Préambule
Lors de la création d’un compte sur GSE-Web, le 1er utilisateur est le propriétaire de l’organisation, il a le droit Administrateur par défaut.
Le propriétaire de l’organisation ne pourra jamais être supprimé tant qu’il est le propriétaire du compte, et tant qu’il n’aura pas transféré ce droit de propriété à un autre utilisateur.
Le propriétaire de l’organisation va pouvoir créer les premiers groupes d’utilisateurs, créer les premiers utilisateurs, et définir les droits d’accès aux fonctionnalités de GSE-Web pour chaque utilisateur.
Lorsque le propriétaire de l’organisation créera un nouveau groupe avec les droits administrateurs, il pourra alors désigner d’autres utilisateurs qui auront le droit Administrateur. Ils pourront alors eux aussi :
- Créer de nouveaux utilisateurs,
- Créer de nouveaux groupes d’utilisateur,
- Et leur attribuer des droits d’accès aux fonctionnalités de GSE-Web.
Dans GSE-Web un seul utilisateur est le propriétaire du compte. Lui seul peut transférer ce droit à un autre utilisateur. Tant qu’il a ce droit il ne peut pas être supprimé.
Créer un nouvel utilisateur
Pour créer un nouvel utilisateur, allez dans le menu Administration / Gestion des utilisateurs.
Vous arrivez alors sur la page de gestion des utilisateurs. Pour créer un nouvel utilisateur, cliquez sur le bouton ‘Ajouter un utilisateur‘.
Vous arrivez ensuite la page d’édition d’un utilisateur.
Renseignez les informations requises.
Les champs obligatoires sont :
- Le login de connexion
- Le nom
- Le prénom
- Le mot de passe
- L’adresse email de l’utilisateur
Lorsque vous enregistrez un nouvel utilisateur, celui-ci reçoit automatiquement un email de bienvenue, dans lequel il retrouvera son Login de connexion et son mot de passe en clair.
Vous pouvez enregistrer un nouvel utilisateur sans sélectionner de groupe d’appartenance. Celui-ci pourra être sélectionné ou modifié à tout moment.
Voyons à présent la création des groupes, ainsi que la gestion des droits.
Définition des groupes et des droits
Le terme groupe d’utilisateurs définit généralement une fonction au sein d’une entreprise, comme Magasinier, Technicien, Responsable de chantier, Manager d’équipe, etc.
Chaque groupe aura donc des droits spécifiques. GSE-Web permet d’attribuer plusieurs droits différents à un groupe.
Pour visualiser les différents droits, allez dans le menu Administration / Gestion des droits.
Si des droits ne sont pas spécifiés, c’est que ces droits sont accessibles à tous les utilisateurs par défaut.
Liste des droits dans GSE-Web :
Droits Administrateur
ADMIN Droits d’administration de l’organisation
Droits Tiers
EDITER_CLIENT Droits d’édition ou de création d’un client
EDITER_FOURNISSEUR Droits d’édition ou de création d’un fournisseur
Droits de Modification en masse
EDITER_MASSE Droit pour effectuer des actions en masse (édition d’étiquettes, ajout de photos)
Droits Facturation
EDITER_FACTURE Droits pour générer et visualiser les factures
RECEPTION_FACTURE Droits pour recevoir une copie des factures générées dans GSE-Web
Droits Edition de rapports
EDITER_RAPPORT Droit pour éditer les rapports sur l’état du stock (Inventaires, historique, stock à traiter)
Droits Inventaire
EDITER_INVENTAIRE Droit pour créer ou modifier un inventaire
Droits Produits
EDITER_PRODUIT Droits d’édition ou de création d’un produit
EDITER_ENTREE Droits d’édition ou de création d’une entrée de produits
EDITER_SORTIE Droits d’édition ou de création d’une sortie de produits
EMAIL_PRODUIT_PERIME_DETECTE Droit pour recevoir les mails lorsque des produits périmés sont détectés dans le stock
EMAIL_RUPTURE_PRODUIT Droit pour recevoir les mails lorsqu’un produit est rupture de stock
EMAIL_LIMITE_COMMANDE_PRODUIT Droit pour recevoir les mails lorsqu’un produit est en limite de commande
Droits Equipements
EDITER_EQUIPEMENT Droits d’édition ou de création d’un équipement
Droits de Réservations
EDITER_RESERVATION Droits de gestion des réservations (édition / suppression)
EMAIL_RESERVATION_ALERTE_MAIL Droit pour recevoir les mails lorsqu’une réservation a été effectuée
Droits Magasin
EDITER_MAGASIN Droit pour créer, supprimer et éditer les magasins
MAGASINS_RESTRICTED Droits pour limiter la visualisation des magasins
Droits Projets
EDITER_PROJET Droit pour créer, éditer et dupliquer des projets
Droits Bon de mouvement
EDITER_TOT_BONS_DE_MOUVEMENT Droit pour créer, éditer des bons de mouvements
EDITER_STATUTS_BONS_DE_MOUVEMENT Droit pour modifier les statuts d’un bon de mouvement
EDITER_LIMIT_BONS_DE_MOUVEMENT Droit pour éditer des bons de mouvements non clôturés selon des projets dédiés
IMPRESSION_BONS_DE_MOUVEMENT Droit pour imprimer un bon de mouvement (générer un bon de mouvement au format pdf ou Excel)
VISUALISER_LIMIT_BONS_DE_MOUVEMENT Droit pour afficher les bons de mouvement des selon des projets dédiés
VISUALISER_TOT_BONS_DE_MOUVEMENT Droit pour visualiser tous les bons de mouvement existants ainsi que le détail de tous ces bons
Créer un nouveau groupe
Pour créer un nouveau groupe, allez dans le menu Administration / Gestion des groupes.
Vous arrivez alors sur la page de gestion des groupes. Pour créer un nouveau groupe, cliquez sur le bouton ‘Ajouter un groupe‘.
Vous arrivez ensuite la page d’ajout d’un groupe. Renseignez un nom pour le groupe, et une description du rôle des utilisateurs au sein du groupe.
Définir les droits d’un groupe
Il vous faut maintenant définir les droits accordés à ce nouveau groupe.
Pour sélectionner plusieurs droits en même temps, maintenez la touche Ctrl de votre clavier enfoncé, et sélectionnez les droits désirés.
Sélectionnez maintenant les utilisateurs qui feront partis du nouveau groupe que vous venez de créer.
La sélection des utilisateurs se fait individuellement.
Après enregistrement vous pourrez modifier les paramètres de ce groupe à tout moment.
Pensez simplement qu’il est inutile de mettre les utilisateurs dans plusieurs groupes. Ne mettez l’utilisateur que dans le groupe qui aura le plus de droits.
Vous pourrez créer autant d’utilisateurs et de groupes que vous voulez au sein de GSE-Web, selon votre abonnement.
Transférer le droit de propriété
Par défaut, le premier utilisateur qui a ouvert le compte GSE-Web est le propriétaire de l’organisation. Il a tous les droits.
- Il a accès aux factures générés automatiquement par GSE-Web sur l’abonnement des forfaits (sauf serveurs dédiés).
- Il peut suspendre un abonnement.
- Il peut supprimer de façon définitive le compte GSE-Web.
Pour transférer le droit de propriété de l’organisation à un autre utilisateur, le propriétaire actuel doit allez dans le menu Administration / Gérer mon compte.
Sélectionnez un nouveau propriétaire.
Cliquez sur le bouton Transférer la propriété.