référence ! ?